Eine Auktion organisieren

Legen Sie Ihre Lose an

Tragen Sie alles ein, was Sie eingesammelt haben, Los für Los. Ein Titel, wer es gestiftet hat, und wo das Bieten anfängt. Sagen Sie, um was für eine Art Sache es sich handelt — ein Kunstwerk, Kleidung, ein Ausflug, ein Gutschein, Essen — und Sie bekommen genau die Fragen, die dazu gehören: bei einem signierten Trikot die Größe, bei einem Wochenende weg für wie viele Personen und bis wann es gilt.

Diese Antworten landen auf der Losseite und auf der gedruckten Karte. Genau darum geht es: es sind die Fragen, die der Saal Ihnen sonst laut zuruft, während Sie versuchen, eine Auktion zu leiten.

Ein Foto ist bei einer Saalauktion nicht nötig — die Sache steht ja da. Bei einer Auktion, die online läuft, ist das Foto dagegen alles.

Wählen Sie ein Startgebot, das niedrig genug ist, dass sich jemand traut, der Erste zu sein. Das erste Gebot ist das schwerste; danach macht der Saal die Arbeit.

Wählen Sie, wie der Abend läuft

Über ein paar Tage: alles ist gleichzeitig offen und jedes Los schließt zu seiner eigenen Zeit. Gut für eine Onlineauktion, oder für Sachen auf einem Tisch bei einem Fest, das den ganzen Abend läuft.

Ein Abend, Los für Los, nach der Uhr: Sie stellen ein Los auf die Leinwand und eine Uhr macht den Rest. Gut, wenn Sie nicht gern vorne stehen und zuschlagen.

Ein Abend, Los für Los, bis niemand mehr bietet: jedes Gebot startet eine kurze Zählung neu, und wenn der Saal still bleibt, geben Sie den Zuschlag von Ihrem Handy aus. Das kommt einem echten Auktionator am nächsten und macht in einem vollen Saal am meisten Spaß.

Füllen Sie die Leinwand

Ihr Logo, wofür Sie sammeln, die Geschichte dahinter, und ein Spendenziel. Der Beamer läuft ohnehin, während die Leute ihre Plätze suchen — das ist kostenlose Aufmerksamkeit für Ihren Zweck, und zu schade für eine leere Leinwand.

Wählen Sie ein helles oder ein dunkles Bild. Dunkel ist wunderschön in einem Saal mit gedämpftem Licht. In einem Saal mit Neonröhren wählen Sie hell: ein Beamer kann kein Schwarz erzeugen, nur weniger Licht.

Probieren Sie es im echten Saal aus, wenn Sie vorher hineinkommen. Zwei Minuten dort sagen Ihnen mehr als jede Einschätzung von zu Hause.

Sagen Sie, wie Gewinner Sie bezahlen

Sie wählen einmal: Überweisung, PayPal, oder Ihren eigenen Zahllink. Jeder Gewinner bekommt danach eine eigene Seite mit genau dem, was er schuldet — einschließlich allem, was er über mehrere Lose gewonnen hat — damit Sie nie vierzig Zahllinks von Hand bauen müssen.

Bei einer Überweisung bekommen sie einen Code, den sie in ihrer Banking-App scannen: Ihr Konto, der Betrag und ein Verwendungszweck stehen schon drin. Es kostet nichts und niemand braucht irgendwo ein Konto.

Das Geld geht direkt an Sie. Wir halten es nie und nehmen nichts davon.

Drucken Sie die Codes

Eine Karte pro Los mit einem großen Code, der Losnummer, dem Titel, dem Startgebot und den Angaben, die Sie eingetragen haben. Stellen Sie sie daneben. Vierzig Sachen nebeneinander? Dann drucken Sie den Bogen mit den kleinen Etiketten — derselbe Knopf.

Schneiden Sie die Karten in der Mitte durch: zwei pro A4.

Drucken Sie ein paar Reservekarten. Irgendjemand verschüttet immer etwas.

Gehen Sie den ganzen Abend einmal durch

Öffnen Sie die große Leinwand und den Bildschirm des Auktionators und klicken Sie von oben nach unten: Ihre Geschichte, den Code, den alle scannen, die Uhr, jedes Los, und die Schlussbilder. Während Sie proben, kann niemand bieten — Ihre Gäste nicht und Sie auch nicht. Das dient nur dazu, zu sehen, ob alles gut aussieht und so funktioniert, wie Sie es erwarten.

