Hva koster auksjonsverktøy for en veldedighetsauksjon?

Priser på auksjonsverktøy for veldedighet kommer i tre grunnformer, og tallet i overskriften forteller sjelden hva kvelden faktisk kommer til å koste. Sammenligningen er verdt å gjøre skikkelig én gang, for forskjellen mellom modellene er ikke noen få prosent hit eller dit. Det er forskjellen mellom en kostnad du kan skrive inn i budsjettet, og en kostnad som vokser med din egen suksess.

Modell 1: en prosent av det dere samler inn

Mange plattformer tar en andel av auksjonsinntekten. Salgsargumentet er tiltalende: ingenting å betale på forhånd, du betaler bare når det går bra. Haken er regnestykket. Ta en kveld som samler inn 100 000 kroner. Med fire prosent er det 4 000 kroner. Gjør dere det dobbelt så bra, skylder dere 8 000. De frivillige som jaget givere i fjorten dager, auksjonarius som dro det siste objektet fra 3 000 til 4 500, gjesten som bød ett trinn til fordi saken betydde noe for henne – hver av dem økte nettopp fakturaen. Prosentgebyrer ligger normalt på toppen av betalingsgebyrene, som faktureres for seg.

Det er ingenting uærlig ved modellen, og for et første, lite og virkelig usikkert arrangement kan den være det billigste alternativet på bordet. Den blir dyr akkurat i det øyeblikket kvelden går bra – altså den kvelden dere håpet på.

Modell 2: tips fra gjestene

Noen plattformer er gratis for arrangøren og ber i stedet vinneren om å legge til et frivillig bidrag til plattformen i kassa, ofte med en foreslått prosent allerede huket av. Foreningen betaler ingenting direkte. Gjestene gjør det.

Om det er greit, avhenger av ditt rom og ingen andres. En forsamling av kjente givere på en middag i en serviceklubb leser en forhåndsvalgt tips annerledes enn foreldre på et skolearrangement som betaler 350 kroner for et klassekunstverk. Før du signerer noe: gjennomfør en ekte betaling selv, på en telefon, og se på skjermen gjesten din vil se – om tipset er forhåndsvalgt, hva det står på som standard, og hvor mange trykk som skal til for å sette det til null. Ville du følt deg ukomfortabel med å stå ved siden av en gjest mens hun leser den skjermen, har du svaret.

Modell 3: fast pris

Den tredje modellen er en fast pris, per arrangement eller per år, uansett hva dere samler inn. Markedet spenner vidt: i den ene enden en beskjeden engangspris rettet mot kvelder drevet av frivillige, i den andre fullservice gallaplattformer som inkluderer bemanning, budutstyr og en fast kontaktperson. Fordelen er forutsigbarhet. Du kjenner tallet før kvelden, kassereren kan budsjettere det, og et strålende resultat koster ikke en krone ekstra.

Risikoen går motsatt vei. En fast pris er en større andel av en liten total, så mål den mot et realistisk mål og ikke et håpefullt et. Er arrangementet en ettermiddag med kaker og småsalg som gir 9 000 kroner, er en hvilken som helst fast programvarepris en alvorlig andel av kassa, og det ærlige svaret kan være et regneark og en penn.

Kostnadene som ligger utenfor overskriften

• Betalingsgebyrer. Kort og Vipps koster typisk en liten prosent pluss noen øre per transaksjon, og det tas av betalingsleverandøren under alle modellene. Spør uttrykkelig om det er inkludert, og hvem som bærer det.
• Pris per budgiver eller per enhet. Noen priser skalerer med antall registrerte budgivere, eller med leide budterminaler du må samle inn igjen i døra.
• Obligatoriske tillegg. Billettmodul, supportpakke, utstyrsleie. En lav grunnpris pluss tre påkrevde tillegg er ikke en lav pris.
• Oppstarts- eller etableringsgebyr, tatt én gang og lett å overse i et tilbud.
• Din egen tid. Et system som trenger en opplært operatør ved en laptop hele kvelden, koster deg en frivillig som kunne stått i baren.

