Maksut hyväntekeväisyyshuutokaupassa: rahat saman illan aikana

Kysy keneltä tahansa, joka on vetänyt muutaman hyväntekeväisyyshuutokaupan, ja hän sanoo saman asian: huutokauppa on helppo osuus. Rahan kerääminen on se kohta, jossa illat menevät pieleen. Voittaja, joka maksaa kello 22.30 aplodien lämmössä, maksaa mielellään. Sama voittaja kolmen viikon päästä on asuntolainallinen ihminen, joka katsoo maksumuistutusta tutulta koulun portilta. Koko työ on sen varmistamista, että saat ensimmäisen version.

Miksi se kolmen viikon perintä syntyy

Perinteinen ketju menee näin: voittajat kirjoitetaan paperille, sunnuntaina ne näpytellään taulukkoon, viikon aikana lähetetään laskut, ja sen jälkeen peritään. Jokainen vaihe vuotaa. Nimet kuullaan väärin, koska Virtasia on salissa kaksi perhettä ja paperissa lukee "Virtanen". Sähköpostiosoitteet kirjoitetaan hämärässä vapaaehtoisen käsissä olevalle alustalle. Laskut päätyvät roskapostiin. Ja sitten rahastonhoitaja, joka ei tähän ilmoittautunut, viettää kuukauden lähettäen kiusallisia viestejä toisille vanhemmille 45 eurosta.

Se mitä yleensä tapahtuu seuraavaksi, on viivettä pahempaa: pienet summat kirjataan tappioksi. Ystävän perääminen 45 eurosta tuntuu pahemmalta kuin summan menettäminen, joten se menetetään. Kukaan ei kirjaa päätöstä, joten kukaan ei tiedä paljonko niitä kertyi.

Mitä vuoto oikeasti maksaa

Ota tavallinen ilta: kaksikymmentäviisi kohdetta, useimmat 50 ja 400 euron väliltä, vasarahintojen summa 8 600 euroa. Jälkikäteen laskuttavat tämän kokoiset huutokaupat päätyvät säännönmukaisesti kahdeksankymmenenviiden ja yhdeksänkymmenenviiden prosentin väliin, eikä vaje ole juuri koskaan yksi iso kieltäytyminen. Se on yhdeksän pientä. Puhutaan 500–1 200 eurosta, usein enemmän kuin mitä sali tuotti niistä kahdesta pääkohteesta, joiden hankkimiseen toimikunta käytti kolme kuukautta.

Lisää siihen rahastonhoitajan aika. Paperisen voittajalistan uudelleenrakentaminen, viitteettömien tilisiirtojen täsmäyttäminen ja kolme muistutuskierrosta ovat mukavasti kahdeksasta kahteentoista tuntia palkatonta työtä, levitettynä niille viikoille, jolloin kaikki muut onnittelevat toisiaan. Juuri tästä syystä vapaaehtoiset rahastonhoitajat lopettavat.

Periaate: selvitä tilit hehkun sisällä

Ihminen on halukkaimmillaan maksamaan niinä minuutteina, jotka seuraavat voittamista. Tavoite on siis yksinkertainen: jokainen voittaja saa selkeän ja oikean maksupyynnön ennen kuin menee nukkumaan, ja mieluiten ennen kuin poistuu talosta. Kunnolla tehtynä valtaosa rahasta on tilillä vuorokaudessa, ja perintä kutistuu kuukauden muistutuksista kahteen puheluun tiistaina.

Maksuketju, jonka kaksi vapaaehtoista pyörittää

1. Kerää henkilötiedot huudon yhteydessä, ei kassalla. Kun vieraat huutavat omalta puhelimeltaan nimellään ja sähköpostillaan, voittajalista kirjoittaa itsensä. Mitään ei kuulla väärin, koska mitään ei kuulla.
2. Lähetä viestit sillä hetkellä, kun huutokauppa sulkeutuu. Yksi viesti voittajaa kohti: mitä voitit, mikä oli loppusumma, ja maksulinkki. Yksi painallus.
3. Aseta yksi vapaaehtoinen ovensuuhun voittajalista auki, luovuttamaan tavaroita ja lahjakortteja ja pystymään näyttämään kenelle tahansa hänen maksutilanteensa siinä paikassa.
4. Katso näkymä seuraavana aamuna ja tökkää vain niitä muutamaa, jotka eivät ole maksaneet, kun eilinen ilta on vielä eilinen ilta.