Sie können so oft zurück in den Probelauf, wie Sie wollen. Und wenn Sie ein Durcheinander angerichtet haben, setzt ein Knopf alles auf den Anfang zurück; Ihre Lose, Einstellungen und gedruckten Codes bleiben genau so, wie sie sind, die Codes funktionieren also weiter und Sie müssen nie neu drucken.

Machen Sie den Saal fertig

Den Bildschirm des Auktionators öffnen Sie auf Ihrem Handy, indem Sie einen Code aus Ihrer eigenen Übersicht scannen — Sie stehen nachher vorne im Saal, nicht hinter einem Laptop. Einmal anmelden und Sie sind fertig.

Öffnen Sie die große Leinwand als eigenes Fenster, ziehen Sie es auf den Beamer und drücken Sie dann auf Vollbild. Ihr eigenes Fenster bleibt, wo es ist.

Testen Sie das WLAN mit einem Handy, das nicht Ihres ist. Ihres ist schon verbunden und belügt Sie.

Vor dem ersten Los

Lassen Sie Ihre Geschichte auf dem Beamer stehen, während die Leute hereinkommen. Wenn alle sitzen, tippen Sie auf „Alle machen mit“: ein riesiger Code, und in einfachen Worten, wo Name und E-Mail-Adresse landen. Geben Sie dem Saal eine Minute — es ist viel angenehmer, jetzt alle startklar zu haben, als den ersten Bieter während Los eins mit seinem Postfach kämpfen zu sehen.

Gäste brauchen kein Konto. Sie scannen, tragen einen Namen und eine E-Mail-Adresse ein und können den ganzen Abend auf alles bieten. Mit Google oder Apple sind es zwei Tipper und gar keine E-Mail.

Den Abend leiten

Ihr ganzer Abend ist eine Liste auf Ihrem Handy: die Eröffnungsbilder, dann jedes Los, dann die Schlussbilder. Tippen Sie auf eine Karte und die große Leinwand springt dorthin. Die Karte mit dem dicken Rand ist das, worauf der Saal schaut.

Das Los, das gerade aufgerufen ist, klappt in dieser Liste auf, mit dem Gebot, der Uhr, und Verkauft und Zurückgezogen. Jedes Gebot startet die Zählung neu, der Saal bestimmt also das Tempo. Zu früh zugeschlagen? Tippen Sie auf das Los darüber und es wird wieder aufgerufen.

Jemand ohne Handy — leerer Akku, oder jemand, der das schlicht nicht auf einem kleinen Bildschirm macht — kann trotzdem bieten. Tippen Sie unter dem Los auf „Jemand im Saal bietet ohne Handy“, tragen Sie Namen und Betrag ein, und es zählt genau wie jedes andere Gebot. Auf der Leinwand steht, dass es aus dem Saal kam.

Sagen Sie jedes Mal die Losnummer laut. Der halbe Saal schaut aufs Handy und muss wissen, welche Karte er scannen soll.

Das Ende

Tippen Sie nach dem letzten Los auf „Das Ergebnis“: die Summe in riesigen Ziffern, ob das Ziel erreicht wurde, und die höchsten Lose mit den Gewinnern. Danach „Danke“, mit Ihrem Zweck darauf. Das ist das Letzte, was auf dem Beamer steht, und so gehört es sich auch — deswegen sind alle gekommen.

Abrechnen

Jeder Gewinner bekommt eine E-Mail mit dem Betrag und seiner eigenen Zahlseite. An der Ausgabe haken Sie ab, wer bezahlt und wer seine Sachen abgeholt hat, einfach vom Handy aus.

Sie bekommen pro Käufer einen Ausdruck, damit derjenige, der die Sachen herausgibt, weiß, was wohin geht.

Und dann ist Schluss

Wenn alles abgerechnet ist, können Sie die ganze Bieterliste mit einem Klick löschen. Namen und E-Mail-Adressen waren ohnehin nur für Sie sichtbar, und es gibt keinen Grund, sie zu behalten.

Nächstes Jahr ein neuer Abend heißt eine neue Auktion. Im Hintergrund verlängert sich nichts von selbst — auch kein Jahresplan.