Näin saat paikalliset yritykset lahjoittamaan kohteita

Jokaiselta paikalliselta yritykseltä pyydetään lahjoituksia useammin kuin luulet. Kolmenkymmenentuhannen asukkaan kaupungin vilkkaalla kadulla oleva leipomo saa vuodessa kahdestakymmenestä viiteenkymmeneen pyyntöä, ja useimmat niistä ovat monistettuja kirjeitä, joissa ei ole vastaanottajan nimeä. Ne jotka sanovat sinulle kyllä, sanovat sen siksi, että pyyntösi oli henkilökohtainen, täsmällinen ja helppo hyväksyä. Siinä on koko menetelmä.

Laske, montako pyyntöä oikeasti tarvitset

Aloita luettelosta. Tavallinen ilta tarvitsee kahdestatoista kahteenkymmeneen kohdetta. Lämpimät pyynnöt, joissa pyytäjä tuntee yrityksen entuudestaan, tuottavat noin joka kolmannella kerralla. Kylmät pyynnöt tuottavat lähempänä joka viidettätoista kertaa. Pääosin lämpimillä ovilla työskentelevä toimikunta tarvitsee siis neljän tai viidenkymmenen yrityksen listan täyttääkseen kaksikymmentä kohdetta, ja katuhakemistosta työskentelevä toimikunta tarvitsee kaksisataa ja on maaliskuussa poikki.

Varaa koko kierrokselle kolmesta neljään viikkoa ja aloita kahdeksan viikkoa ennen tilaisuutta. Tiukemmalla aikataululla muistutussoitto osuu samaan viikkoon takarajan kanssa, ja se on se viikko, jolloin kaikki kuulostavat tyrkyttäviltä.

Kirjaa lämpimät ovet ennen kylmiä

Ennen kuin kukaan lähestyy tuntematonta, kirjoita ylös jokainen yritys, joka on jo kiinni yhteisössänne: peliasujen sponsori, vanhempien ja jäsenten omat yritykset, kahvila jossa joukkue istuu, tilitoimisto joka hoitaa kirjanpitonne, painotalo joka teki viime vuoden ohjelman, tukkuri joka toimittaa keittiöönne.

Jaa sitten lista niin, että jokaista yritystä lähestyy se ihminen, joka tuntee sen parhaiten. Yksi pyytäjä yritystä kohti, kirjattuna paikkaan, jonka kaikki näkevät. Se, että kaksi eri vapaaehtoista kysyy samalta yritykseltä, on kaikkein varmin tapa muuttaa todennäköinen kyllä kohteliaaksi ei-vastaukseksi, ja niin käy lähes jokaiselle toimikunnalle ensimmäisenä vuonna.

Erään jääkiekkoseuran sihteeri kävi onnistuneen illan jälkeen taulukon läpi ja huomasi, että kolmestakymmenestäyhdestä lahjoituksesta kaksikymmentäkaksi oli tullut kuuden ihmisen kautta, ja kaikki kuusi olivat kysyneet joltakulta, jonka jo tunsivat. Loput yhdeksän olivat vaatineet lähes sata kylmää yhteydenottoa. Seuraavana vuonna koko urakka rakennettiin uudestaan noiden kuuden ympärille.

Pyydä yhtä täsmällistä asiaa

Älä kysy, haluaisivatko he lahjoittaa jotain. Se antaa heille päätöksen, jolla ei ole reunoja, ja epävarma ihminen sanoo ei jättämällä vastaamatta. Kysy sen sijaan, harkitsisivatko he illallista kahdelle, hiustenleikkuuta ja väriä tai tuntia juridista neuvontaa.

Täsmällinen ehdotus ajattelee heidän puolestaan, kertoo minkä kokoinen lahja on tavallinen, ja sen voi joko hyväksyä tai korvata jollain paremmalla. Useimmille pienille paikallisyrityksille sopivin haarukka on 50–150 euron lahja; isommalle yritykselle tai jäsenen omalle firmalle 150–400 euroa. Lahjakortit ja palvelut voittavat tavaran, koska lahjakortti maksaa lahjoittajalle vain katteen, ja vain jos se käytetään, ja se tuo voittajan hänen ovestaan sisään.

