Sådan får du lokale virksomheder til at give auktionsgaver

Enhver lokal virksomhed bliver spurgt om gaver oftere, end du tror. En bager på hovedgaden i en by med tredive tusind indbyggere får et sted mellem tyve og halvtreds henvendelser om året, og de fleste er et fotokopieret brev stilet til ingen bestemt. De, der siger ja til dig, gør det, fordi din henvendelse var personlig, konkret og nem at sige ja til. Det er hele metoden.

Regn ud, hvor mange du skal spørge

Start ved kataloget. En almindelig aften skal bruge tolv til tyve objekter. Varme henvendelser, hvor den, der spørger, kender virksomheden i forvejen, giver ja i cirka én ud af tre tilfælde. Kolde henvendelser ligger nærmere én ud af femten. Et festudvalg, der mest banker på varme døre, skal altså bruge en liste på fyrre til halvtreds virksomheder for at fylde tyve objekter. Et udvalg, der arbejder ud fra vejviseren, skal bruge to hundrede og er udkørt i marts.

Sæt tre til fire uger af til hele runden, og gå i gang otte uger før arrangementet. Strammere end det, og opfølgningen lander i samme uge som fristen — den uge, hvor alle kommer til at lyde anmassende.

Skriv de varme døre op før de kolde

Før nogen henvender sig til en fremmed, skal I skrive alle de virksomheder ned, der allerede hænger sammen med foreningen: sponsoren på trøjerne, medlemmernes og forældrenes egne firmaer, caféen holdet drikker øl på, revisoren der laver regnskabet, trykkeriet der lavede sidste års program, grossisten der leverer til køkkenet i klubhuset.

Del så listen sådan, at hver virksomhed bliver spurgt af den, der kender dem bedst. Én spørger per virksomhed, noteret et sted, hvor alle kan se det. At blive spurgt to gange af to forskellige frivillige er den sikreste måde at lave et sandsynligt ja om til et høfligt nej, og det sker for næsten alle udvalg det første år.

Sekretæren i en håndboldklub gik regnearket igennem efter en vellykket aften og fandt ud af, at toogtyve af de enogtredive gaver var kommet ind gennem seks personer, som alle havde spurgt nogen, de kendte i forvejen. De sidste ni havde kostet næsten hundrede kolde henvendelser. Året efter byggede de hele indsatsen om omkring de seks.

Spørg om én bestemt ting

Spørg ikke, om de kunne tænke sig at give noget. Det giver dem en beslutning uden kanter, og folk, der ikke kan bestemme sig, siger nej ved ikke at svare. Spørg i stedet, om de ville overveje at give en middag for to, en klipning med farve eller en times rådgivning.

Et konkret forslag tænker for dem, viser hvilken størrelse gave der er normal, og er nemt enten at sige ja til eller at bytte til noget bedre. For de fleste små lokale virksomheder ligger det rigtige sted mellem 400 og 1.200 kroner. For et større firma eller et medlems eget selskab er 1.200 til 3.000 kroner et fint leje. Gavekort og ydelser slår varer, fordi et gavekort kun koster giveren avancen, og kun hvis det bliver brugt — og det trækker vinderen ind ad deres egen dør.

Brevet

Under to hundrede ord, sendt på mail eller afleveret på papir. Alt i kantede parenteser er dit at skifte ud.

Emne: Gave til [foreningens] auktion den [dato]

Kære [navn]

Jeg skriver på vegne af [forening]. Den [dato] holder vi velgørenhedsauktion i [sted] for omkring [antal] gæster, næsten alle sammen fra [by]. Vi samler [beløb] ind til [ét konkret formål].

Jeg vil gerne spørge, om [virksomhed] ville overveje at give et objekt til auktionen. Jeg tænkte på [det konkrete forslag] til en værdi af cirka [X kroner]. Passer noget andet jer bedre, hører jeg meget gerne om det.

