Tak til givere og kunstnere: mandagsmailen efter auktionen

Auktionen er talt op, stolene er stablet, og fristelsen er at holde fri. Hold fri tirsdag. Mandagen tilhører den mest indbringende mail, jeres forening sender hele året: takken. Givere, der bliver takket godt, konkret og hurtigt, er dem, der siger ja igen næste år — som regel med noget bedre. Det koster én aftens arbejde, og det er forskellen på at bygge objektlisten op fra bunden hvert år og på at starte med halvdelen allerede lovet væk.

Hvorfor mandag og ikke om en måned

Taknemmelighed har en halveringstid. En tak inden for to døgn lander, mens giveren stadig føler sig som en del af aftenen; de samme ord tre uger senere læses som administration. En hurtig tak lukker også historien: giveren gav ud i det uvisse, og du fortæller ham, hvordan det endte. Den slutning er det, han husker, når dit brev dumper ind næste år.

Der er også en praktisk grund. De detaljer, du skal bruge — hvem der bød mod hvem, hvilket objekt der fik den højeste latter — sidder stadig i hovedet på dig mandag og er væk fredag. Skriv, mens du stadig kan høre salen.

Hvad givermailen skal indeholde

• Deres eget resultat: dit gavekort til restauranten gav 1.000 kroner. Det tal er mailens hjerte. Givere får sjældent at vide, hvad deres gave udrettede; at få det at vide sætter sig fast, og det er den sætning, de gentager over for en anden.
• Aftenens samlede resultat og hvad det betaler for: tilsammen gav auktionen 45.000 kroner, og det dækker de nye omklædningsrum.
• En menneskelig detalje: to borde bød mod hinanden om dit gavekort helt til sidste minut. Én linje historie slår tre linjer høflighed.
• Hvordan de blev nævnt: vedhæft billedet af deres navn på storskærmen, eller send linket til listen.
• Ingen opfordring. Den her mail beder ikke om noget. Det er netop fraværet af en opfordring, der får den til at virke.

Sådan ser det ud, når det er skrevet

Kære Karin. Vores auktion lørdag gav 45.000 kroner, nok til at betale de nye omklædningsrum fuldt ud. Dit gavekort gav 1.000 kroner. To borde bød mod hinanden om det helt til sidste minut, og det gik til en familie, der spiser hos jer hver eneste fødselsdag. Dit navn stod på skærmen hele aftenen; billedet er vedhæftet. Tak, fra os alle sammen.

Det er hele mailen. Seks sætninger, ét tal der tilhører dem, ét tal der tilhører alle, og ét billede. Skift navnet og beløbene ud, og du kan sende tredive af dem på en time.

Kunstnere har brug for én ting mere

For en kunstner er prisen offentligt omdømme, så håndtér den varsomt — især hvis et værk gik beskedent. Tak for selve arbejdet, nævn køberen, hvis begge parter siger ja til det, og tilbyd et billede af værket hos sin nye ejer.

En kunstner, der følte sig respekteret, giver igen. En, der følte sit arbejde blev slynget væk for ingenting, gør ikke — og fortæller det til andre kunstnere. Gik et værk væsentligt under det, kunstneren normalt får, så giv prisen og forklaringen i samme åndedrag: det var det tredje maleri i træk, og salen havde allerede brugt sig selv op. Kunstnere forstår godt en dårlig plads i rækkefølgen. Det, de ikke tilgiver, er tavshed. Holder I en aften med værker på listen, er der mere om den slags hensyn på siden for kunstauktioner.

Glem ikke de tre andre grupper

• Vinderne: en kort besked med, hvad de vandt, hvad aftenen gav i alt, og hvordan de får fat i tingen. Vinderne er næste års givere; behandl dem som en del af historien, ikke som kunder, der allerede har betalt.
• De frivillige: nævn dem ved navn, offentligt hvis de kan lide det, privat hvis ikke. Den, der stod ved betalingsbordet hele aftenen, skal høre totalen fra dig, før han læser den et andet sted.
• Hele bagbefolkningen: ét opslag eller ét nyhedsbrev med totalen, tre billeder og det formål, pengene går til. De, der ikke kunne komme, skal alligevel høre, at det lykkedes; det er næste års billetsalg.

Når et objekt gav mindre, end I håbede

Nogle objekter går for en tredjedel af deres værdi. Impulsen er at lade den giver stå over på listen eller skrive noget vagt og varmt uden et tal i. Gør ingen af delene. Send tallet, og skriv så ligeud, hvad du tror der skete: det kom op sent, det var det fjerde gavekort i træk, salen var fuld af folk uden hund.

Spørg derefter, om de kunne tænke sig det samme objekt placeret tidligere næste år. Givere er ikke skrøbelige, og at blive behandlet, som om de var, er det, der faktisk støder dem. En giver, der får en ærlig forklaring af dig, sidder ikke tilbage og finder på en værre selv.

Luk så cirklen to gange til

Når pengene rent faktisk er brugt, så send billedet: det nye gulv, minibussen, legepladsen. Givere gav for det billede, ikke for aftenen.

Og når næste års auktion bliver annonceret, så skriv til dette års givere først, med deres eget resultat i: sidste år gav dit gavekort 1.000 kroner — må vi regne med dig igen? Den sætning, som mandagsmailen gjorde mulig, er grunden til, at foreninger, der takker ordentligt, ser gaverne vokse år for år. Den ændrer også karakteren af det, du beder om. Du banker ikke på en fremmed dør; du fortsætter en samtale, giveren husker at have været en del af.

Hvem skriver dem, og hvornår

Lad ikke hele listen ligge hos én person mandag morgen. Del den, inden I går hjem: kassereren tager vinderne, den, der samlede gaverne ind, tager giverne, og formanden tager kunstnerne og de vanskelige. Tyve mails er en time, hvis listen ligger foran dig, og fjorten dage hvis den ikke gør.

Sæt en frist, der er en dag og ikke en uge — mandag aften, alle sendt — og giv hinanden besked, når det er gjort. Takkemails, der glider forbi onsdag, bliver som regel aldrig skrevet.

Gem tallene, mens de er friske

Inden du glemmer det, så gem én simpel liste: giver, objekt, hammerslag, køber. Det er råmaterialet til hver eneste mail ovenfor og startarket for næste års udvalg. Tilføj to kolonner, mens aftenen står klart: hvad I forventede, objektet ville give, og én linje om, hvordan det gik. Næste års udvalg bliver glade for den — og næste års udvalg er ofte dig selv.

Kørte aftenen i programmet, findes listen allerede: giver, hammerslag og vinder står på hvert objekt i oversigten, klar til at klippe ind i mandagens mails. Gennemgangen af hvordan en aften forløber viser, hvor tallene lander undervejs, guiden har hele tjeklisten for tiden efter auktionen, og er I en forening, der skal aflægge regnskab bagefter, står det i hjælpen, hvordan I får listen ud som en fil.