Sjekkliste for veldedighetsauksjon: uka før, dagen og timen før

I den siste uka er de store valgene tatt. Det som gjenstår er gjennomføring, og gjennomføring er en sjekklisteøvelse. Under her står lista en dugnadsdrevet kveld faktisk trenger, i tre puljer – uka før, dagen, den siste timen – pluss det som går galt likevel, og hva du gjør med det.

Én forutsetning gjennomgående: en vanlig kveld med tjue til tjuefem objekter for hundre til to hundre gjester, med stille budgivning som løper hele kvelden og seks til åtte objekter i en live-runde fra scenen. Skaler tallene, behold rekkefølgen.

Uka før

• Lås katalogen. Endelig objektliste med titler, beskrivelser, bilder, antatt verdi, startpris og budtrinn. Ingenting legges til etter dette. Objektet som kommer inn på fredag, er objektet med feil pris på kortet, og det er alltid det dyre.
• Bekreft hver giver skriftlig. Hvilket objekt, hvordan de krediteres, og datoen. Regn med at én av ti givere har glemt det helt. Det vil du oppdage på tirsdag, ikke lørdag ettermiddag.
• Bekreft det praktiske i lokalet. Prosjektor eller TV pluss riktig kabel, anlegg med mikrofon som virker, bordplan, og – det folk hopper over – mobildekning i selve salen. En kjeller med tykke vegger og uten wifi gjør en auksjon på telefon om til en papirauksjon på fire minutter.
• Bestem pengeflyten hele veien. Hvordan vinnerne betaler, hvem som avstemmer, hvilken konto det havner på. Send én ekte krone gjennom betalingslenka selv, enten det er Vipps eller kort.
• Brief laget. Auksjonarius, konferansier, to som hjelper med budgivningen, én på penger, én på bilder. Omtrent én hjelper per førti gjester. Én side hver: navn, tider, oppgaver.
• Skriv ut. QR-kort per objekt – to per objekt, for ett havner alltid under en tallerken – bordkort, og et program der stengetiden for den stille budgivningen står i fet skrift.
• Send en e-post til gjestene. Når dørene åpner, hvordan budgivningen fungerer, ta med ladet telefon, og lenka for dem som ikke kan komme. Tre setninger. De som leser den, slutter å være de som trenger hjelp i døra.

På dagen

• Hent inn de fysiske objektene og still dem ut med kortene sine. Sett dem der folk allerede går: ved baren slår et siderom med god margin.
• Rigg skjermen og kjør den ekte visningen på den i ti minutter. Sjekk den fra bakerste rad, i det lyset dere faktisk kommer til å ha, som er dårligere enn lyset du tester i.
• Lydsjekk mikrofonen fra plassen auksjonarius faktisk skal stå på, ikke fra mikserbordet.
• Gå gjennom gjestens vei selv, én gang, på din egen telefon: kom inn, finn et objekt, skann, by på et testobjekt, bli overbudt, les meldingen. Slett testbudene etterpå.
• Gi de frivillige mat før dørene åpner. Sultne hjelpere faller av akkurat i den timen da innspurten trenger dem.

Den siste timen før dørene åpner

• Åpne den stille budgivningen, så de første gjestene kan by i det de skanner. Tidlige bud er det som får senere gjester til å tro at auksjonen lever.
• Ladet reservetelefon og wifi-passordet på hjelpebordet.
• Minstepris, hvis dere har satt noen, i notatene til auksjonarius og ingen andre steder.
• Avtal to signaler med konferansieren: når live-runden starter, og nedtellingen på ti minutter før den stille budgivningen stenger.
• Utpek én som bestemmer når noe uventet skjer. På kvelden slår en rask avgjørelse en god, og en komité slår ingen av delene.

De tre tingene som alltid glemmes

I praksis er det de samme tre tingene som ryker, hver gang, hos folk som ellers har full kontroll.

Overgangen. Ikke kabelen – overgangen, til akkurat den maskinen som faktisk skal presentere. Noen kommer med en MacBook, lokalet har HDMI, og førti minutter forsvinner.

En annonsert stengetid. Uten et bestemt klokkeslett sagt høyt og trykket i fet skrift blir det ingen innspurt, og innspurten er der en stor del av pengene kommer inn. «Den stille budgivningen stenger 21.45» er verdt mer enn all pyntingen du kjøpte.

En måte å få tingene hjem på. Poser, konvolutter til gavekort, og en liste ved utgangen over hvem som vant hva. Ellers står en frivillig med en umerket gavekurv på parkeringsplassen ved midnatt.

Når det går galt likevel

Det går som regel galt på én av fire måter, og alle fire er til å leve med hvis du bestemte deg på forhånd.

• Nettet dør. Ha gjeldende bud synlig på én enhet, og papirskjemaer for de fem største objektene i en mappe under bordet. Du kommer nesten sikkert ikke til å trenge dem. De fem minuttene det tar å skrive dem ut, gir konferansieren roen til å kjøre videre.
• Prosjektoren dør. Flytt live-runden fram og la den stille budgivningen gå på telefonene alene. Les opp totalen hvert kvarter i stedet. Kvelden tåler å være uten skjerm; den tåler ikke tjue minutter stillhet mens tre personer sitter på huk bak en laptop.
• En giver trekker seg på torsdag. Ikke slett objektet i stillhet – gjestene som har hørt om det, kommer til å spørre. Annonser et bytte, eller slå plassen sammen med et annet objekt, og si fra til auksjonarius før programmet leses opp.
• Auksjonarius blir syk. Det er derfor briefen er på én side og ikke inni hodet på én person. Konferansieren din klarer seks objekter fra den siden. Det blir mindre elegant og omtrent like lønnsomt.

Det folk gjør feil, og hvorfor det virket fornuftig

Den vanligste feilen er å legge til objekter sent. Det føles rundhåndet: en forelder tilbyr noe fint på torsdag, og å si nei virker utakknemlig. Men et sent objekt hopper over beskrivelsesrunden, prisrunden og trykkerunden, så det ankommer med en forhastet tittel, en gjettet startpris og uten bilde – og gjør det dårlig rett foran giveren som ga det.

Den andre er å overfylle live-runden. Tolv objekter à fire minutter er førtiåtte minutter sammenhengende oppmerksomhet fra et rom som nettopp har spist. Seks til åtte er taket. Resten hører hjemme i den stille budgivningen, der objektene konkurrerer om penger og ikke om tid.

Den tredje er en komité på fem som alle halvveis styrer kvelden. Serviceklubber er ekstra utsatt, fordi alle har hatt rollen før og ingen vil se ut som de tar over. Sidene for serviceklubber går gjennom hvordan dere deler rollene, slik at den som står med mikrofonen ikke også er den som svarer på spørsmål om betaling.

Etterpå, kort

Før du sover: send eller planlegg betalingsmailene, takk de frivillige i gruppa, og skriv ned sluttsummen. Resten kan vente til mandag – og på mandag skriver du ned de tre tingene som overrasket deg, mens du fortsatt husker dem. Det notatet er verdt mer for neste års komité enn hele regnearket.

Flere av punktene krysser seg selv av hvis budgivningen går på auctiontool.ai: QR-kode per objekt, skjermen som mates automatisk, stenging på minuttet, oppgjørsmail samme kveld. Hele oppsettet står i guiden for arrangører, hjelpesidene tar de vanlige spørsmålene, og en generalprøve koster ingenting – prisene gjelder først når du åpner ekte budgivning.