Tjekliste til velgørenhedsauktion: ugen før, dagen og timen før

I den sidste uge er de store beslutninger taget. Det, der er tilbage, er udførelse, og udførelse er et spørgsmål om en liste. Herunder står den liste, en frivilligdrevet aften faktisk har brug for, i tre gennemgange — ugen før, dagen, og den sidste time — plus de ting, der går galt alligevel, og hvad du gør ved dem.

Én antagelse hele vejen igennem: en almindelig aften med tyve til femogtyve objekter for hundrede til to hundrede gæster, med et stille katalog, der kører hele aftenen, og seks til otte objekter i en live-blok. Skalér tallene, behold rækkefølgen.

Ugen før

• Frys kataloget. Endelig objektliste med titler, beskrivelser, billeder, vurderede værdier, mindstepriser og budspring. Der kommer ikke mere til efter det her punkt. Et objekt, der bliver tilføjet fredag, er det objekt, der står med den forkerte pris på kortet, og det er altid det dyre.
• Bekræft hver eneste giver skriftligt. Deres objekt, hvordan de bliver nævnt, og datoen. Regn med at én ud af ti har glemt det fuldstændigt. Det vil du gerne opdage om tirsdagen, ikke lørdag eftermiddag.
• Bekræft det praktiske på stedet. Projektor eller fjernsyn plus kablet, anlæg med en mikrofon der virker, bordplan — og det, alle springer over: mobildækning i selve salen. En kælder med tykke mure og uden wifi laver en auktion med budgivning på telefonen om til en papirauktion på cirka fire minutter.
• Læg pengestrømmen fast hele vejen. Hvordan vinderne betaler, hvem der afstemmer, hvilken konto det lander på. Send selv 10 kr igennem betalingslinket, og tjek at MobilePay-nummeret er det, kassereren tror det er.
• Brief holdet. Auktionarius, konferencier, to budhjælpere, én pengeansvarlig, én fotograf. Cirka én hjælper pr. fyrre gæster. Én side til hver: navne, tidspunkter, opgaver.
• Print. QR-kort pr. objekt — to pr. objekt, for ét af dem ender altid under en tallerken — bordkort, og et program hvor det stille kataloges lukketid står med fed.
• Skriv til gæsterne. Hvornår dørene åbner, hvordan man byder, tag en opladt telefon med, og fjernlinket hvis du tilbyder et. Tre sætninger. De, der læser den mail, holder op med at være dem, der har brug for hjælp ved bordet.

På selve dagen

• Saml de fysiske objekter ind og stil dem frem med deres kort. Placér dem, hvor folk alligevel går: ved baren slår et siderum med meget stor margin.
• Sæt skærmen op og lad den rigtige visning køre på den i ti minutter. Tjek den fra bageste række, i det lys du rent faktisk får, som er svagere end det lys du tester i.
• Lydtjek mikrofonen fra auktionarius' faktiske plads, ikke fra lydbordet.
• Gå gæstens vej igennem én gang på din egen telefon: kom ind, find et objekt, scan, byd på et testobjekt, bliv overbudt, læs beskeden. Slet derefter testbuddene.
• Giv de frivillige mad, før dørene åbner. Sultne hjælpere falder fra præcis i den time, hvor slutspurten har brug for dem.

Den sidste time før dørene åbner

• Åbn det stille katalog, så de første gæster kan byde i samme øjeblik, de scanner. Tidlige bud er det, der får senere gæster til at tro på, at auktionen lever.
• En opladt reservetelefon og wifi-koden ved hjælpebordet.
• Eventuelle mindstepriser i auktionarius' noter og ingen andre steder offentligt.
• Aftal to signaler med konferencieren: hvornår live-blokken starter, og ti-minutters-varslet før det stille katalog lukker.
• Udpeg én, der bestemmer, hvis der sker noget uventet. På aftenen slår en hurtig beslutning en god, og et udvalg slår ingen af delene.