Kaksi ihmistä pyörittää tuon kahdensadan hengen salille. Vanha tapa tarvitsee kolme illaksi ja yhden kuukaudeksi jälkeenpäin.

Maksutavat ja se käteiskysymys

Tarjoa niitä tapoja, joita vieraasi jo käyttävät: verkkopankkimaksu, MobilePay ja maksukortti. Pidä lisäksi tavallinen tilisiirto saatavilla sitä yhtä vierasta varten, joka sitä vaatii, ja anna hänelle viitenumero, jonka sinä muodostat etkä hän itse keksi.

Päätä käteisestä ennen iltaa, ei pöydän ääressä. Kourallista suurempi määrä käteistapahtumia maksaa yhdelle vapaaehtoiselle illan laskemisessa ja yhden pankkireissun, ja se on koko ketjun ainoa osa, josta ei jää jälkeä. Useimmat järjestäjät päätyvät tähän: ei käteistä, poikkeuksena ne, joilla ei aidosti ole älypuhelinta, ja heidät hoitaa yksi nimetty ihminen kuittivihkon kanssa. Vältettävä epäonnistuminen on kassalipas, johon kolme eri apulaista on käynyt käsiksi ja jonka täsmäyttää keskiyöllä joku, joka on juonut kaksi lasillista viiniä.

Ostajan palkkio ja muut lisät

Huutokauppakamareissa vasarahinnan päälle tulee ostajan palkkio, joka on tavallisesti kymmeniä prosentteja. Talkooillassa se kannattaa jättää pois. Sali lukee sen ylimääräiseksi maksuksi eikä alan tavaksi, ja se hämärtää juuri sen luvun, jonka haluat ihmisten muistavan: vasarahinta on se, mitä maksat.

Jos jokin lisä on pakko periä, esimerkiksi toimituskulu isosta esineestä, kerro se kohdekortissa ennen huutamista eikä maksuviestissä sen jälkeen. Yllätys maksuvaiheessa on kaikkein varmin tapa saada hyväntuulinen voittaja lykkäämään maksua.

Sama koskee arvonlisäveroa. Jos yhdistyksenne on jostakin osasta toimintaansa arvonlisäverovelvollinen, sopikaa kirjanpitäjän kanssa etukäteen, miten huutokaupan tuotot käsitellään ja mitä kohdekortissa lukee. Emme ota kantaa teidän tilanteeseenne, mutta sen selvittäminen etukäteen on halvempaa kuin jälkikäteen.

Kiusalliset tilanteet, päätettyinä etukäteen

Kiistetty huuto

Joku vakuuttaa, ettei huutanut 260 euroa, tai että puoliso huusi hänen puhelimellaan vahingossa. Sopikaa etukäteen, kenellä on valtuudet perua huuto, ja asettakaa kynnys matalalle: yksi ihminen, hiljainen päätös, ei komiteaa. Peruttu 260 euroa maksaa vähemmän kuin vieras, joka kertoo neljällekymmenelle ihmiselle huutokaupan olleen sekava. Tarjoa kohdetta toiseksi korkeimmalle huutajalle sen sijaan, että mitätöisit sen kokonaan.

Yritys, joka tarvitsee laskun

Yritysvieraat eivät useinkaan voi maksaa henkilökohtaista linkkiä lainkaan: heidän taloushallintonsa tarvitsee kunnollisen laskun, jossa on yrityksen nimi, osoite ja Y-tunnus. Kysy nämä tiedot ilmoittautumisen yhteydessä jokaiselta, joka huutaa yrityksen puolesta, koska niiden perääminen jälkikäteen on täsmälleen se viive, jonka halusit välttää. Sponsoripöydät ja yritysvieraat ovat yleensä listan suurimmat huudot ja hitaimmat maksajat.