Alle givere bliver nævnt ved navn i det trykte katalog, på siden for deres eget objekt og på skærmen i løbet af aftenen. Senest en uge efter auktionen sender jeg jer det hammerslag, jeres objekt opnåede, og aftenens samlede resultat.

Har I mulighed for at hjælpe, må I meget gerne give besked inden [frist, cirka tre uger før]. Jeg henter gerne, når det passer jer, og jeg skal kun bruge et billede og to linjers beskrivelse — dem skriver jeg gerne selv og sender til jeres godkendelse.

Tak, fordi I læste med.

[Dit navn], [rolle], [forening], [telefon], [mail]

Hvorfor hver del står der

• Et konkret formål. Nyt gulv i omklædningsrummet, ikke støtte til vores aktiviteter. Folk giver til noget, de kan se for sig.
• Antallet af gæster. Det fortæller virksomheden, hvad synligheden er værd, uden at du selv skal påstå noget.
• Et beløb. Det fjerner frygten for at blive bedt om noget enormt.
• En frist og en person med navn. En henvendelse uden lukkedato bliver liggende i skuffen for evigt.
• Tilbuddet om at hente og skrive teksten. Virksomheder falder langt oftere fra ved besværet end ved gavmildheden.

Aflever i hånden, hvor du kan. Et brev, der bliver skubbet hen over disken sammen med to sætningers samtale, slår det samme brev på mail med længder, og du når tyve på en eftermiddag.

Følg op én gang — og kun én gang

De fleste ja'er kommer efter opfølgningen, ikke efter den første henvendelse. Syv dage efter kigger den samme person forbi eller ringer og siger én ting: nåede I at tænke over auktionen? Og så holder du mund. Gentag ikke argumenterne; de har læst dem.

Er det et nej, så sig pænt tak, og lad dem blive stående på næste års liste. Forholdene ændrer sig, og en virksomhed, der sagde nej i et dårligt kvartal, giver ofte rundhåndet to år senere. Er det et ja, så bekræft skriftligt samme dag: hvad objektet er, hvad det koster i butikken, hvem der henter det og hvornår, og præcis hvordan de bliver nævnt.

De akavede tilfælde

• De tilbyder noget, du ikke kan sælge. To hundrede kuglepenne med logo, eller en nøglering til 80 kroner. Tag imod med et smil, og brug det som bordgave eller læg tre af slagsen i en gavekurv i stedet for at gøre det til et objekt for sig.
• De vil have mere end en omtale. Et firma, der forventer et banner og et indslag fra scenen, tilbyder sponsorat, ikke en gave. Det er en anden — og ofte bedre — samtale; giv den videre til den, der har med sponsorer at gøre.
• De beder om en kvittering eller et CVR-nummer. Hav svaret klar, før du begynder at spørge. Den skattemæssige behandling af gaver i naturalier afhænger af foreningens status og af giverens egen situation, og det ærlige svar er som regel, at I kan give en skriftlig bekræftelse på gaven og dens værdi, og at deres revisor afgør resten.
• Det lovede objekt dukker aldrig op. Sæt en intern skæringsdato ti dage før arrangementet. Alt, der ikke er bekræftet til den tid, ryger ud af kataloget — med en venlig besked om, at I gemmer det til næste år.

Luk ringen inden for en uge

Send hver eneste giver hammerslaget på deres objekt, aftenens total og en oprigtig tak. En giver, der finder ud af, at deres gavekort på 500 kroner indbragte 1.200 kroner til klubben, siger hurtigere ja næste år — og giver som regel noget større. Den ene mail er den billigste indsamling, du nogensinde kommer til at lave, og næsten ingen sender den.

Når gaverne er bekræftet, får hvert objekt sin egen side med giveren nævnt ved navn, synlig for hver eneste gæst, der byder fra telefonen. Guiden har gennemarbejdede eksempler på objektbeskrivelser, og hvad det koster står på prissiden. Samler du ind til en skole, en idrætsforening eller en serviceklub, står der i noterne til skoler, foreninger og serviceklubber, hvem der plejer at sige ja i hvert enkelt tilfælde.