Hyväntekeväisyyshuutokaupan järjestäminen: opas ensikertalaiselle

Yksitoista päivää koulun huutokaupan jälkeen vanhempainyhdistyksen rahastonhoitaja avasi voittajalistan ja huomasi, että yhdeksän voittajaa ei ollut vieläkään maksanut. Ulkona oli vähän yli 1 600 euroa illalta, jonka tuotoksi oli lavalta ilmoitettu 6 400. Kaksi oli unohtanut. Yksi oli lähtenyt ennen loppua eikä tiennyt voittaneensa mitään. Loput odottivat, että joku kertoisi, miten maksetaan.

Huutokauppa itse oli sujunut hyvin. Pieleen meni se kohta, jota kukaan ei ollut suunnitellut: ne neljä minuuttia, jotka kuluvat oman nimen kuulemisen ja auton oven välissä. Pidä se mielessä, kun luet loput. Ilta on tässä urakassa se helpompi puolisko.

Kuusi viikkoa, ja mihin kukin viikko menee

Kuusi viikkoa on väljä aikataulu. Neljällä pärjää, jos lahjoittajat ovat jo entuudestaan tuttuja. Alle kolmessa viikossa myyt lippuja ja kokoat kohteita samalla viikolla, ja toinen niistä jää kesken.

• Kuusi viikkoa ennen. Päivä, sali ja yksi luku tavoitteeksi. Jaa työ kolmeen: yksi vastaa kohteista ja lahjoittajista, yksi salista ja ohjelmasta, yksi rahasta ja jälkihoidosta. Lähetä ensimmäiset lahjoituspyynnöt nyt — paikallinen yrittäjä tarvitsee pari kolme viikkoa ja yhden muistutuksen.
• Neljä viikkoa ennen. Puolet kohteista vahvistettu kirjallisesti, liput myynnissä, ohjelman runko kasassa kellonaikoineen.
• Kaksi viikkoa ennen. Kohdelista lukkoon. Kuvat otettu. Lähtöhinnat ja korotukset päätetty. Se, joka pitää mikrofonia, lukee esitysjärjestyksen ensimmäisen kerran läpi.
• Viikko ennen. Harjoittele huutaminen alusta loppuun, tulosta kaikki, sovi kuka sanoo mitä ensimmäisten kymmenen minuutin aikana ja kuka perii rahat maanantaina.

Yksi luku, sanottuna ääneen

Valitse tavoitteeksi asia, ei summa: 5 000 euroa seurantalon lattiaan, 2 800 euroa pikkubussin renkaisiin. Konkreettinen tavoite tekee jokaisesta myöhemmästä päätöksestä helpomman ja antaa salille jotain, mitä kohti työntää puoli yhdeltätoista illalla. Laita juokseva summa näkyviin. Sali antaa enemmän, kun se näkee edistymisen, ja 4 100 euroon jumittunut luku 5 000 euron tavoitteen alla nyhtää viimeiset satasetkin niiltä, jotka olivat jo lopettaneet huutamisen.

Kaksitoista–kaksikymmentä kohdetta, ei enempää

Enemmän ei ole parempi. Noin kahdenkymmenen kohteen jälkeen vieraat lakkaavat seuraamasta, mitä tarjolla on, ja keskihinnat laskevat. Neljänkymmenen kohteen huutokauppa tuottaa säännönmukaisesti vähemmän kuin sama ilta kahdeksaantoista kohteeseen karsittuna.

Tavoittele muotoa: kaksi tai kolme kärkikohdetta, kahdeksasta kahteentoista kohdetta 50–250 euron haarukassa ja muutama halpa kohde, jotta myös se, jolla ei ole kahtasataa euroa käytettävissä, saa voittaa jotain.

Lahjoituksesta kieltäytyminen kuuluu tähän työhön, ja se on helpompaa viidentenä viikkona kuin ensi vuoden ensimmäisenä. Lupaukset voittavat esineet lähes aina: ei varastoitavaa, ei kannettavaa, ja lahjoittaja antaa aikaansa eikä varastoaan. Mökkiviikonloppu, kokki kotiin yhdeksi illaksi, katon painepesu, kymmenen tunnin ajo-opetus, pilkkireissu veneellä.

