Hyväntekeväisyyshuutokaupan muistilista: viikko, päivä, tunti

Viimeisellä viikolla isot päätökset on jo tehty. Jäljellä on suoritus, ja suoritus on muistilistan laji. Alla on se lista, jonka talkoovoimin pyöritetty ilta oikeasti tarvitsee, kolmessa erässä: viikko ennen, illan päivä ja viimeinen tunti. Perään vielä se, mikä menee silti pieleen, ja mitä sille tehdään.

Yksi oletus kulkee läpi koko listan. Kyseessä on tavallinen ilta, jossa on kahdestakymmenestä kahteenkymmeneenviiteen kohdetta ja sadasta kahteensataan vierasta, hiljainen luettelo auki koko illan ja kuudesta kahdeksaan kohdetta huudettuna lavalta. Skaalaa luvut oman salisi mukaan, mutta pidä järjestys.

Viikkoa ennen

• Jäädytä luettelo. Lopullinen kohdelista otsikoineen, kuvauksineen, valokuvineen, arvioituine arvoineen, lähtöhintoineen ja korotuksineen. Tämän jälkeen ei lisätä mitään. Perjantaina lisätty kohde on se kohde, jonka kortissa on väärä hinta, ja se on aina kallis kohde.
• Vahvista jokainen lahjoittaja kirjallisesti. Mikä kohde, miten hänet mainitaan ja mille päivälle. Oleta, että joka kymmenes on unohtanut koko asian. Sen haluat huomata tiistaina, et lauantai-iltapäivänä.
• Varmista tilan perusasiat. Videotykki tai televisio ja siihen sopiva johto, äänentoisto toimivalla mikrofonilla, pöytäkartta ja se, jonka useimmat ohittavat: kuuluvuus siinä salissa, jossa ilta oikeasti pidetään. Paksuseinäinen kellari ilman verkkoa muuttaa puhelinhuutokaupan paperihuutokaupaksi noin neljässä minuutissa.
• Päätä rahan kulku alusta loppuun. Miten voittajat maksavat, kuka täsmäyttää ja mille tilille raha päätyy. Jos käytätte MobilePayta tai maksulinkkiä, aja itse yksi oikea euro läpi ennen iltaa.
• Perehdytä porukka. Huutokaupanpitäjä, juontaja, kaksi huutoapulaista, yksi rahavastaava ja yksi kuvaaja. Karkeasti yksi apulainen neljääkymmentä vierasta kohti. Yksi A4 kullekin: nimet, kellonajat, tehtävät.
• Tulosta. QR-kortit kohteittain, kaksi kappaletta kutakin, koska yksi päätyy aina lautasen alle. Lisäksi pöytäkortit ja ohjelma, jossa hiljaisen osuuden päättymisaika on lihavoituna.
• Lähetä vieraille sähköposti. Ovet auki kello, miten huutaminen toimii, ota ladattu puhelin mukaan ja etäosallistumisen linkki, jos sellainen on. Kolme virkettä. Ne jotka lukevat sen, lakkaavat olemasta niitä, jotka tarvitsevat apua ilmoittautumispöydällä.
• Jos illassa on huutokaupan lisäksi arpajaiset, pidä ne kaikessa viestinnässä ja kirjanpidossa erillään huutokaupasta. Arpa ja kohde ovat eri asia, ja arpajaisia koskevat omat säännöt, joiden soveltuminen omaan tilaisuuteen kannattaa selvittää etukäteen.

Illan päivänä

• Kerää fyysiset kohteet ja aseta ne esille korttiensa kanssa. Laita ne sinne, missä ihmiset jo kulkevat: baarin viereen aina, ei sivuhuoneeseen. Ero on suuri.
• Pystytä näyttö ja aja siinä oikeaa näkymää kymmenen minuuttia. Tarkista se takarivistä ja siinä valaistuksessa, joka salissa illalla on, eli hämärämmässä kuin nyt.
• Testaa mikrofoni siitä paikasta, jossa huutokaupanpitäjä oikeasti seisoo, ei miksauspöydän luota.
• Kävele vieraan polku itse kerran läpi omalla puhelimellasi: tule sisään, etsi kohde, lue QR-koodi, huuda testikohteesta, jää alle ja lue ilmoitus. Poista sitten testihuudot.
• Ruoki vapaaehtoiset ennen ovien avaamista. Nälkäinen apulainen väsyy juuri sillä tunnilla, jolloin loppukiri tarvitsee häntä.
• Käy rahavastaavan kanssa läpi, mitä tehdään, jos voittaja haluaa maksaa vasta ensi viikolla. Vastaus päätetään nyt, ei kello 23.

