Slik får du lokale bedrifter til å gi auksjonsobjekter

Enhver lokal bedrift blir spurt om gaver oftere enn du tror. Et bakeri i en travel gate i en by på tretti tusen får et sted mellom tjue og femti forespørsler i året, de fleste av dem et kopiert brev adressert til ingen bestemt. De som sier ja til deg, gjør det fordi spørsmålet ditt var personlig, konkret og lett å svare ja på. Det er hele metoden.

Regn ut hvor mange du faktisk må spørre

Start fra katalogen. En vanlig kveld trenger tolv til tjue objekter. Varme forespørsler, der den som spør kjenner bedriften fra før, går inn omtrent én av tre ganger. Kalde forespørsler ligger nærmere én av femten. En komité som jobber mest med varme dører trenger altså en liste på førti til femti bedrifter for å fylle tjue objekter, mens en komité som jobber ut fra gatelista trenger to hundre – og er utslitt innen mars.

Sett av tre til fire uker til hele runden, og start åtte uker før arrangementet. Strammere enn det, og oppfølgingssamtalen havner i samme uke som fristen, og det er uka alle høres masete ut.

Skriv opp de varme dørene før de kalde

Før noen i det hele tatt nærmer seg en fremmed, skriv ned hver bedrift som allerede henger sammen med miljøet deres: sponsoren på draktene, foreldrenes og medlemmenes egne firmaer, kafeen laget går på, regnskapsføreren som fører bøkene, trykkeriet som lagde fjorårets program, leverandøren som kjører til kjøkkenet deres.

Del så lista slik at hver bedrift blir spurt av den som kjenner dem best. Én spørrer per bedrift, notert et sted alle kan se. Å bli spurt to ganger av to forskjellige frivillige er den mest pålitelige måten å gjøre et sannsynlig ja om til et høflig nei, og det skjer nesten hver komité i første året.

Sekretæren i en håndballklubb gikk gjennom regnearket etter en vellykket kveld og fant at tjueto av de trettién gavene hadde kommet gjennom seks personer, som alle hadde spurt noen de kjente fra før. De ni siste hadde krevd nesten hundre kalde henvendelser. Året etter bygde de om hele innsatsen rundt de seks.

Spør om én bestemt ting

Ikke spør om de har lyst til å gi noe. Det gir dem en avgjørelse uten kanter, og folk som ikke bestemmer seg sier nei ved å la være å svare. Spør heller om de kunne tenke seg å gi en middag for to, eller klipp og farge, eller en time med juridisk rådgivning.

Et konkret forslag tenker for dem, viser hvilken størrelse som er vanlig, og er lett enten å si ja til eller å bytte ut med noe bedre. For de fleste små lokale bedrifter ligger det gode punktet på en gave verdt 500 til 1 500 kroner; for et større firma eller et medlems eget selskap, 1 500 til 4 000 kroner. Gavekort og tjenester slår varer, fordi et gavekort bare koster giveren marginen, og bare hvis det blir brukt – og det tar vinneren inn døra deres.

Brevet

Under to hundre ord, sendt på e-post eller levert på papir. Alt i klammer bytter du ut.

Emne: Forespørsel om gave til auksjonen til [forening], [dato]

Hei [navn],

Jeg skriver på vegne av [forening]. [dato] holder vi en auksjon på [sted] for rundt [antall] gjester, nesten alle fra [sted]. Vi samler inn [beløp] til [ett konkret formål].

Jeg vil gjerne spørre om [bedrift] kunne tenke seg å gi et objekt til auksjonen. Det jeg hadde i tankene er [det konkrete forslaget], verdt rundt [X kroner]. Passer noe annet bedre for dere, hører jeg gjerne om det.

Alle givere står med navn i den trykte katalogen, på siden til sitt eget objekt, og på skjermen i løpet av kvelden. Innen en uke etter auksjonen sender jeg dere hva objektet gikk for og hva kvelden ga til sammen.

Har dere mulighet til å bidra, kan dere gi meg beskjed innen [frist, rundt tre uker før]? Jeg henter når det passer dere, og alt jeg trenger er et bilde og to linjer med beskrivelse – som jeg gjerne skriver et utkast til som dere godkjenner.

Takk for at du leste.

[Ditt navn], [rolle], [forening], [telefon], [e-post]

Hvorfor hver del står der

• Et konkret formål. Nytt gulv i garderoben, ikke å støtte aktiviteten vår. Folk gir til noe de kan se for seg.
• Antall gjester. Det forteller en bedrift hva synligheten er verdt, uten at du må påstå noe.
• Et navngitt beløp. Det fjerner frykten for å bli bedt om noe enormt.
• En frist og en navngitt person. En forespørsel uten sluttdato blir liggende i en skuff i det uendelige.
• Tilbudet om å hente og å skrive teksten. Bedrifter faller fra på innsatsen langt oftere enn på rausheten.

Lever for hånd der du kan. Et brev over disken med to setninger samtale slår det samme brevet på e-post med god margin, og det tar en ettermiddag å gjøre tjue.

Følg opp én gang, og bare én

De fleste ja-ene kommer etter oppfølgingen, ikke etter den første forespørselen. Sju dager senere stikker samme person innom eller ringer, og sier én ting: fikk du sett på det med auksjonen? Så tier hun. Ikke gjenta argumentene; de har lest dem.

Er svaret nei, takk varmt og behold dem på lista til neste år. Forhold endrer seg, og en bedrift som takket nei i et dårlig kvartal gir ofte rundhåndet to år senere. Er svaret ja, bekreft skriftlig samme dag: hva objektet er, hva det er verdt, hvem som henter det og når, og nøyaktig hvordan de blir kreditert.

De kinkige tilfellene

• De tilbyr noe du ikke kan selge. To hundre penner med logo, eller en nøkkelring til hundre kroner. Ta imot det pent og bruk det som bordgave i stedet for som objekt. Å slå tre slike gaver sammen til én kurv fungerer også.
• De vil ha mer enn en omtale. Et firma som venter seg banner og taletid tilbyr sponsing, ikke en gave. Det er en annen og ofte bedre samtale; send den videre til den som håndterer sponsorer.
• De ber om kvittering eller organisasjonsnummer. Ha svaret klart før du begynner å spørre. Hvordan en gave i form av varer eller tjenester behandles skattemessig varierer, og henger sammen med giverens egen situasjon. Det ærlige svaret er som regel at dere kan gi en skriftlig bekreftelse på gaven og verdien, og at regnskapsføreren deres avgjør resten.
• Objektet som ble lovet, dukker aldri opp. Sett en intern grense ti dager før arrangementet. Alt som ikke er bekreftet innen da, tas ut av katalogen, med en vennlig melding om at dere holder av plassen til neste år.

Lukk sirkelen innen en uke

Send hver giver hva objektet gikk for, hva kvelden ga til sammen, og en ekte takk. En giver som får vite at gavekortet på 600 kroner ga 1 400 kroner til klubben, sier ja raskere neste år, og gir som regel noe større. Denne ene e-posten er den billigste innsamlingen du noen gang kommer til å gjøre, og nesten ingen sender den.

Når gavene er bekreftet, får hvert objekt sin egen side med giveren navngitt, synlig for hver gjest som byr fra telefonen. Guiden for arrangører har ferdige eksempler på objektbeskrivelser, og kom i gang tar oppsettet i rekkefølge. Samler dere inn for en skole, et idrettslag eller en serviceklubb, går sidene for skoler, foreninger og serviceklubber gjennom hvem som pleier å si ja i hvert enkelt tilfelle.