Kirje

Alle kaksisataa sanaa, lähetettynä sähköpostilla tai ojennettuna paperilla. Kaikki hakasulkeissa on sinun vaihdettavaasi.

Aihe: Lahjoituspyyntö [yhdistyksen] huutokauppaan [päivämäärä]

Hei [nimi],

Kirjoitan [yhdistyksen] puolesta. [Päivämäärä] järjestämme varainkeruuhuutokaupan [paikka], noin [määrä] vieraalle, joista lähes kaikki ovat [paikkakunnalta]. Keräämme [summa] siihen, että [yksi täsmällinen ja konkreettinen tarkoitus].

Haluaisin kysyä, harkitsisiko [yritys] yhden kohteen lahjoittamista. Ajattelin [täsmällinen ehdotus], arvoltaan noin [X euroa]. Jos jokin muu sopii teille paremmin, kuulen sen mielelläni.

Jokainen lahjoittaja mainitaan painetussa luettelossa, oman kohteensa sivulla ja illan aikana näytöllä. Viikon sisällä huutokaupasta lähetän teille tiedon siitä, minkä hinnan kohteenne sai ja mikä oli illan kokonaissumma.

Jos voitte auttaa, kertoisitteko siitä [takaraja, noin kolme viikkoa ennen tilaisuutta] mennessä? Noudan lahjan teille sopivana aikana, ja tarvitsen vain valokuvan ja kaksi riviä kuvausta, jotka kirjoitan mielelläni valmiiksi teidän hyväksyttäväksenne.

Kiitos, että luit tämän.

[Nimesi], [rooli], [yhdistys], [puhelin], [sähköposti]

Miksi jokainen osa on mukana

• Konkreettinen tarkoitus. Uusi pukuhuoneen lattia, ei "toimintamme tukeminen". Ihmiset antavat asialle, jonka he voivat kuvitella.
• Vierasmäärä. Se kertoo yritykselle näkyvyyden luonteen ilman että sinun tarvitsee luvata mitään.
• Nimetty summa. Se poistaa pelon siitä, että pyydetään jotain valtavaa.
• Takaraja ja nimetty ihminen. Pyyntö ilman päivämäärää jää pöytälaatikkoon loputtomaksi ajaksi.
• Tarjous noutaa ja kirjoittaa teksti. Yritykset putoavat pois vaivan kohdalla paljon useammin kuin anteliaisuuden kohdalla.

Vie kirje käteen aina kun voit. Tiskin yli ojennettu kirje ja kaksi virkettä keskustelua päihittää saman kirjeen sähköpostina selvällä erolla, ja kahdenkymmenen kierrokseen menee yksi iltapäivä.

Mitä yritys saa vastineeksi

Pyyntö menee paremmin läpi, kun kerrot mitä yritys saa, ja kun lupaamasi on tarkkaa eikä suurta. Neljä asiaa riittää, ja ne kaikki pystyt pitämään.

• Nimi kohteen omalla sivulla. Jokainen puhelimellaan huutava vieras näkee sen, ja se on täsmällisempää näkyvyyttä kuin logo seinällä.
• Maininta painetussa luettelossa ja näytöllä sillä hetkellä, kun kohde on huudossa.
• Kuva. Ota illassa kuva lahjoittajasta kohteensa vieressä, tai jos hän ei ole paikalla, kohteen voittajasta. Lähetä se hänelle. Se päätyy usein yrityksen omiin kanaviin, mikä on lahjoittajalle arvokkaampaa kuin mikään mainospaikka, jonka voisit myydä.
• Luku. Kerro mitä kohde tuotti. Se on ainoa mittari, jota lahjoittaja pystyy vertaamaan seuraavaan pyyntöön, joka hänelle tulee.