Tunti ennen ovien avaamista

• Avaa hiljainen osuus, jotta ensimmäiset vieraat voivat huutaa heti lukiessaan koodin. Aikaiset huudot ovat se, mikä saa myöhemmin tulleet uskomaan, että huutokauppa elää.
• Ladattu varapuhelin ja verkon salasana apupöydälle.
• Pohjahinnat, jos niitä on, huutokaupanpitäjän muistiinpanoihin eivätkä mihinkään julkiseen.
• Sovi juontajan kanssa kaksi merkkiä: milloin lavaosuus alkaa ja milloin annetaan kymmenen minuutin varoitus ennen hiljaisen osuuden sulkeutumista.
• Nimeä yksi ihminen, joka päättää yllättävissä tilanteissa. Illalla nopea päätös voittaa hyvän päätöksen, ja komitea häviää molemmille.

Roolit yhdelle paperille

Muistilista pitää vain, jos jokainen tietää oman ruutunsa. Kirjoita roolit yhdelle A4:lle ja jaa se paperilla eikä ryhmäkeskustelussa, koska puhelin on illalla muussa käytössä.

• Huutokaupanpitäjä vetää lavaosuuden eikä tee mitään muuta koko iltana. Hänellä on kohdelista, lähtöhinnat, korotukset ja mahdolliset pohjahinnat.
• Juontaja pitää aikataulusta kiinni, sanoo kellonajat ääneen ja antaa kymmenen minuutin varoituksen ennen sulkeutumista.
• Kaksi huutoapulaista kiertää salia ja tarjoaa apua sen sijaan, että odottaisi kysymyksiä. Heillä on ladattu varapuhelin ja tabletti niitä varten, joilla ei ole omaa laitetta.
• Rahastonhoitaja hoitaa maksut eikä vastaa kohteita koskeviin kysymyksiin. Nämä kaksi tehtävää eivät mahdu samalle ihmiselle kello 22.
• Kuvaaja ottaa kuvat lahjoittajista kohteidensa vieressä. Ne kuvat ovat ensi vuoden pyyntökirjeen tärkein liite.
• Yksi päättäjä, joka ratkaisee poikkeustilanteet: poistetaanko virheellinen huuto, siirretäänkö aikataulua, luovutaanko kohteesta kokonaan.

Kuusi ihmistä riittää sadan hengen iltaan. Kahdellesadalle lisää yksi huutoapulainen ja yksi ihminen ovensuuhun luovuttamaan voitot, jotta kukaan ei jää etsimään omaa koriaan takin kanssa kädessä.

Kolme useimmin unohtuvaa asiaa

Käytännössä samat kolme asiaa jäävät tekemättä joka kerta, ja aivan pätevältä porukalta.

Adapteri. Ei johto vaan adapteri, juuri siihen koneeseen, joka illan esittää. Joku tuo läppärin, salissa on HDMI, ja neljäkymmentä minuuttia katoaa.

Ääneen sanottu päättymisaika. Ilman täsmällistä minuuttia, joka sanotaan ääneen ja painetaan ohjelmaan lihavoituna, ei synny loppukiriä, ja loppukirissä tulee iso osa illan rahasta. "Hiljainen osuus sulkeutuu kello 21.45" on arvokkaampi kuin mikään ostamasi koriste.

Tapa saada voitot kotiin. Kassit, kirjekuoret lahjakorteille ja ovensuussa lista siitä, kuka voitti mitäkin. Muuten joku vapaaehtoinen kantaa nimeämätöntä lahjakoria parkkipaikalla puoliltaöin.

