Auktionsidéer til Rotary- og Lionsklubber, der virker

De fleste auktioner i serviceklubber foregår i et lokale, klubben i forvejen mødes i. En selskabslokale over en restaurant, et klubhus ved golfbanen, en skoles festsal lånt for én aften. Tres til hundrede og halvtreds mennesker, hvoraf de fleste allerede kender hinanden, og et udvalg på fire, der aldrig før har afholdt en auktion.

Det er en god udgangsposition, ikke en svag. Du sælger ikke til fremmede. Næsten alt herunder følger af netop det ene forhold.

Objekterne kommer fra medlemslisten, ikke fra et katalog

Udvalg, der har det svært, begynder som regel med at skrive til lokale virksomheder om donationer. Udvalg, der klarer det godt, begynder med deres egen medlemsliste. En serviceklub er en liste over mennesker, der ejer virksomheder, driver klinik, har båd, laver god mad, underviser eller kender en på stadion. Gå listen igennem og skriv ud for hvert navn den ting, den person kunne give, som koster tid frem for penge.

Det, der kommer retur, er mere interessant end et gavekort. En pensioneret byggesagkyndig, der vil gå en købers hus igennem og skrive en ligefrem rapport. Et medlem med en lejlighed ved kysten, der giver fire nætter uden for sæsonen. Middag for otte lavet i køberens eget køkken. To timer i passagersædet af en veteranbil en søndag formiddag. De objekter sælger, fordi salen kender giveren personligt. En god del af budgivningen er hengivenhed, og hengivenhed står ikke i nogen prisguide.

Gavekort til butikker gør det modsatte. Alle i lokalet kan slå op, hvad et gavekort på 400 kr koster, og ingen byder over det tal. Tager du imod dem, så bundt flere til ét tematisk objekt, så sammenligningen ikke længere er åbenlys.

Tre objekter bærer aftenen, og du bør vide hvilke tre

På en auktion med tyve objekter er pengene ikke jævnt fordelt. To eller tre objekter står for en stor del af totalen, ti leverer pæne tal, og resten fylder lokalet med larm og små sejre. Det er normalt, og det er bedre at planlægge efter end at kæmpe imod.

Vælg dine bærere tidligt. Det skal være ting, som mere end én person i netop det lokale virkelig gerne vil have. En weekend i et hus, fire medlemmer allerede har spurgt til. En plads i en bil på en banedag. Noget med klubbens egen historie hængende ved. Byg så rækkefølgen, så de tre ikke lander inden for de samme ti minutter.

Resten af listen holder folk i gang med at byde og giver de medlemmer, der ikke kan lægge firecifrede beløb, noget at vinde. En klubaften, hvor kun de velhavende kommer til at række hånden op, er en klubaften, der skrumper til næste år.

Start lavt, med vilje

Den hyppigste fejl er en mindstepris sat tæt på det, udvalget tror, objektet er værd. Det giver stilhed, derefter en akavet nedsættelse annonceret forfra, og til sidst ét enkelt bud til den nedsatte pris.

Åbn ved omkring en fjerdedel af det, du håber at få. Så kommer det første bud hurtigt — og det første bud er det, der tæller, fordi det forvandler objektet fra en idé til en konkurrence. Når to mennesker først er inde, klatrer tallet af sig selv. Rækkefølge, mindstepriser og budspring er gennemgået i guiden, og den er værd at læse, før du sætter en eneste pris.

Selve budgivningen, uden klemmapper

Det gamle format er et bord med papirark langs en væg og en frivillig, der forsøger at lukke dem i rækkefølge. Det virker, forstået sådan at der kommer penge ind. Det betyder også, at ingen ved, hvor noget står, før arkene bliver samlet ind, og at de sidste fem minutter er en trængsel.

Alternativet er, at hvert objekt har en kode. En gæst peger telefonen på den, ser objektet og byder. Der er ingen app at installere og ingen konto at oprette, og det betyder noget, når en tredjedel af salen er over halvfjerds. På skærmen forrest viser du aktuelt objekt, højeste bud, en nedtælling og en løbende total mod aftenens mål. Den total arbejder stille hele aftenen: folk byder anderledes, når de kan se, hvor langt der er igen. Sådan virker det gennemgår, hvad skærmen viser, og hvad gæsterne ser på telefonen.

To ting er værd at kende på forhånd. Et bud afgivet i de sidste sekunder forlænger objektet i stedet for at afslutte det, så ingen vinder ved at gemme sig, til uret løber ud. Og en gæst kan lægge et maksimum ind og lade bud blive afgivet på sine vegne op til det — praktisk for medlemmet, der skal køre nogen hjem klokken ni.

Vær ligefrem omkring pengene

Serviceklubber lever af tillid, og den hurtigste måde at bruge den op på er at være vag om, hvor pengene ender. Sig formålet fra start, nævn det beløb, I sigter efter, og sæt begge dele på skærmen.

Mekanikken skal være lige så ligefrem. Vindere får en mail samme aften med beløbet og et betalingslink, der hører til jeres egen klub, så pengene går fra gæsten til jeres konto uden nogen mellemmand. Der bliver ikke holdt noget tilbage, og der bliver ikke taget en procentdel. Er der aftalt et købersalær oven i hammerslaget, skal det stå i mailen. Hvad værktøjet selv koster, er ét gebyr for aftenen og fremgår af prissiden; at bygge auktionen op og øve den koster ingenting.

En grov tidsplan

Seks uger før: gå medlemslisten igennem og spørg. Spørg personligt eller i telefonen. En mail til hele klubben giver to svar og en masse dårlig samvittighed.

Fire uger før: luk listen over objekter og skriv beskrivelserne. Tre ærlige sætninger slår et afsnit med tillægsord. Sig, hvad vinderen faktisk får, hvornår de får det, og hvem der giver det.

To uger før: byg auktionen og kør en generalprøve med tre medlemmer, der bruger deres egne telefoner. Lad en af dem byde forkert med vilje. Lad en anden prøve det på en telefon, der er fem år gammel. Det er trinnet, udvalg springer over og bagefter fortryder.

I selve ugen: print koderne større, end det føles nødvendigt, og tjek mobildækningen fra det fjerneste hjørne af lokalet frem for fra døren. Er dækningen dårlig, så sig det fra start og hold en frivillig med en tablet i nærheden af det bord.

På aftenen: én person passer skærmen og laver ikke andet. Det er en rigtig opgave, ikke en tjeneste du beder den nærmeststående om.

Det, en serviceklub har, som et galla ikke har

Et velgørenhedsgalla skal bygge en stemning op fra ingenting på en time. Det skal en klub ikke. Jeres lokale har allerede interne jokes, en præsident, rivalisering om golf og tyve års fælles arbejde bag sig. Brug det hele. Lad giveren af et objekt rejse sig i femten sekunder. Lad præsidenten byde på noget og tabe offentligt. Læs den løbende total højt, når den passerer et rundt tal.

Ingen af delene kræver mere teknik. Det kræver, at nogen på forhånd beslutter, at aftenen har en form. Hvordan en typisk klubaften bliver sat sammen, står på siden for serviceklubber, og du kan bygge det hele op og øve det, før du beslutter, om I skal køre det for alvor.