Hiljainen, elävä vai molemmat

Hiljaisessa huutokaupassa kaikki kohteet ovat auki koko illan ja vieraat huutavat omaan tahtiinsa. Elävässä myydään yksi kohde kerrallaan edestä. Useimpien ensimmäisten iltojen kannattaa yhdistää nämä: hiljainen auki siitä hetkestä, kun ovet aukeavat, ja pääruoan jälkeen elävä osuus, jossa on viisi tai kuusi kärkikohdetta ja joka kestää enintään puoli tuntia. Näin se toimii -sivulta näet, miltä molemmat näyttävät vieraan puhelimessa.

Jako menee suunnilleen näin: kaikki, minkä arvo on selvä ja jonka ostaminen ei vaadi selittelyä, kuuluu hiljaiseen osuuteen. Lahjakortit, ruokakorit, palvelut, pullot. Elävään osuuteen jäävät ne kaksi tai kolme kohdetta, joista kaksi ihmistä oikeasti kilpailee, sekä se yksi, jonka takia osa väestä ylipäätään osti lipun. Jos et osaa nimetä sitä yhtä kohdetta, sinulla ei ole vielä elävää osuutta vaan pelkkä ohjelmanumero.

Lähtöhinnat ja korotusportaat

Avaa jokainen kohde suunnilleen kolmannekseen sen realistisesta arvosta ja painata arvio näkyviin viereen. Kohde, jossa ei ole yhtään huutoa, karkottaa huutajat; matala avaus ostaa sinulle ensimmäisen huudon, ja ensimmäinen huuto hoitaa värväyksen. Päätä korotukset etukäteen — viiden euron askelin sataan, kymmenen kahteensataanviiteenkymmeneen, siitä ylöspäin kahdenkymmenenviiden — jottei kukaan laske päässään baaritiskillä.

Pohjahinta on eri asia kuin lähtöhinta: se on summa, jonka alle et myy. Käytä sitä säästeliäästi ja kerro siitä avoimesti. Jos lahjoittaja hermostuu matalasta avauksesta, näytä hänelle, mihin viime vuoden vastaava kohde päätyi. Vasarahinta syntyy salissa, ei hintalapussa.

Itse ilta

Pidä huutokauppa sellaisen ohjelman sisällä, josta väki olisi nauttinut muutenkin. Ruokaa, yksi lyhyt puheenvuoro tavoitteesta, musiikki joka vaikenee kun joku puhuu. Selitä huutamisen kulku ensimmäisen kymmenen minuutin aikana rauhallisesti ja kahdesti, ja varaa kaksi vapaaehtoista, joiden ainoa tehtävä on auttaa niitä, joilta se ei suju. Yksi vapaaehtoinen kahtakymmentäviittä vierasta kohden riittää.

Sitten pidä kiinni kelloista. Elävä osuus loppuu silloin kun sanoit, vaikka se tarkoittaisi kahden kohteen jättämistä pois. Hiljaiselle huutokaupalle tulee kova sulkeutumisaika, joka kuulutetaan vähintään kolme kertaa ja lasketaan ääneen alas. Kolmannes tai puolet hiljaisen huutokaupan rahasta tulee viimeisen kymmenen minuutin aikana — mutta vain jos jokainen tietää tarkalleen, mitkä ne kymmenen minuuttia ovat.

Sali ratkaisee enemmän kuin luulet

Mene seisomaan saliin ennen kuin päätät mitään. Laske pöydät, jotka voit uhrata esillepanoon, katso mihin baarijono muodostuu, ja tarkista kuuluuko puhe takariviin ilman mikrofonia. Sadan hengen saliin mahtuu kunnolla katsottavaksi kahdestatoista kahteenkymmeneenviiteen kohdetta, neljänkymmenen hengen saliin kymmenen. Yksi näyttö edessä, jossa näkyvät nykyinen kohde, korkein huuto, jäljellä oleva aika ja juokseva summa, maksaa videotykin vuokran takaisin jo yksinään: pienessä seurantalossa juuri sitä lukua katsotaan.