Älä lupaa yksinoikeutta toimialalla, pysyvää mainospaikkaa äläkä puheenvuoroa, ellei sinulla ole valtuuksia luvata niitä. Pitämätön lupaus maksaa ensi vuoden lahjoituksen, ja pienellä paikkakunnalla myös sitä seuraavan.

Muistuta kerran, äläkä useammin

Useimmat myöntävät vastaukset tulevat muistutuksen jälkeen eivätkä ensimmäisen pyynnön jälkeen. Seitsemän päivän kuluttua sama ihminen poikkeaa tai soittaa ja sanoo yhden asian: ehditkö miettiä sitä huutokauppaa? Sitten hän lopettaa puhumisen. Älä toista perusteluja; ne on jo luettu.

Jos vastaus on ei, kiitä lämpimästi ja pidä yritys ensi vuoden listalla. Olosuhteet muuttuvat, ja huonolla neljänneksellä kieltäytynyt yritys antaa usein kahden vuoden päästä anteliaasti. Jos vastaus on kyllä, vahvista se kirjallisesti samana päivänä: mikä kohde, mikä sen arvo, kuka noutaa ja milloin, ja täsmälleen miten lahjoittaja mainitaan.

Kiusalliset tilanteet

• Tarjolla on jotain, jota et voi myydä. Kaksisataa logokynää tai kymmenen euron avaimenperä. Ota vastaan ystävällisesti ja käytä ne pöytälahjoina tai myyntipöydän kiinteähintaisina tuotteina kohteen sijaan. Kolmen tällaisen lahjan niputtaminen yhdeksi koriksi toimii myös.
• He haluavat enemmän kuin maininnan. Yritys, joka odottaa banneria ja puheenvuoroa, tarjoaa sponsorointia eikä lahjoitusta. Se on eri ja usein parempi keskustelu; ohjaa se sille, joka hoitaa sponsorit.
• He kysyvät kuittia tai verokohtelua. Pidä vastaus valmiina ennen kuin alat kysellä. Lahjoitusten verokohtelu riippuu yhdistyksen asemasta ja lahjoittajan omasta tilanteesta, eikä se ole meidän arvioitavissamme. Rehellinen vastaus on yleensä se, että toimitatte kirjallisen vahvistuksen lahjasta ja sen arvosta, ja heidän kirjanpitäjänsä päättää lopun.
• Luvattu tavara ei koskaan saavu. Aseta sisäinen takaraja kymmenen päivää ennen tilaisuutta. Kaikki, mitä ei ole siihen mennessä vahvistettu, putoaa luettelosta, ja siitä lähtee ystävällinen viesti, jossa kerrotaan lahjan jäävän ensi vuoteen.
• He kysyvät, voiko lahja mennä arpajaisiin. Pidä arpajaiset erillään huutokaupasta. Arpa ei ole kohde, ja arpajaisia koskevat Suomessa omat sääntönsä, joten selvitä oman tilaisuutesi tilanne etukäteen sen sijaan, että lupaisit lahjoittajalle mitään.

Sulje ympyrä viikossa

Lähetä jokaiselle lahjoittajalle tieto siitä, minkä hinnan hänen kohteensa sai, mikä oli illan kokonaissumma, ja aito kiitos. Lahjoittaja, joka saa tietää kuudenkymmenen euron lahjakorttinsa tuoneen seuralle 140 euroa, sanoo ensi vuonna kyllä nopeammin ja antaa yleensä jotain isompaa. Tämä yksi sähköposti on halvinta varainhankintaa mitä koskaan teet, eikä sitä lähetä juuri kukaan.

Kun lahjoitukset on vahvistettu, jokainen kohde saa oman sivunsa, jossa lahjoittaja on nimeltä mainittuna ja jonka jokainen puhelimellaan huutava vieras näkee. Opas sisältää esimerkkejä kohdekuvauksista ja aloitussivu vie rakentamisen läpi järjestyksessä. Jos keräätte koululle, yhdistykselle tai palveluklubille, näiden sivujen huomiot kertovat, ketkä kussakin tapauksessa yleensä sanovat kyllä.