Hybridihuutokauppa: näin annat huutaa myös kotoa

Hybridihuutokaupassa mukaan pääsevät myös ne, jotka eivät ehdi paikalle: he katsovat iltaa suoratoistona ja huutavat samoista kohteista kuin salissa istuvat vieraat. Hyvin tehtynä se laajentaa huutajajoukkoa aidosti, sillä kohde on arvokkaampi silloin, kun siitä voi kilpailla neljäkymmentä ihmistä enemmän. Huolimattomasti tehtynä syntyy toinen, onnettomampi huutokauppa, joka laahaa puoli minuuttia ensimmäisen perässä. Ero on lähes kokonaan siinä, miten käsittelet aikaa.

Mitä hybridi oikeasti vaatii

Vain kaksi asiaa. Ensin verkkohuutaminen, joka toimii kaikille samalla tavalla: jos salissa olevat vieraat huutavat puhelimillaan selaimen kautta, etätukijat käyttävät täsmälleen samaa linkkiä eikä mitään ylimääräistä tarvitse rakentaa. Toiseksi tapa saada etähuutaja tuntemaan ilta: suoratoisto, vaikka aivan yksinkertainen, jotta hän näkee kohteiden esittelyn ja kuulee laskennat.

Kaikki muu — toinen juontaja, chatin valvoja, oma luettelo kotona oleville — on vapaaehtoista, ja suurin osa siitä on tapa tehdä illasta vaikeampi kuin sen tarvitsisi olla.

Viive on koko ongelma

Lähetys ei saavu perille hetkessä. Varaudu viidestätoista neljäänkymmeneenviiteen sekuntiin viivettä, joskus enempäänkin, jos salin yhteys on ruuhkainen. Tunnelman kannalta se ei haittaa. Vasaran kannalta se on kohtalokas. Huutokaupanpitäjä sanoo toinen kerta, myyty — ja kotona katsova kuulee sen puoli minuuttia myöhemmin, jolloin hän on jo menettänyt kohteen, josta uskoi yhä huutavansa.

Tähän on kolme rehellistä ratkaisua, ja yksi niistä on valittava ennen iltaa:

1. Pidä elävä osuus vain salille. Etätukijat katsovat sitä teatterina ja huutavat hiljaisista kohteista, jotka sulkeutuvat kellon mukaan. Yksinkertaisin tapa, ja se toimii joka kerta.
2. Venytä sulkemista. Huutokaupanpitäjä pitää jokaisen elävän kohteen auki ilmoitetut kolmekymmentä sekuntia salin viimeisen huudon jälkeen nimenomaan verkkohuutoja varten, ja yksi vapaaehtoinen lukee ne ääneen. Hitaampaa, mutta aidosti kaksisuuntaista.
3. Aja kaikki kellolla. Ei vasaraa lainkaan: jokainen kohde sulkeutuu julkaistuun kellonaikaan ja lähetys on selostusta. Yhä järkevämpää illoissa, joissa iso osa väestä asuu muualla.

Se mikä ei toimi, on teeskennellä ettei viivettä ole.

Pidä lähetys yksinkertaisena

Et tarvitse kuvausryhmää. Yksi puhelin jalustalla lavan lähellä ja ilmainen palvelu riittää. Kolme käytännön asiaa ratkaisee, onko lähetystä mahdollista katsoa.

• Ääni ennen kuvaa. Etähuutaja antaa anteeksi heiluvan kuvan mutta sulkee lähetyksen minuutissa, jos puhe puuroutuu. Vie puhelin kaiuttimen lähelle tai — mieluummin — ota ääni salin miksauspöydästä. Kysy sitä silloin kun varaat salin, älä tapahtumapäivänä.
• Lähetysnopeus, ei latausnopeus. Seurantalon verkko, joka suoratoistaa elokuvia moitteetta, on usein hyvin ohut toiseen suuntaan. Testaa oikea lähetys siinä salissa ja siihen kellonaikaan, jolloin sitä käytät — tiistaiaamun testi ei todista mitään lauantaista, jona kaksisataa puhelinta liittyy samaan tukiasemaan. Epäselvässä tilanteessa lähetä mobiiliyhteydellä.
• Virta. Puolitoista tuntia suoratoistoa tyhjentää puhelimen. Laita se laturiin ja äänettömälle, tai saapuva puhelu katkaisee lähetyksen pahimmalla mahdollisella hetkellä.