De tre ting, der oftest bliver glemt

I praksis er det de samme tre ting, der bliver overset hver gang, af fuldstændig kompetente mennesker.

Adapteren. Ikke kablet — adapteren, til præcis den computer, der skal vise noget. Nogen kommer med en MacBook, forsamlingshuset har HDMI, og fyrre minutter forsvinder.

En annonceret lukketid. Uden et bestemt klokkeslæt sagt højt og trykt med fed er der ingen slutspurt, og slutspurten er der, hvor en stor del af pengene kommer ind. "Det stille katalog lukker 21.45" er mere værd end al den pynt, I købte.

En måde at få tingene med hjem på. Poser, kuverter til gavekort, og en liste ved udgangen over hvem der vandt hvad. Ellers står en hjælper med en umærket gavekurv på en parkeringsplads ved midnat.

Når det alligevel går galt

Det går som regel galt på en af fire måder, og alle fire kan overleves, hvis du har besluttet dig på forhånd.

• Nettet dør. Hav de aktuelle bud synlige på én enhed og papirsedler til de fem største objekter i en mappe under bordet. Du får efter al sandsynlighed ikke brug for dem. De fem minutter, det tager at printe dem, køber konferencieren roen til at fortsætte.
• Projektoren dør. Ryk live-blokken frem og lad det stille katalog køre på telefonerne alene. Sig totalerne højt hvert kvarter i stedet. Aftenen overlever uden skærm; den overlever ikke tyve minutters stilhed, mens tre mennesker sidder på hug bag en computer.
• En giver springer fra om torsdagen. Slet ikke objektet i stilhed — gæster, der har hørt om det, spørger. Meld et rent bytte ud, eller læg pladsen ind i et andet objekt, og sig det til auktionarius, før programmet bliver læst højt.
• Auktionarius bliver syg. Det er derfor, briefen fylder én side og ikke sidder i ét hoved. Din konferencier kan køre seks objekter fra den side. Det bliver mindre poleret og omtrent lige så indbringende.

Hvad folk gør forkert, og hvorfor det virkede fornuftigt

Den hyppigste fejl er at tilføje objekter sent. Det føles gavmildt: en forælder tilbyder noget godt om torsdagen, og det virker utaknemmeligt at sige nej. Men et sent objekt springer beskrivelsesrunden, prisrunden og printrunden over, så det ankommer med en forhastet titel, en gættet mindstepris og intet billede — og klarer sig dårligt lige foran den, der gav det.

Den anden er at proppe for meget i live-blokken. Tolv objekter à fire minutter er otteogfyrre minutters vedvarende opmærksomhed fra en sal, der lige har spist. Seks til otte er loftet. Alt andet hører hjemme i det stille katalog, hvor det konkurrerer om penge i stedet for om tid.

Den tredje er et udvalg på fem, der alle sammen halvt styrer aftenen. Serviceklubber er særligt udsatte, fordi alle har haft rollen før, og ingen vil se ud, som om de tager over. Siden for serviceklubber går ind i, hvordan I deler rollerne, så den, der står med mikrofonen, ikke også er den, der svarer på spørgsmål om betaling.

Bagefter, kort

Før du sover: send eller planlæg betalingsmailene, sig tak til de frivillige i gruppechatten, og skriv den endelige total ned. Alt andet venter til mandag — og om mandagen skriver du de tre ting ned, der overraskede dig, mens du stadig husker dem. Det notat er mere værd for næste års udvalg end hele regnearket.

Flere af felterne herover krydser sig selv af, hvis budgivningen kører på auctiontool.ai: QR-koder pr. objekt, skærmen fodret automatisk, lukketiden håndhævet på minuttet, afregningsmails samme aften. Hele opsætningen står i guiden til arrangører, sådan virker det forklarer flowet på fem minutter, og en generalprøve koster ingenting. Er der noget, der driller undervejs, ligger svarene i hjælpen.