Slik arrangerer du en veldedighetsauksjon – hele veien

Elleve dager etter en skoleauksjon satte kassereren seg ned med vinnerlista og fant at ni av dem fortsatt ikke hadde betalt. Til sammen skyldte de litt over 16 000 kroner på en kveld som hadde annonsert 64 000. To av de ni hadde helt ærlig glemt det. Én hadde dratt før slutten og visste ikke at han hadde vunnet. Resten ventet på at noen skulle si hvordan man betaler.

Selve auksjonen hadde gått fint. Det som gikk galt, skjedde i de fire minuttene ingen hadde planlagt: hva en vinner gjør mellom å høre navnet sitt og å sette seg i bilen. Det er verdt å ha i bakhodet gjennom resten her, for kvelden er den enkle halvdelen.

Seks uker, og hva hver av dem er til

Seks uker er behagelig. Fire går an hvis giverne deres allerede er velvillige. Under tre uker selger dere billetter og jager objekter i samme uke, og én av delene taper.

• Uke seks. Dato, lokale, ett tall som mål. Del arbeidet i tre: én eier objekter og givere, én eier lokalet og programmet, én eier penger og oppfølging. Send de første givebrevene nå; lokale bedrifter trenger to–tre uker og en påminnelse.
• Uke fire. Halvparten av objektene bekreftet skriftlig, billettene i salg, programmet skissert med klokkeslett ved siden av.
• Uke to. Objektlista lukket. Bildene tatt. Startpris og budtrinn satt. Den som skal holde mikrofonen leser kjøreplanen for første gang.
• Uke én. Øv på budgivningen fra start til slutt, skriv ut alt, bli enige om hvem som sier hva de første ti minuttene og hvem som følger opp penger på mandag.

Ett tall, sagt høyt

Velg et mål som er en ting, ikke et beløp: 50 000 kroner til nytt gulv i klubbhuset, 28 000 til dekk på minibussen. Konkrete mål gjør hver senere avgjørelse lettere, og gir rommet noe å skyve mot halv elleve. Sett totalen et sted alle kan se den. Rom gir mer når de kan følge med på at det går framover, og en total som står stille på 41 000 med 50 000 på skjermen henter de siste tusenlappene ut av folk som var ferdige med å by.

Tolv til tjue objekter, ikke flere

Mer er ikke bedre. Forbi rundt tjue objekter slutter gjestene å holde oversikt over hva som er til salgs, og snittprisene faller – så en auksjon med førti objekter henter som regel inn mindre enn den samme kvelden kuttet til atten. Sikt mot en form: to eller tre hovedobjekter, åtte til tolv i sjiktet 500 til 2 500 kroner, og noen få rimelige objekter, slik at folk som ikke kan bruke 2 000 kroner likevel får vinne noe.

Å takke nei til gaver er en del av jobben, og det er lettere i uke fem enn i uke én året etter. Mangler dere ideer, ligger det en egen liste med førti forslag gruppert etter budsjett blant artiklene. Løfter slår ting nesten hver gang: ingenting å lagre, ingenting å bære, og giveren bruker tid i stedet for varelager.

Å velge format

Stille budgivning betyr at alle objekter er åpne hele kvelden og gjestene byr i sitt eget tempo. Live betyr ett objekt av gangen fra scenen. De fleste førstegangskvelder bør kombinere: stille budgivning åpen fra dørene åpner, pluss en live-runde med fem eller seks hovedobjekter etter hovedretten, med tak på tretti minutter. Det gir rommet én felles opplevelse uten å kreve at hundre mennesker sitter stille i en time.

Startpris og budstigen

Åpne hvert objekt på omtrent en tredel av realistisk verdi, og trykk antatt verdi ved siden av. Et objekt uten bud skremmer bydere vekk; en lav åpning kjøper deg det første budet, og det første budet gjør rekrutteringen. Sett budtrinnene på forhånd – 50 kroner opp til 1 000, 100 opp til 2 500, 250 over det – så slipper noen å regne ved baren. Møter du en giver som synes åpningen er for lav, forklar at startprisen ikke er en verdivurdering, men en invitasjon.