Kun jokin menee silti pieleen

Pieleen menee yleensä yhdellä neljästä tavasta, ja jokaisesta selviää, jos on päättänyt etukäteen.

• Verkko kaatuu. Pidä sen hetkiset huudot näkyvissä yhdellä laitteella ja viiden kalleimman kohteen paperiset huutolomakkeet kansiossa pöydän alla. Todennäköisesti et tarvitse niitä. Ne viisi minuuttia, jotka tulostamiseen menee, ostavat juontajalle rohkeuden jatkaa.
• Videotykki kaatuu. Siirrä lavaosuus aikaisemmaksi ja aja hiljainen luettelo pelkillä puhelimilla. Kerro summat ääneen vartin välein. Ilta selviää ilman näyttöä; se ei selviä kahdestakymmenestä minuutista hiljaisuutta, kun kolme ihmistä kyykkii läppärin takana.
• Lahjoittaja perääntyy torstaina. Älä poista kohdetta hiljaa, sillä ne joille siitä kerrottiin, kysyvät sitä. Ilmoita suora vaihto tai yhdistä paikka toiseen kohteeseen, ja kerro se huutokaupanpitäjälle ennen kuin hän lukee ohjelman ääneen.
• Huutokaupanpitäjä sairastuu. Juuri tästä syystä ohje on yhdellä paperilla eikä yhden ihmisen päässä. Juontaja vetää siltä paperilta kuusi kohdetta. Lopputulos on hiomattomampi ja suunnilleen yhtä tuottoisa.

Mitä tehdään väärin, ja miksi se tuntui järkevältä

Yleisin virhe on kohteiden lisääminen myöhään. Se tuntuu anteliaalta: vanhempi tarjoaa torstaina jotain hyvää, ja kieltäytyminen tuntuu kiittämättömältä. Mutta myöhään tullut kohde ohittaa kuvauskierroksen, hinnoittelukierroksen ja tulostuskierroksen, joten se saapuu saliin hätäisellä otsikolla, arvatulla lähtöhinnalla ja ilman valokuvaa. Ja se pärjää huonosti juuri sen lahjoittajan silmien edessä, joka sen antoi.

Toinen on lavaosuuden ylibuukkaus. Kaksitoista kohdetta neljä minuuttia kappaleelta on neljäkymmentäkahdeksan minuuttia yhtäjaksoista keskittymistä salilta, joka on juuri syönyt. Kuusi tai kahdeksan on katto. Kaikki muu kuuluu hiljaiseen luetteloon, jossa kohteet kilpailevat rahasta eivätkä ajasta.

Kolmas on viiden hengen komitea, joka kaikki puoliksi vetävät iltaa. Palveluklubeissa tämä on erityisen tavallista, koska jokainen on hoitanut roolin joskus aiemmin eikä kukaan halua näyttää siltä, että ottaa ohjat. Sama pätee moneen yhdistykseen: jaa roolit niin, ettei mikrofonissa oleva ihminen ole se, joka samalla vastaa maksuja koskeviin kysymyksiin.

Illan jälkeen, lyhyesti

Ennen nukkumaanmenoa: lähetä tai ajasta maksuviestit, kiitä vapaaehtoisia ryhmäkeskustelussa ja kirjoita loppusumma ylös. Kaikki muu odottaa maanantaita, ja maanantaina kirjoita ylös ne kolme asiaa, jotka yllättivät, niin kauan kuin muistat ne. Se muistiinpano on ensi vuoden porukalle arvokkaampi kuin koko taulukko.

Moni näistä ruuduista rastittuu itsestään, kun huutaminen kulkee auctiontool.ai:ssa: QR-koodi jokaiselle kohteelle, näyttö päivittyy itse, sulkeutuminen tapahtuu minuutilleen ja maksuviestit lähtevät samana iltana. Koko käyttöönotto käydään läpi oppaassa, tavallisimmat kysymykset löytyvät apusivulta, ja harjoituskierroksen voi tehdä maksutta.