Auksjonsideer for serviceklubber: det Rotary og Lions gjør bra

De fleste auksjonene i en serviceklubb holdes i et lokale klubben allerede møtes i. Et selskapsrom over en restaurant, klubbhuset på golfbanen, en gymsal lånt for én kveld. Seksti til hundre og femti mennesker, de fleste kjenner hverandre fra før, og en komité på fire som aldri har kjørt en auksjon.

Det er et godt utgangspunkt, ikke et svakt et. Du selger ikke til fremmede. Nesten alt under her følger av det ene faktumet.

Objektene kommer fra medlemslista, ikke fra en katalog

Komiteer som sliter, begynner som regel med å skrive brev til lokale bedrifter og be om gaver. Komiteer som lykkes, begynner med sin egen medlemsliste. En serviceklubb er en oversikt over folk som eier firma, driver praksis, har båt, lager god mat, underviser, eller kjenner noen på stadion. Gå gjennom lista og skriv ved siden av hvert navn den tingen den personen kunne gi som koster tid framfor penger.

Det som kommer tilbake er mer interessant enn et gavekort. En pensjonert takstmann som går gjennom huset til kjøperen og skriver en nøktern rapport. Et medlem med leilighet ved sjøen som tilbyr fire netter utenom sesongen. Middag for åtte laget på kjøperens eget kjøkken. To timer i passasjersetet i en veteranbil en søndag formiddag. Slike objekter selger fordi salen kjenner giveren personlig. En god del av budgivningen er hengivenhet, og hengivenhet står ikke i noen prisguide.

Gavekort fra butikk gjør det motsatte. Alle i rommet kan slå opp hva et gavekort på 500 kroner koster, og ingen byr forbi det tallet. Tar du imot dem likevel, bunt flere sammen til ett objekt med et tema, så sammenligningen slutter å være åpenbar.

Tre objekter bærer kvelden, og du bør vite hvilke tre

I en auksjon med tjue objekter er pengene ikke jevnt fordelt. To eller tre objekter tar en stor del av totalen, ti gjør det respektabelt, og resten fyller rommet med lyd og små seire. Det er normalt, og det er bedre å planlegge for det enn å kjempe mot det.

Velg bærerne tidlig. De må være ting som mer enn én person i akkurat det rommet virkelig vil ha. En helg på en hytte fire medlemmer allerede har spurt om. En plass i bilen på en banedag. Noe med klubbens egen historie hengt på. Bygg så rekkefølgen slik at de tre ikke lander i de samme ti minuttene.

Resten av lista holder folk i gang med å by, og gir de medlemmene som ikke kan bruke ti tusen kroner noe å vinne. En klubbkveld der bare de mest velstående får løfte hånden, er en klubbkveld som krymper til neste år.

Start lavt, med vilje

Den vanligste feilen er en startpris satt nær det komiteen tror objektet er verdt. Det gir stillhet, så en pinlig nedsettelse annonsert fra podiet, og til slutt ett bud til den nedsatte prisen.

Åpne på noe i retning av en fjerdedel av det du håper å få. Da kommer det første budet raskt, og det er det første budet som betyr noe, fordi det gjør objektet om fra en idé til en konkurranse. Når to er inne, klatrer tallet av seg selv. Rekkefølge, startpris og budtrinn er gjennomgått i guiden, og den er verdt å lese før du setter en eneste pris.

Selve budgivningen, uten skriveplater

Det gamle formatet er et bord med papirark langs veggen og en frivillig som prøver å lukke dem i rekkefølge. Det virker, i den forstand at det kommer inn penger. Det betyr også at ingen vet hvor noe står før arkene samles inn, og at de siste fem minuttene blir et basketak.

Alternativet er at hvert objekt har en kode. En gjest retter telefonen mot den, ser objektet, og byr. Ingen app å installere og ingen konto å opprette, noe som betyr mye når en tredjedel av salen er over sytti. På skjermen foran viser du objektet som går nå, høyeste bud, en nedtelling og en løpende total mot kveldens mål. Den totalen gjør stille arbeid hele kvelden: folk byr annerledes når de ser hvor langt unna målet er. Slik fungerer det går gjennom hva skjermen viser og hva gjestene ser på telefonen.

To ting er verdt å vite på forhånd. Et bud lagt inn i de siste sekundene forlenger objektet i stedet for å avslutte det, så ingen vinner på å gjemme seg til klokken går ut. Og en gjest kan legge inn et maksbeløp og la bud bli lagt inn på sine vegne opp til det — praktisk for medlemmet som må kjøre noen hjem klokken ni.

Vær tydelig om pengene

Serviceklubber lever på tillit, og den raskeste måten å bruke den opp på er å være uklar om hvor pengene går. Si formålet i starten, si beløpet dere sikter mot, og sett begge deler på skjermen.

Mekanikken bør være like tydelig. Vinnerne får en e-post samme kveld med beløpet og en betalingslenke som tilhører deres klubb, slik at pengene går fra gjesten til deres konto uten at noen sitter i mellom. Ingenting holdes tilbake og ingen prosent trekkes fra. Hva selve verktøyet koster, står som ett fast beløp for kvelden på prissiden; å bygge auksjonen og øve på den koster ingenting.

En grov tidsplan

Seks uker før: gå gjennom medlemslista og spør. Spør ansikt til ansikt eller på telefon. En e-post til hele klubben gir to svar og en hel del dårlig samvittighet.

Fire uker før: lukk objektlista og skriv beskrivelsene. Tre ærlige setninger slår et avsnitt med adjektiver. Si hva vinneren faktisk får, når hun får det, og hvem som gir det.

To uker før: bygg auksjonen og kjør en generalprøve med tre medlemmer som bruker sine egne telefoner. La én av dem by feil med vilje. La en annen prøve på en telefon som er fem år gammel. Dette er trinnet komiteer hopper over og angrer på.

Selve uken: skriv ut kodene større enn det føles nødvendig, og sjekk mobildekningen fra det bortre hjørnet av lokalet, ikke fra døren. Er dekningen dårlig, si det i starten og sett en frivillig med nettbrett i nærheten av det bordet.

På kvelden: én person styrer skjermen og gjør ingenting annet. Det er en ordentlig jobb, ikke en tjeneste du ber om fra den som står nærmest.

Det en serviceklubb har som en gallamiddag ikke har

En veldedighetsgalla må bygge en stemning fra ingenting på en time. Det må ikke dere. Rommet deres har allerede interne vitser, en president, uenigheter om golf og tjue år med felles arbeid bak seg. Bruk alt sammen. La giveren av et objekt reise seg i femten sekunder. La presidenten by på noe og tape offentlig. Les den løpende totalen høyt når den passerer et rundt tall.

Ingenting av det krever mer teknologi. Det krever at noen på forhånd bestemmer at kvelden skal ha en form. Hvordan en typisk klubbkveld settes sammen, står på siden for serviceklubber, og du kan bygge hele greia og øve på den før dere bestemmer om dere vil kjøre den på ordentlig.