Hvor lenge bør en veldedighetsauksjon vare?

Kortere enn du tror. Det er det ærlige svaret, og det er også det de fleste komiteer setter seg imot, for det ligger mye arbeid bak innsamlingen av objektene, og da føles det bortkastet å selge dem fort.

Men en auksjon er ikke en konsert. Ingen kommer i håp om at den skal vare lenge. Pengene kommer inn i et ganske kort vindu mens salen følger med, og alt som skjer etter det vinduet koster deg mer enn det gir.

Det korte svaret

Som tommelfingerregel: sett av 45 til 75 minutter til selve budgivningen. Det er blokken der objektene ropes opp, prisene beveger seg og folk ser på skjermen. Inne i en kveld på tre til tre og en halv time er den blokken den minste delen.

Kjører du auksjonen over flere dager i stedet for i én sal, er fem til ti dager det vanlige, med avslutning en søndag kveld. Lengre enn det, og midten av perioden er dødtid. Kortere enn en arbeidsuke, og halvparten av dem du inviterte rekker det aldri.

Resten av denne teksten handler om hvordan du bruker de minuttene.

Hvorfor en lang auksjon gir mindre

Oppmerksomheten i et grendehus renner ut. Den faller ikke utfor et stup, den lekker. Rundt objekt tolv eller tretten begynner folk å snakke med sidemannen. Rundt objekt atten går de i baren. Ved objekt tjuefem er de eneste budgiverne igjen de fire som kom spesielt for objekt tjuefem.

Den målbare versjonen: i et langt salg gir andre halvdel nesten alltid mindre per objekt enn første halvdel, selv når objektene er sammenlignbare. Salen har ikke bestemt seg for at de objektene er dårligere. Den har sluttet å høre etter. Den praktiske regelen er derfor ikke «hvor lenge kan vi holde på», men «hvor mange objekter rekker vi mens alle fortsatt er i rommet».

For de fleste lokaler er svaret tolv til tjuefem objekter. Ikke førti. Har du førti gaver, selg tjue av dem og legg resten på et bord til fast pris, eller hold dem igjen til neste år.

Hvor lang tid ett objekt trenger

Ikke like lang tid. Gir du hvert objekt nitti sekunder, har du bygget en maskin som er for treg for de små objektene og altfor rask for de store.

• Små objekter, under tusen kroner: tretti til seksti sekunder holder. To bud, og saken er ute av verden.
• Mellomstore objekter, typisk 500 til 4.000 kroner: nitti sekunder til to minutter, altså fire eller fem runder med bud.
• De to eller tre objektene du regner med skal bære kvelden: tre til fem minutter, og la dem gå over tiden hvis budene fortsatt kommer.

Seriøs budgivning er langsom. I de store salene tar rekordsalgene femten eller tjue minutter for ett objekt, fordi to personer tenker seg om mellom hver høyning. Ditt hovedobjekt trenger ikke tjue minutter, men det trenger mer enn de seksti sekundene du har satt av. Kommer det fortsatt nye bud, ikke gi tilslag bare fordi programmet sier det. Går objektene på nedtelling, la klokken forlenge seg når det kommer et bud helt på tampen — slik fungerer det viser hvordan det ser ut på storskjermen.

Hvor kvelden faktisk blir av

En form som holder for et grendehus med hundre gjester og rundt atten objekter:

1. 19:00 Dørene åpner. Noe å drikke, objektene på bordene, en kode ved siden av hvert av dem. Folk går rundt og ser. Denne timen gjør ekte arbeid: det er nå budene bestemmes.
2. 19:45 Velkomst, to minutter, ikke mer. Si hva pengene skal gå til, og si tallet dere sikter mot.
3. 19:50 Selg ett billig objekt som demonstrasjon, så alle lærer hvordan budgivningen virker mens ingenting står på spill.
4. 20:00 Første blokk, åtte objekter, rundt trettifem minutter. Legg det sterkeste objektet som nummer tre eller fire.
5. 20:35 Mat. En halvtime. La to eller tre objekter stå åpne på skjermen, så totalen fortsetter å bevege seg.
6. 21:05 Andre blokk, ti objekter, rundt førti minutter. Avslutt med det objektet alle kan vinne.
7. 21:50 Les totalen høyt. Så stopper du.

Det er tre timer fra dør til total, med rundt syttifem minutter reelt salg. Baren kan gjerne holde åpent etterpå; auksjonen skal ikke det. Guiden for arrangører har den samme rekken med navn og oppgaver satt inn i hver linje.

Hvis du kjører over flere dager

Noen foreninger får ikke alle i samme rom, eller vil at budgivningen skal starte før selve kvelden. Begge deler fungerer, på to betingelser.

Den første er at du velger et sluttidspunkt og gjentar det i hver eneste melding. Fem til ti dager er det vanlige vinduet. Åpne en onsdag, steng søndag kveld rundt klokken åtte eller ni, når folk er hjemme med telefonen i hånden. Ikke steng ved midnatt; de du helst vil ha bud fra, sover.

Den andre er at du godtar at det knapt skjer noe i midten. Vent deg en støyt den første dagen, nesten stillhet resten av uken, og mesteparten av pengene de siste to timene. Legg påminnelsene etter det mønsteret i stedet for å kjempe mot det: én når det åpner, én midtveis, én to timer før stengetid. Mange foreninger kjører begge deler samtidig, med noen dager på nett som mater inn i en live blokk på selve kvelden.

De siste tjue minuttene

Dette er delen det er verdt å beskytte. Uansett hvordan du bygger kvelden, bør sluttspurten inneholde tre ting: et objekt mange kan vinne, en løpende total som hele salen ser, og noen som leser tallet høyt til slutt.

Totalen er grunnen til at folk blir sittende. Står det på skjermen at dere mangler elleve tusen kroner på målet med to objekter igjen, er det noen i det rommet som tetter gapet. Vet ingen hvor totalen står, gjør ingen noe. Dette er den ene fordelen en veldedighetsauksjon har framfor et profesjonelt auksjonshus, og den virker bare hvis du viser den.

Send så betalingsmeldingene samme kveld, mens folk fortsatt er i huset og fortsatt er fornøyde med seg selv. En e-post som kommer på tirsdag, blir betalt på fredag — eller ikke i det hele tatt.

To ting å sjekke før du binder deg

Ta tiden på en full gjennomkjøring med stoppeklokke. Ikke inni hodet, men høyt, og les objektene slik du faktisk kommer til å lese dem. De fleste komiteer oppdager at de atten objektene tar femti minutter og ikke de tjue de gikk ut fra, eller omvendt.

Gjør det så ordentlig, med de virkelige objektene lagt inn og to telefoner som byr mot hverandre. En generalprøve forteller deg ting et regneark ikke kan. Du kan bygge og teste hele kvelden før du åpner for ekte bud, og det er som regel der en skole eller et idrettslag oppdager at de førti objektene alltid kom til å bli tjue.