Nimeä yksi vapaaehtoinen lähetysvastaavaksi. Hänen ainoa tehtävänsä on käynnistää lähetys, seurata chattia ja nostaa käsi kun jokin menee rikki. Ei huutokaupanpitäjä, ei rahastonhoitaja, ei puheenjohtaja.

Kuka etähuutaja oikeastaan on

Ennen kuin rakennat mitään, mieti kenelle lähetys tehdään. Useimmiten kyse on kolmesta ryhmästä: pois muuttaneista entisistä jäsenistä, niistä joilla on pieniä lapsia kotona, ja niistä jotka ovat sinä iltana töissä. Kaikkia kolmea yhdistää se, että he tuntevat yhdistyksen mutta eivät salia. Siksi lähetyksen tärkein tehtävä ei ole näyttää kohteita — ne näkyvät jo huutosivulla — vaan näyttää, että salissa on ihmisiä ja että ilta on käynnissä.

Tämä ohjaa myös sitä, mitä lähetykseen kannattaa laittaa. Puolen tunnin mittainen puheenjohtajan tervehdys ei pidä ketään ruudun ääressä. Kolme lyhyttä väliintuloa illan aikana pitää: yksi kun ovet aukeavat, yksi ennen elävää osuutta ja yksi kymmenen minuuttia ennen sulkeutumista. Jokainen kestää minuutin ja jokainen päättyy siihen, mihin kellonaikaan seuraava asia tapahtuu.

Kaksi asiaa, jotka testataan etukäteen

Testaa ensin lähetys niin kuin se oikeasti tapahtuu: sama sali, sama kellonaika, sama puhelin, sama verkko, kaksikymmentä minuuttia yhtäjaksoisesti. Katso sitä itse toisesta päästä ja mittaa viive kellolla. Sinun pitää tietää oma lukusi, ei keskiarvoa.

Testaa toiseksi etähuutaminen. Pyydä kahta ihmistä avaamaan huutolinkki kotonaan viikkoa aiemmin ja huutamaan parista harjoituskohteesta. Se paljastaa yleensä yhden asian, jota et itse huomannut: linkki ei auennut sähköpostiohjelman sisällä, sulkeutumisaika näkyi väärässä muodossa, tai kohdekuvaus oli kirjoitettu ihmiselle, joka seisoo kohteen vieressä.

Kutsu etähuutajat kunnolla

• Lähetä huutolinkki ja lähetyksen osoite koko jäsenistölle kaksi päivää ennen ja uudestaan tuntia ennen ovien avaamista.
• Sano suoraan, että etähuutaminen on tervetullutta ja miten se käy: avaa linkki, valitse kohde, huuda. Se joka olettaa lähetyksen olevan vain katsomista varten, myös vain katsoo.
• Julkaise sulkeutumisajat samassa viestissä ja kerro aikavyöhyke. Kanadaan muuttanut entinen jäsen tarvitsee tiedon siitä, että 21.30 on Suomen aikaa.
• Kerro etävoittajille etukäteen, miten he saavat kohteensa: lahjakortit sähköpostiin, esineet noudettaviksi tai postitse, ja kuka maksaa postikulut.

Ole realistinen lukujen suhteen. Neljänsadan yhteystiedon yhdistys näkee ehkä kahdestakymmenestä kuuteenkymmeneen ihmistä avaavan lähetyksen ja kourallisen oikeasti huutavan. Se kourallinen tuo usein kymmenestä kahteenkymmeneenviiteen prosenttia illan tuotosta, koska he ovat tyypillisesti niitä, jotka muuttivat pois mutta joita asia yhä kiinnostaa.

