Hvor længe skal en velgørenhedsauktion vare?

Kortere, end du tror. Det er det ærlige svar, og det er samtidig det, de fleste festudvalg har sværest ved at høre. Der er lagt mange timer i at samle objekterne, og så føles det forkert at sælge dem i et tempo, hvor der knap er tid til at klappe.

Men en auktion er ikke en koncert. Ingen møder op i forsamlingshuset og håber, at det trækker ud. Pengene kommer ind i et forholdsvis kort vindue, mens salen stadig lytter, og alt det, der ligger efter vinduet, koster dig penge i stedet for at give dem.

Det korte svar

Som tommelfingerregel skal du afsætte 45 til 75 minutter til selve budgivningen. Det er blokken, hvor objekterne bliver råbt op, hvor priserne bevæger sig, og hvor folk kigger på skærmen. Inden for en hel aften på tre til tre en halv time er den blok den mindste del.

Kører du i stedet budgivningen over flere dage, er fem til ti dage det normale spænd, med lukketid søndag aften. Længere end det, og midten af perioden er dødtid. Kortere end en arbejdsuge, og halvdelen af dem, du inviterede, når aldrig at komme i gang.

Resten af denne artikel handler om, hvordan du bruger de minutter.

Hvorfor en lang auktion giver mindre

Opmærksomheden i en sal løber ud. Den falder ikke ud over en klippekant, den siver. Omkring objekt tolv eller tretten begynder folk at tale med sidemanden. Omkring objekt atten går de i baren. Ved objekt femogtyve er de eneste tilbageværende budgivere de fire, der kom specifikt for objekt femogtyve.

Den målbare udgave: i et langt salg giver anden halvdel næsten altid mindre pr. objekt end første halvdel, også når objekterne er sammenlignelige. Salen har ikke besluttet, at de sidste objekter er ringere. Den er holdt op med at lytte. Så det praktiske spørgsmål er ikke hvor længe kan vi blive ved, men hvor mange objekter kan vi nå at sælge, mens alle stadig er i lokalet.

For de fleste forsamlingshuse og klubhuse er svaret tolv til femogtyve objekter. Ikke fyrre. Har du fyrre donationer, så sælg de tyve og læg resten på et sidebord til fast pris — eller gem dem til næste års foreningsarrangement.

Hvor lang tid et enkelt objekt kræver

Ikke lige meget tid. Giver du hvert objekt halvfems sekunder, har du bygget en maskine, der er for langsom til de små objekter og alt for hurtig til de store.

• Små objekter under 400 kr: tredive til tres sekunder er rigeligt. To bud, og så er den hjemme.
• Mellemstore objekter, typisk 400 til 3.000 kr: halvfems sekunder til to minutter, altså fire eller fem runder budgivning.
• De to-tre objekter, du regner med: tre til fem minutter, og lad dem gerne løbe over tiden, hvis buddene stadig kommer.

Seriøs budgivning er langsom. De store rekordsalg i auktionshusene tager femten eller tyve minutter for ét objekt, fordi to mennesker tænker sig om mellem hvert budspring. Dit hovedobjekt får ikke brug for tyve minutter, men det får brug for mere end de tres sekunder, du har skrevet ind i programmet. Får et objekt stadig nye bud, så luk det ikke, bare fordi kørselsplanen siger det. Kører objekterne på nedtælling, så lad uret forlænge sig selv, når der kommer et sent bud. Sådan virker det viser, hvordan det ser ud på storskærmen.

Hvor aftenen faktisk bliver af

En form, der holder i en sal med hundrede mennesker og omkring atten objekter:

1. 19.00 Dørene åbner. Der bliver skænket op, objekterne står fremme, og der ligger en kode ved hvert af dem. Folk går rundt og kigger. Den time laver rigtigt arbejde: det er her, buddene bliver besluttet.
2. 19.45 Velkomst, to minutter, ikke længere. Sig hvad pengene skal bruges til, og sig det beløb, I sigter efter.
3. 19.50 Sælg ét billigt objekt som demonstration, så alle lærer mekanikken, mens der ikke er noget på spil.
4. 20.00 Første blok, otte objekter, cirka femogtredive minutter. Læg dit stærkeste objekt som nummer tre eller fire.
5. 20.35 Mad. En halv time. Lad to-tre objekter stå åbne på skærmen, så totalen bliver ved med at bevæge sig.
6. 21.05 Anden blok, ti objekter, cirka fyrre minutter. Slut med det objekt, alle i salen kan vinde.
7. 21.50 Læs totalen højt. Og stop så.

Det er tre timer fra dørene åbner til totalen bliver læst op, med omkring femoghalvfjerds minutters egentligt salg. Baren må gerne blive ved bagefter; auktionen skal ikke. Guiden har den samme rækkefølge med frivillige og opgaver skrevet ind ved hver linje.

Hvis du kører over flere dage

Nogle foreninger kan ikke samle alle i ét lokale, eller de vil gerne have budgivningen i gang, før selve aftenen begynder. Begge dele fungerer, på to betingelser.

Den første er, at du vælger et lukketidspunkt og siger det i hver eneste besked. Fem til ti dage er det normale vindue. Åbn onsdag, luk søndag aften omkring klokken otte eller ni, hvor folk er hjemme med telefonen i hånden. Luk ikke ved midnat; de mennesker, du helst vil have til at byde, sover.

Den anden er, at du accepterer, at der næsten ikke sker noget i midten. Regn med et ryk den første dag, næsten stilhed det meste af ugen, og hovedparten af pengene i de sidste to timer. Læg dine påmindelser efter det mønster i stedet for at kæmpe imod: én når der åbnes, én halvvejs, og én to timer før lukketid.

De sidste tyve minutter

Det er den del, der er værd at beskytte. Uanset hvordan du bygger aftenen op, skal slutstrækket indeholde tre ting: et objekt, som mange kan vinde, en løbende total, hele salen kan se, og en auktionarius, der siger tallet højt til sidst.

Totalen er grunden til, at folk bliver. Står der på skærmen, at I mangler elleve hundrede kroner for at nå målet med to objekter tilbage, så er der nogen i det lokale, der lukker hullet. Ved ingen, hvor totalen står, sker der ingenting. Det er den ene fordel, en velgørenhedsauktion har frem for et professionelt auktionshus, og den virker kun, hvis du viser tallet.

Send så betalingsmails samme aften, mens folk stadig står i huset og stadig er tilfredse med sig selv. En mail, der lander tirsdag, bliver betalt fredag — eller aldrig. Har I aftalt et købersalær oven i hammerslaget, skal det stå i den mail, ikke først på fakturaen.

To ting at tjekke, inden du binder dig

Tag tid på én fuld gennemgang med et stopur. Ikke inde i hovedet, men højt, hvor du læser objekterne op, som du vil læse dem på aftenen. De fleste udvalg opdager, at deres atten objekter tager halvtreds minutter i stedet for de tyve, de havde regnet med — eller det modsatte.

Kør den derefter ordentligt igennem, med de rigtige objekter lagt ind, mindstepris sat, og to telefoner der byder mod hinanden. En generalprøve fortæller dig ting, et regneark ikke kan. Du kan bygge og teste hele aftenen igennem, uden at det koster noget, indtil du åbner for rigtige bud. Har du spørgsmål undervejs, står svarene under hjælp.