Hvor mange objekter skal en velgørenhedsauktion have?

Det korte svar er tolv til tyve objekter til en almindelig aften med halvtreds til hundrede og halvtreds gæster, hvoraf højst seks bliver solgt live fra scenen. Er din liste længere end det, henter du efter al sandsynlighed mere ind ved at skære i den. Det lyder bagvendt, så her er begrundelsen.

Opmærksomhed er valutaen, ikke gavmildhed

Hvert objekt konkurrerer om de samme to begrænsede ting: dine gæsters opmærksomhed og det beløb, de mødte op med i baghovedet. Det beløb er reelt og ret stabilt. De fleste gæster til en aften i idrætsforeningen eller på skolen kommer indstillet på at slippe et sted mellem 600 og 2.000 kr, og de udpeger to eller tre objekter, de faktisk går op i, uanset hvor lang listen er.

Med femten objekter samler den opmærksomhed sig. Fire mennesker vil have det samme sommerhusophold, de støder sammen, og prisen løber forbi vurderingen. Sammenstødet er hele den mekanisme, der får en auktion til at indbringe mere end en butik. Med fyrre objekter fordeler den samme opmærksomhed og de samme penge sig tyndt ud: de fleste objekter får ét bud eller ingen, og gennemsnitsprisen synker tilbage mod udgangspunktet.

Kassereren på en folkeskole gennemgik resultatet af en aften med seksogfyrre objekter og fandt, at de tolv øverste havde stået for otteoghalvfjerds procent af totalen. De tyve nederste havde tilsammen indbragt lidt over 2.500 kr og havde kostet udvalget cirka elleve timers indsamling, fotografering, beskrivelse, print og udlevering. Ingen havde nogensinde lagt de timer sammen før, fordi arbejdet sker i småbidder hen over seks uger.

Regn på uret

Et live-objekt tager to til fire minutter, når auktionarius har præsenteret det og bearbejdet salen. Seks objekter er altså femogtyve til femogtredive minutter, og det er omtrent så længe, en sal holder ud at sidde stille. Otte eller ti live-objekter er halvtreds minutter, og ved objekt syv står folk ved baren, og priserne kan mærke det.

Det stille katalog skal være åbent i mindst tres til halvfems minutter, og gerne længere, fordi budgivningen ikke fordeler sig jævnt. Næsten alt sker i de sidste ti til femten minutter. Tyve objekter på halvfems minutter betyder, at en gæst, der læser hver eneste beskrivelse, bruger fire minutter på hver. Det gør ingen. I praksis læser en gæst seks objekter ordentligt og skimmer resten, hvilket er en anden måde at sige på, at objekt enogtyve til fyrre stort set er usynlige.

Formen på et godt katalog

Tænk i tre bånd frem for i ét tal.

• To til fire hovedobjekter til 2.500 kr og opefter, solgt live. De sætter loftet for aftenen og leverer de historier, folk gentager bagefter.
• Seks til ti midterobjekter til mellem 400 og 2.000 kr. Det bånd står for størstedelen af din total, og det er det bånd, de fleste udvalg bygger for lidt af, fordi midterobjekter er mindre spændende at samle ind.
• Tre til seks tilgængelige objekter under 400 kr. De giver alle gæster mulighed for at vinde noget, og en sal, hvor mange vinder, er målbart mere gavmild end en sal, hvor fire mennesker vinder alting.

Det lander på cirka tolv til tyve, og det gør det med vilje frem for tilfældigt.

For få er også et problem

Rådet om at skære er ikke et argument for en meget kort liste. Under omkring otte objekter begynder aftenen at hænge på to eller tre enkeltpersoner, og hvis den, alle regnede med ville købe weekendturen, tilfældigvis er syg den uge, halveres totalen. En kort liste betyder også, at de fleste gæster tager hjem uden at have vundet noget som helst, og det flader stemningen ud og gør næste års billetsalg tungere.