Huuto, joka tuli liian myöhään

Palveluklubin illallinen, kohde numero 7, viikko jäsenen mökillä. Ulkomailta katsova entinen jäsen on huutanut tasaiseen tahtiin. Sali pääsee 700 euroon, huutokaupanpitäjä laskee alas, vasara putoaa. Yhdeksäntoista sekuntia myöhemmin salin takaseinän näytölle ilmestyy 750 euron huuto. Vapaaehtoinen näkee sen ja viittoo, ja huutokaupanpitäjä — joka on jo sanonut myyty — joutuu valitsemaan kahden ihmisen välillä, jotka molemmat uskovat voittaneensa.

Siinä tilanteessa ei ole hyvää lopputulosta, vain vähiten huono: kunnioita vasaraa, soita etähuutajalle seuraavana aamuna ja tarjoa hänelle jotain muuta. Todellinen korjaus olisi tapahtunut päiviä aiemmin, kun kukaan ei päättänyt, kumpaa kolmesta sulkemistavasta ilta käyttää. Se maksaa yhden lauseen ohjeistuksessa ja estää ainoan aidosti ikävän hetken, jonka hybridi-illat tuottavat.

Sali on pääasia

Yleisin hybridivirhe on antaa lähetyksen laimentaa iltaa. Sali on ensin: energia, rytmi, elävä osuus. Lähetys vain katsoo sisään. Kaksi pientä muutosta auttaa etäkatsojaa pysymään mukana hidastamatta mitään. Anna esittelijän nimetä kohteet numerolla ja nimellä, ei sanoilla "tämä hieno juttu tässä". Ja kuuluta hiljaisen osuuden sulkeutumisajat ääneen useaan kertaan, koska etähuutaja ei näe seinäkelloa eikä lue salin kehonkieltä silloin, kun se on ryntäämässä liikkeelle.

Vielä yksi asia: jos juokseva summa on isolla näytöllä, pidä se kuvassa. Se on yksittäisistä asioista se, johon etäkatsoja reagoi voimakkaimmin, eikä kameran kääntäminen hieman vasemmalle maksa mitään.

Kun lähetys katkeaa

Se katkeaa kerran, neljäksi minuutiksi. Päätä etukäteen, ettei huutokauppa pysähdy. Huutaminen kulkee huutojärjestelmässä eikä videossa, joten katkennut lähetys on harmi eikä hätätilanne — edellyttäen ettei sulkemistapasi nojaa siihen, että ihmiset kuulevat laskennan. Jos nojaa, se on yksi peruste lisää kellolle. Anna lähetysvastaavan kirjoittaa rivi chattiin ja käynnistää lähetys uudelleen. Älä anna puheenjohtajan kuuluttaa teknisistä ongelmista lavalta salille, joka ei ollut huomannut mitään. Nopeimmat tarkistukset löytyvät apua-sivulta.

Selvitä kaikki samalla tavalla

Etävoittaja maksaa saman selvitysviestin kautta kuin salissa istuva voittaja, mieluiten samana iltana, kun ilta on vielä lämmin. Ainoa lisätyö on esineiden logistiikka: noutoiltapäivä seurantalolla seuraavalla viikolla ratkaisee suurimman osan, ja lopun osalta sovi kiinteä postimaksu etukäteen sen sijaan, että neuvottelisit paketti kerrallaan. Saman illan selvitys merkitsee etävoittajalle enemmän kuin salin vieraalle, koska hänellä ei ole kirjekuorta, pöytää eikä kassaa muistuttamassa asiasta.

Sama huutolinkki toimii salissa ja kotona, lähetys voi olla kohteiden vieressä, ja jokainen voittaja saa saman päätösviestin. Katso näin se toimii mekaniikan osalta ja järjestäjän opas illan muihin osiin. Jos teet tätä työksesi useammalle yhdistykselle, järjestäjille kootut ohjeet käyvät saman asian läpi monen tapahtuman mittakaavassa.