Vieras, joka ei pysty maksamaan

Joskus joku huutaa yli sen, mihin hänellä on varaa. Näin käy useimmin saleissa, joissa huutamisesta tuli pöytien välinen kilpailu. Pidä hiljainen ulospääsy valmiina: nimetty päättäjänne puhuu hänen kanssaan kahden kesken, kohde siirtyy toiseksi korkeimmalle huutajalle, eikä kukaan rahapöydän ääressä mainitse asiaa koskaan. Ihminen, joka nöyryytetään kolmensadan euron takia, ei tule takaisin, eikä tule hänen lähipiirinsäkään.

Voittaja, joka lähti yhdeksältä

Ihmiset lähtevät aikaisin. Se on ihan hyvä, jos viesti on jo lähtenyt ja kohteen voi noutaa myöhemmin, ja katastrofi, jos palkinto on kakku pöydällä ja nimi paperilapussa. Kirjaa jokaisesta fyysisestä kohteesta noutojärjestely samana iltana, kirjallisesti, samaan paikkaan maksutilanteen kanssa.

Kuitit, kirjanpito ja rahastonhoitajan maanantai

Kirjoita jokaisen kohteen arvioitu arvo luetteloon ennen iltaa, ei siksi että vieraat tarvitsisivat sitä, vaan siksi että kirjanpitonne saattaa tarvita. Arvojen jäljittäminen maaliskuussa on kurjaa työtä. Lahjoitusten ja huutokauppatulojen käsittely riippuu yhdistyksen omasta asemasta, joten sopikaa säännöt kirjanpitäjänne kanssa ennen huutokauppaa ja merkitkää arvot kirjanpitoon jo silloin. Me emme ota kantaa siihen, miten teidän tapauksessanne kuuluu menetellä.

Teittepä muuten mitä tahansa, yhden ihmisen pitää pystyä avaamaan maanantaiaamuna yksi lista ja näkemään kohteittain: voittaja, summa, maksettu vai ei, noudettu vai ei. Jos tuo tieto asuu kolmessa paikassa, se ei asu missään. Gaaloissa ja hyväntekeväisyysilloissa tämä menee useimmin pieleen, koska vieraslista on iso ja vapaaehtoiset ovat joka vuosi uusia.

Mitä järjestäjät tekevät väärin, ja miksi se tuntui järkevältä

• Maksamisesta ei sanota koko iltana mitään. Se tuntuu hienotunteiselta. Se tarkoittaa, että jokainen vieras saapuu pöydälle eri oletuksella. Yksi virke illan alussa — miten maksetaan, milloin, ja mitä tapahtuu jos lähtee aikaisin — poistaa lähes koko jonon.
• Rahastonhoitaja pannaan hoitamaan myös luovutuspöytää. Täsmäyttäminen ja lahjakorttien jakaminen yhtä aikaa takaa, että molemmat tehdään huonosti.
• Mitään ei testata. Aja yksi oikea euro oman maksulinkkisi läpi viikkoa aiemmin. Maksusivu, joka kaatuu kello 22.15, vie koko hehkun. Harjoituskierros ei maksa mitään.
• Huutokauppa ja arpajaiset niputetaan samaan kassaan. Arpa ja kohde ovat eri asioita, ja jos illassa on molempia, niiden rahat kannattaa pitää erillään jo kirjaustasolla.

Apusivuilta löytyvät palautukset, osasuoritukset ja jaetut laskut. Auctiontool.ai:ssa huuto kantaa huutajan sähköpostin ensimmäisestä painalluksesta asti ja maksuviestit lähtevät automaattisesti samana iltana; mitä työkalu maksaa, näkyy sivulla hinnat.