Otte til tolv er et fornuftigt gulv for en sal under fyrre mennesker. Under otte er det værd at overveje, om en auktion overhovedet er det rigtige redskab, eller om en anden form for indsamling ville give det samme for en brøkdel af arbejdet. Vær opmærksom på, at reglerne for tombolaer og lotterier er andre end for en auktion og varierer efter, hvem der arrangerer — det er værd at få afklaret, hvad der gælder for jeres forening, før I beslutter jer.

Hvordan for mange objekter ser ud i praksis

• Kataloget tager ti minutter at læse, så de fleste gæster læser det aldrig færdigt og falder tilbage på første side.
• Ens objekter æder hinanden. Tre restaurantgavekort deler de spisende op i tre, og alle tre lukker på mindsteprisen.
• Lukningen bliver uoverskuelig. Hverken gæst eller frivillig kan følge fyrre nedtællinger.
• Afregningen går i stå. Flere vindere betyder længere kø, mere rykkeri om betaling og en længere aften for de to, der rydder op.

Sådan skærer du uden at støde giverne

Det føles utaknemmeligt at skære i noget, folk har givet, og det er præcis derfor, udvalg ikke gør det. Men at lade være er ikke venlighed over for giveren; et objekt, der sælges til sin mindstepris, gavner ingen.

• Bundt. Tre små plejeprodukter bliver til én forkælelseskurv. To gavekort på 200 kr fra samme gade bliver til en aften i byen. Bundter samler budgivningen og klæder giverne på, fordi de er en del af en større pris, end nogen af dem havde nået alene.
• Flyt de mindste ting væk fra auktionen. Et lys til 120 kr indbringer mere på et bord med faste priser, solgt tredive gange, end som et objekt med ét bud på. Overvejer I en tombola i stedet, så tjek reglerne for jeres type forening først; de er ikke de samme som for auktionen, og de er ikke ens i alle lande.
• Gem noget til næste år med giverens velsignelse. De fleste givere vil hellere have, at deres gave bliver brugt godt end brugt med det samme, og det er ikke en fornærmelse at få det at vide.

Justér efter salen og formen

Under fyrre gæster: gå mindre, otte til tolv objekter. En lille sal kan ikke bære budkampe på tyve fronter samtidig. Over to hundrede gæster kan du strække dig til femogtyve eller tredive stille objekter, fordi puljen af opmærksomhed reelt er dybere — men live-blokken bliver på fem eller seks uanset salens størrelse. Det tal er sat af uret og af menneskelig tålmodighed, ikke af gæstelisten.

En auktion, der kører online over flere dage, følger andre regler. Opmærksomheden konkurrerer ikke med en middag, en tale og et band, så tredive til fyrre objekter er farbart, og byderne vender tilbage til listen igen og igen. Kører I begge dele, så tæl dem hver for sig i stedet for at slå dem sammen til ét katalog. Guiden til arrangører gennemgår, hvordan de to former adskiller sig i praksis.

En test til hvert enkelt objekt

Stil ét spørgsmål: kan jeg nævne tre mennesker, der kommer den aften, og som ville have det her? Kan du det, så behold det. Kan du kun nævne én, lukker objektet i bedste fald på mindsteprisen, så bundt det eller flyt det. Kan du ikke nævne nogen, så sig pænt tak og find gaven et andet formål.

Kør testen sammen med to andre frem for alene. De objekter, et udvalg diskuterer, er som regel de interessante, og de objekter, alle stiltiende er enige om er fine nok, er som regel dem, der samlet indbringer 2.500 kr fordelt på tyve stykker.

At skrive ned efter aftenen, hvad der solgte, hvad der gik i stå, og hvad der overraskede alle, er mere værd end nogen tommelfingerregel — for i år tre prissætter og dimensionerer du mod din egen sal i stedet for mod en andens. Gennemgangen tager opbygningen i rækkefølge, prisen afhænger ikke af, hvor mange objekter du sætter op, og der ligger noter om typiske katalogstørrelser for skoler og for velgørenhed og gallaer, som ligger i hver sin ende af intervallet.