Palveluklubin huutokauppa: mitä Rotary ja Lions tekevät oikein

Useimmat palveluklubien huutokaupat pidetään tilassa, jossa klubi jo kokoontuu. Ravintolan kabinetti, golfklubin sali, seurantalo tai koulun liikuntasali yhdeksi illaksi lainattuna. Kuudestakymmenestä sataanviiteenkymmeneen ihmistä, joista useimmat tuntevat jo toisensa, ja nelihenkinen toimikunta, joka ei ole koskaan aiemmin järjestänyt huutokauppaa.

Se on hyvä lähtöasema, ei heikko. Ette myy tuntemattomille. Lähes kaikki alla oleva seuraa tuosta yhdestä tosiasiasta.

Kohteet tulevat jäsenistöstä, eivät luettelosta

Toimikunnat, joilla on vaikeaa, aloittavat yleensä kirjoittamalla paikallisille yrityksille lahjoituspyyntöjä. Toimikunnat, joilla menee hyvin, aloittavat omasta jäsenluettelostaan. Palveluklubi on lista ihmisiä, jotka omistavat yrityksiä, pitävät vastaanottoa, omistavat veneen, osaavat kokata, opettavat tai tuntevat jonkun jäähallilta. Käy lista läpi ja kirjoita jokaisen nimen viereen se asia, jonka hän voisi antaa ja joka maksaa hänelle aikaa eikä rahaa.

Mitä takaisin tulee, on kiinnostavampaa kuin lahjakortti. Eläkkeellä oleva rakennusmestari, joka kävelee ostajan talon läpi ja kirjoittaa siitä selkokielisen raportin. Jäsen, jolla on mökki rannalla, tarjoaa neljä yötä sesongin ulkopuolella. Illallinen kahdeksalle kokattuna ostajan omassa keittiössä. Kaksi tuntia entisöidyn auton apukuskin paikalla sunnuntaiaamuna. Nämä kohteet myyvät, koska sali tuntee lahjoittajan henkilökohtaisesti. Hyvä osa huutamisesta on kiintymystä, eikä kiintymys näy missään hinnasto-oppaassa.

Vähittäiskaupan lahjakortit tekevät päinvastoin. Jokainen salissa voi tarkistaa, mitä viidenkymmenen euron lahjakortti maksaa, eikä kukaan huuda sen luvun yli. Jos otatte niitä vastaan, niputtakaa useampi yhdeksi teemakohteeksi, jotta vertailu lakkaa olemasta itsestään selvä.

Paikallisilta yrityksiltä kysyminen ei ole väärin, se on vain väärässä järjestyksessä. Kun teillä on jo kaksitoista kohdetta jäsenistöltä, pyyntö kuulostaa erilaiselta: kerrotte mitä ilta on, ketkä ovat mukana ja mihin raha menee, ettekä kysy tyhjän päälle. Kysykää lisäksi nimeltä älkääkä yleisellä kirjeellä. Yrittäjä, joka on itse klubissa tai tuntee jonkun siellä, vastaa. Osoitteettomaan pyyntöön ei vastaa kukaan.

Kolme kohdetta kantaa illan, ja teidän kannattaa tietää mitkä kolme

Kahdenkymmenen kohteen huutokaupassa raha ei jakaudu tasaisesti. Kaksi tai kolme kohdetta tekee ison osan loppusummasta, kymmenen tekee kunnioitettavia lukuja, ja loput täyttävät salin äänellä ja pienillä voitoilla. Se on normaalia, ja sen kanssa kannattaa suunnitella eikä taistella.

Valitse kantavat kohteet ajoissa. Niiden pitää olla asioita, joita useampi kuin yksi ihminen juuri siinä salissa oikeasti haluaa. Viikonloppu mökissä, josta neljä jäsentä on jo kysellyt. Paikka autossa ratapäivänä. Jotain, johon liittyy klubin oma historia. Rakenna sen jälkeen ohjelma niin, etteivät ne kolme osu samaan kymmeneen minuuttiin.

Loput luettelosta pitävät ihmiset huutamassa ja antavat niille jäsenille, jotka eivät voi käyttää nelinumeroisia summia, jotain voitettavaa. Klubi-ilta, jossa vain varakkaat saavat nostaa kätensä, on klubi-ilta joka kutistuu ensi vuonna.

Aloita matalalta, tarkoituksella

Yleisin virhe on lähtöhinta, joka on lähellä sitä, mitä toimikunta arvelee kohteen olevan arvoinen. Siitä seuraa hiljaisuus, sitten kiusallinen alennus ilmoitettuna edestä, ja lopulta yksi ainoa huuto alennettuun hintaan.

Avaa noin neljäsosaan siitä, mitä toivot saavasi. Ensimmäinen huuto tulee silloin nopeasti, ja juuri ensimmäinen huuto ratkaisee, koska se muuttaa kohteen ideasta kilpailuksi. Kun kaksi ihmistä on mukana, luku nousee itsestään. Ohjelma, lähtöhinnat ja korotukset käydään läpi vaihe vaiheelta oppaassa, ja se kannattaa lukea ennen kuin asetatte yhtään hintaa.

Sama koskee korotusta. Kahden euron korotus kahdensadan euron kohteessa tarkoittaa kolmeakymmentä huutoa ja neljää minuuttia, joiden aikana sali ehtii kyllästyä. Korotuksen kuuluu olla noin kymmenesosa siitä, mihin kohteen odotetaan päätyvän.