Sammenlign på ett tall

Ta det realistiske målet ditt, si 80 000 kroner. For hvert alternativ legger du sammen den faste prisen, pluss prosenten av 80 000, pluss anslåtte betalingsgebyrer, pluss ethvert tillegg du faktisk ville trengt. Det ene tallet – total kostnad ved målet ditt – er den eneste rettferdige sammenligningen, og den tar ti minutter. Kjør den så en gang til med dobbelt så høyt mål. Under en prosentmodell dobles tallet; under fast pris rører det seg ikke. Om det betyr noe, avhenger av hvor trygg du er, og komiteer er som regel tryggere i det stille enn de innrømmer i referatet.

Fakturaen ingen hadde budsjettert

Kassereren i et idrettslag på bygda avstemmer regnskapet tre uker etter en svært god kveld. Auksjonen dro inn mer enn det dobbelte av det komiteen hadde våget å skrive ned. I kontoutskriftene finner han plattformgebyret, regnet av totalen, og det er omtrent dobbelt så stort som tallet han hadde ført inn i budsjettet. Ingenting var skjult. Prosenten sto på prissiden; han hadde bare ganget den med målet i stedet for med resultatet. Styret er ikke sint. Men på neste møte sier noen høyt at programvaren tjente mer på kvelden enn hovedsponsoren ga, og den setningen blir gjentatt i et år.

Lærdommen er liten og praktisk. Uansett hvilken modell du velger: budsjetter den mot resultatet du håper på, ikke resultatet du ville slått deg til ro med.

Grensetilfeller det er verdt å spørre om før du signerer

• Arrangementet avlyses eller utsettes. Får dere den faste prisen tilbake, kan den flyttes til ny dato, eller er den bare borte?
• En vinner betaler aldri. Under en prosentmodell: regnes gebyret av de vinnende budene eller av pengene som faktisk kom inn?
• Rene gaver gjennom samme kasse. Noen plattformer tar sin andel av en pengegave i tillegg til av et objekt, og det overrasker folk.
• Mer enn ett arrangement i året. To kvelder og et julesalg kan gjøre en årspris langt billigere enn tre priser per arrangement – eller betydelig dyrere.
• Merverdiavgift. Tilbud oppgis ikke alltid inkludert mva, og for mange foreninger er den avgiften ikke til å trekke fra.

Det som betyr noe utover prisen

Programvare gjestene synes er forvirrende, koster deg bud, og tapte bud er større enn enhver troverdig gebyrforskjell. Ti gjester som gir opp i et registreringsskjema er ikke en avrundingsfeil: med 800 kroner per objekt er det mer enn de fleste gebyrforskjeller for en hel kveld. Prioriter derfor budgivning uten app og uten konto, en tydelig storskjerm, automatiske oppgjørs-e-poster i det auksjonen lukkes, og muligheten til å bygge en testauksjon og gå gjennom hele flyten selv på forhånd. Kan du ikke prøve en plattform før du betaler, er også det informasjon. Veilederen og oppsettstegene finnes delvis for at du skal kunne vurdere det på en ettermiddag i stedet for i en salgssamtale.

Hvor vi står

For åpenhets skyld: dette verktøyet bruker den faste modellen. Én fast pris per arrangement, ingen prosent av det dere samler inn, og ingen forespørsel til gjestene om tips i kassa. Vi mener det er den riktige byttehandelen for en gallakomité som vil ha en linje i budsjettet i stedet for en variabel – men det er en byttehandel, ikke et moralsk standpunkt, og en svært liten førstegangsauksjon kan reelt sett bli billigere et annet sted. Det gjeldende tallet står på prissiden. Kjør regnestykket over med total kostnad ved ditt eget mål, og se hvilken modell som vinner for din kveld.