Selve kvelden

Hold auksjonen inne i et program folk ville likt uansett. Mat, én kort tale om målet, musikk som stopper når noen snakker. Forklar hvordan budgivningen fungerer i løpet av de ti første minuttene, langsomt, to ganger, og ha to frivillige som har som eneste oppgave å hjelpe dem som ikke får det til. Regn én frivillig per tjuefem gjester.

Så holder du tidene. Live-runden slutter når du sa den skulle slutte, selv om det betyr å kutte to objekter. Den stille budgivningen får en hard stengetid, annonsert minst tre ganger og talt ned høyt. Et sted mellom en tredel og halvparten av pengene i en stille budgivning kommer inn de siste ti minuttene, og det skjer bare hvis alle vet nøyaktig når de ti minuttene er.

Rommet bestemmer mer enn du tror

Gå og still deg i lokalet før du bestemmer noe som helst. Tell bordene du kan avse til utstilling, finn ut hvor køen til baren danner seg, og sjekk om noen bakerst hører en stemme uten mikrofon. Et rom på hundre får realistisk sett tolv til tjuefem objekter ordentlig sett på; et rom på førti får ti. Én skjerm foran som viser objektet det gjelder, høyeste bud, tiden igjen og totalen, er verdt prosjektorleien alene – for i et lite grendehus er totalen det folk følger med på.

Penger, gjort opp samme kveld

Bestem før kvelden hvordan vinnerne betaler, si det i løpet av de ti første minuttene, og send forespørslene før folk er ute på parkeringsplassen. En betalingslenke på telefonen mens noen fortsatt står i salen konverterer langt bedre enn en faktura på tirsdag. Regn med å hente inn 80 til 95 prosent på kvelden med en forespørsel samme kveld – og med å bruke fjorten dager på resten uten.

To detaljer som sparer dere for krangel: skriv ned hvem som vant hva mens det skjer, i stedet for å rekonstruere det etterpå, og bli enige på forhånd om hva som skjer hvis en vinner ikke kan betale. Objektet går til nestbyderen på hans siste bud. Si det i starten, så slipper noen å bli flau senere.

Det førstegangsarrangører gjør feil

• Å ta imot hver eneste gave, og så unnskylde halve bordet.
• Å legge en annen innsamlingsaktivitet midt i innspurten, så de samme lommebøkene blir spurt to ganger på ti minutter.
• Å la auksjonen vare i tre timer. Nitti minutter med faktisk budgivning holder i massevis for tjue objekter.
• Ingen generalprøve. Sett opp hele greia og by mot deg selv fra to telefoner uka før; det som skal ryke, ryker da i et tomt lokale på en tirsdag i stedet.
• Å glemme giverne etterpå. Takkemailen med sluttsummen i er den første linja i neste års givebrev.

Kortversjonen

1. Seks uker før: dato, lokale, mål, tre roller, første givebrev.
2. Fire uker: halvparten av objektene inne, billettene selger.
3. To uker: lista lukket, bilder, startpris, budtrinn.
4. Én uke: øv, skriv ut, bli enige om hvem som følger opp penger.
5. Kvelden: forklar, by, steng presis, krev inn før folk drar.
6. Mandagen etter: takk hver giver og hver vinner, offentliggjør totalen, skriv ned hva du ville endret.

Foreninger og idrettslag står bak de fleste av disse kveldene, og notatene for styrer og komiteer tar det som endrer seg når byderne dine også er medlemmene dine. Du kan bygge og øve på hele auksjonen før du betaler noe, så hva det koster er ett kjent beløp og ikke en andel av totalen din. Kom i gang tar oppsettet i rekkefølge, og guiden for arrangører har resten: manusene, sjekklista, mandagsmailen.