Huutaminen ilman paperilappuja

Vanhempi muoto on rivi paperisia huutolistoja seinustalla ja talkoolainen, joka yrittää sulkea ne järjestyksessä. Se toimii siinä mielessä, että rahaa tulee. Se tarkoittaa myös, ettei kukaan tiedä missä mennään ennen kuin listat on kerätty, ja että viimeiset viisi minuuttia ovat kaaos.

Vaihtoehto on, että jokaisessa kohteessa on koodi. Vieras osoittaa puhelimella, näkee kohteen ja huutaa. Ei asennettavaa sovellusta eikä luotavaa tiliä, millä on väliä silloin kun kolmasosa salista on yli seitsemänkymmenen. Salin edessä näytöllä näkyy nykyinen kohde, korkein huuto, laskeva kello ja kertymä suhteessa illan tavoitteeseen. Kertymä tekee hiljaista työtä koko illan: ihmiset huutavat eri tavalla, kun he näkevät kuinka kaukana tavoite on. Sivu siitä, miten se toimii käy läpi mitä näytöllä näkyy ja mitä vieras näkee puhelimessaan.

Kaksi käyttäytymissääntöä kannattaa tietää etukäteen. Viimeisillä sekunneilla tehty huuto jatkaa kohteen aikaa sen sijaan, että päättäisi sen, joten kukaan ei voita piiloutumalla kellon loppuun asti. Ja vieras voi jättää enimmäishinnan ja antaa huutojen kulkea sen rajaan asti puolestaan, mikä sopii sille jäsenelle, jonka pitää viedä joku kotiin yhdeksältä.

Puhu rahasta suoraan

Palveluklubit elävät luottamuksesta, ja nopein tapa kuluttaa sitä on epämääräisyys siitä, minne raha menee. Sano kohde heti alussa, nimeä summa johon tähtäätte, ja laita molemmat näytölle.

Mekaniikan pitää olla yhtä selvä. Voittajat saavat samana iltana viestin, jossa on summa ja maksulinkki, joka kuuluu teidän klubillenne, joten raha siirtyy vieraalta teidän tilillenne ilman että kukaan istuu välissä. Mitään ei pidätetä eikä prosentteja oteta. Se, mitä työkalu itse maksaa, on yksi maksu illasta ja lukee hinnastossa. Huutokaupan rakentaminen ja harjoittelu ei maksa mitään.

Jos klubi on pieni

Viidenkymmenen jäsenen klubi ei tarvitse eri suunnitelmaa, se tarvitsee pienemmät luvut. Kymmenen kohdetta riittää. Kaksi kantavaa kohdetta riittää. Tavoite voi olla 3 000 euroa eikä 15 000, ja se on parempi tavoite, koska se on saavutettavissa ja sen näkee näytöllä liikkuvan.

Pieni klubi voi myös kutsua väkeä ulkopuolelta: puolisot, entiset jäsenet, naapuriklubin, ne kaksi yritystä jotka ovat tukeneet teitä vuosia. Kolmekymmentä ylimääräistä ihmistä salissa muuttaa jokaisen kohteen käyrän, koska kilpailu syntyy vasta kun kaksi ihmistä haluaa samaa. Ja jos ette saa väkeä samaan iltaan, avatkaa huutaminen verkossa muutamaa päivää aiemmin ja päättäkää se illan aikana.

Karkea aikataulu

Kuusi viikkoa ennen: käy jäsenluettelo läpi ja kysy. Kysy kasvotusten tai puhelimessa. Sähköposti koko klubille tuottaa kaksi vastausta ja suuren määrän huonoa omaatuntoa.

Neljä viikkoa ennen: sulje kohdelista ja kirjoita kuvaukset. Kolme rehellistä lausetta voittaa kappaleen adjektiiveja. Sano mitä voittaja oikeasti saa, milloin hän sen saa ja kuka sen antaa.

Kaksi viikkoa ennen: rakenna huutokauppa ja pidä harjoitus kolmen jäsenen kanssa omilla puhelimilla. Pyydä yhtä huutamaan tahallaan väärin. Pyydä toista kokeilemaan viisi vuotta vanhalla laitteella. Tämä on se askel, jonka toimikunnat jättävät väliin ja jota ne sitten katuvat.

Tapahtumaviikolla: tulosta koodit isommiksi kuin tuntuu tarpeelliselta ja tarkista kuuluvuus salin perimmäisestä nurkasta eikä ovelta. Jos kenttä on huono, sano se heti alussa ja pidä yksi talkoolainen tabletin kanssa sen pöydän lähellä.

Illalla: yksi ihminen hoitaa näyttöä eikä tee mitään muuta. Se on oikea tehtävä eikä palvelus, jonka pyydät lähimpänä seisovalta.

Mitä palveluklubilla on, mitä gaalalla ei ole

Hyväntekeväisyysgaalan täytyy rakentaa tunnelma tyhjästä tunnissa. Klubin ei tarvitse. Teidän salissanne on jo sisäpiirin vitsit, puheenjohtaja, kiistat golfista ja kahdenkymmenen vuoden yhteinen työ takana. Käyttäkää se kaikki. Antakaa kohteen lahjoittajan nousta seisomaan viideksitoista sekunniksi. Antakaa puheenjohtajan huutaa jostain ja hävitä julkisesti. Lukekaa kertymä ääneen, kun se ylittää tasaluvun.

Mikään tästä ei vaadi lisää tekniikkaa. Se vaatii sen, että joku päättää etukäteen, että illalla on muoto. Siitä miten tyypillinen klubi-ilta rakennetaan, on oma palveluklubien sivunsa, ja koko illan voi rakentaa ja harjoitella ennen kuin päätätte, ajatteko sen oikeasti läpi.