Rahat kotiin saman illan aikana

Päätä ennen iltaa, miten voittajat maksavat, kerro se ensimmäisen kymmenen minuutin aikana ja lähetä maksupyynnöt ennen kuin väki ehtii parkkipaikalle. Puhelimeen tuleva maksulinkki silloin, kun ihminen seisoo vielä salissa, tuottaa aivan eri tavalla kuin tiistaina lähtevä lasku. Saman illan pyynnöllä saat tyypillisesti 80–95 prosenttia kotiin heti; ilman sitä käytät loppuihin kaksi viikkoa.

Suomalainen vieras odottaa tuttua tapaa maksaa. Käytännössä se tarkoittaa korttia tai puhelinta: MobilePay on monelle nopein, verkkopankkimaksu istuu isompiin summiin, ja käteistä kannattaa ottaa vastaan vain jos joku laskee sen erikseen ja kirjaa maksajan nimen ylös. Päätä etukäteen myös se, kuka luovuttaa kohteen ja milloin, jos voittaja ei halua kantaa sitä samana iltana autoon.

Kaksi yksityiskohtaa säästää riidoilta. Kirjaa kuka voitti mitä sitä mukaa kun se tapahtuu, älä jälkikäteen muistista. Ja sovi etukäteen, mitä tehdään jos voittaja ei pysty maksamaan: kohde menee toiseksi korkeimman huudon tehneelle hänen viimeisellä summallaan. Kun tämä sanotaan alussa, kukaan ei nolostu lopussa.

Mitä ensikertalainen tekee väärin

• Ottaa vastaan jokaisen lahjoituksen ja pyytelee sitten anteeksi puolta pöydästä.
• Ajaa arpajaiset hiljaisen huutokaupan sulkeutumisen päälle, jolloin samoja lompakoita pyydetään kahdesti kymmenessä minuutissa. Arpajaisia koskee Suomessa lisäksi oma lainsäädäntönsä, joka on eri asia kuin kohteiden huutokauppaaminen — jos harkitset arpojen myyntiä, selvitä säännöt etukäteen. Kohde ei ole arpa eikä arpa kohde.
• Antaa huutokaupan venyä kolmeen tuntiin. Puolitoista tuntia varsinaista huutamista riittää kahdellekymmenelle kohteelle.
• Jättää harjoittelematta. Pystytä koko homma viikkoa aiemmin ja huuda itseäsi vastaan kahdesta puhelimesta; se mikä hajoaa, hajoaa mieluummin tyhjässä salissa tiistaina.
• Unohtaa lahjoittajat jälkeenpäin. Kiitosviesti, jossa lukee lopullinen summa, on ensi vuoden lahjoituspyynnön ensimmäinen rivi.

Lyhyt versio

1. Kuusi viikkoa ennen: päivä, sali, tavoite, kolme roolia, ensimmäiset lahjoituspyynnöt.
2. Neljä viikkoa: puolet kohteista kasassa, liput liikkeellä.
3. Kaksi viikkoa: lista lukossa, kuvat otettu, lähtöhinnat ja korotukset päätetty.
4. Viikko: harjoittele, tulosta, sovi kuka perii rahat.
5. Ilta: selitä, huuda, sulje ajallaan, kerää rahat ennen kuin väki lähtee.
6. Maanantai: kiitä jokaista lahjoittajaa ja voittajaa, julkaise summa, kirjaa mitä muuttaisit.

Suurin osa näistä illoista on yhdistysten järjestämiä, ja yhdistyksille kootut ohjeet käyvät läpi sen, mikä muuttuu kun huutajat ovat myös jäseniäsi. Koko huutokaupan voi rakentaa ja harjoitella ennen kuin maksat mitään, joten hinnoittelu on yksi tiedossa oleva maksu eikä osuus tuotostasi. Loput löytyvät järjestäjän oppaasta: käsikirjoitukset, tarkistuslista ja maanantain viesti. Kun päivä on tiedossa, pääset alkuun saman illan aikana.