Hyväntekeväisyyshuutokaupan kymmenen yleisintä virhettä

Useimmat hyväntekeväisyyshuutokaupat eivät epäonnistu näyttävästi. Ne vuotavat: yksi hiljainen kohde tässä, yksi maksamaton lasku tuossa, sali joka ei koskaan aivan lämmennyt. Sen huomaa jälkikäteen, kun loppusumma jää selvästi alle sen, minkä sama kohdeluettelo tuotti jossain muualla. Kun iltoja on takana tarpeeksi, samat kymmenen vuotoa toistuvat. Tässä ne ovat, ja jokaisen perässä korjaus.

1. Liikaa kohteita

Neljäkymmentä kohdetta tuntuu runsaudelta ja tuottaa vähemmän kuin viisitoista. Tarkkaavaisuus ja budjetit ovat rajallisia; levitä ne ohueksi, ja jokainen kohde alisuoriutuu. Vieras, jolla on 200 euroa käytettävissä, käyttää sen joka tapauksessa, mutta neljänkymmenen kohteen yli se valuu hajanaisina pikkuhuutoina eikä yksikään kohde saa kunnon kilpailua. Korjaus: kahdestatoista kahteenkymmeneen kohdetta, loput niputettuna. Kaksi viinilahjoitusta on yksi laatikko; viisi pientä lahjakorttia on yksi kohde.

2. Lähtöhinta lähellä myymälähintaa

Sadan euron lahjakortti, joka avataan yhdeksästäkymmenestä eurosta, ei saa ensimmäistä huutoa, ja kohde jolla ei ole huutoja karkottaa huutajia: tyhjä huutolista luetaan tuomiona kohteesta. Lähtöhinta ei ole lattia, jota suojelet. Se on syötti. Korjaus: avaa noin kolmasosaan arvosta. Sadan euron kortti avataan 35 eurosta, kolme ihmistä huutaa koska 35 näyttää löydöltä, ja se sulkeutuu yli sadan, koska siinä vaiheessa kyse on kilpailusta eikä hinnasta.

3. Päättymisaikaa ei ole sanottu

Hiljainen huutokauppa, joka vain haihtuu, jää ilman loppukiriä, ja loppukirissä syntyy iso osa rahasta. Jos vieraat eivät tiedä milloin huutaminen päättyy, se joka aikoi palata kohteen seitsemän luo ei palaa. Korjaus: ilmoita yksi päättymisaika heti alussa, toista se ennen ruokailua ja näytä laskeva kello. Valkokankaalla tikittävä kello tekee enemmän työtä kuin mikään lavalta tuleva kannustus. Näin ilta etenee kertoo, miltä se käytännössä näyttää.

4. Huutokauppa on koko ilta

Kolme tuntia yhtäjaksoista myyntiä uuvuttaa minkä tahansa salin. Korjaus: rakenna hyvä ilta, jossa on ruokaa, lyhyt puhe ja musiikkia, ja anna huutokaupan kulkea sen läpi yhtenä livejaksona, jossa on korkeintaan kuusi kohdetta. Ihmiset huutavat vapaammin ruokalajien välissä lasi kädessä kuin silloin, kun heille myydään korokkeelta yhdeksättä kohdetta peräkkäin.

5. Kukaan ei kerro miten huudetaan

Vieras, joka ei ole varma miten huutaminen toimii, ratkaisee epävarmuutensa jättämällä huutamatta. Hän ei kysy, koska olettaa näyttävänsä typerältä. Korjaus: yksi näytös lavalta ensimmäisen kymmenen minuutin aikana. Joku nostaa puhelimen, skannaa kortin, tekee huudon, ja huuto ilmestyy valkokankaalle kaikkien nähden. Lisäksi kaksi talkoolaista salin puolelle, jotka kävelevät epäröivän luo eivätkä odota, että hän viittaa.

6. Tavoite jää näkymättömäksi

Sali antaa luvulle, jota se voi liikuttaa. Jos kukaan ei tiedä tavoitetta eikä juoksevaa kertymää, anteliaisuudella ei ole tulostaulua. Kehotus tukea seuraa kerää vähemmän kuin 4 000 euroa uusiin pukuhuoneisiin, koska jälkimmäisen voi saada valmiiksi ja edellistä ei. Korjaus: nimeä tavoite, näytä kertymä ja juhli välietappeja ääneen. Kun tavoitteesta puuttuu 300 euroa ja kohteita on kaksi jäljellä, sano se.

7. Epämääräiset kohdekuvaukset

Illallislahjakortti myy huonommin kuin illallinen kahdelle nimetyssä ravintolassa, juomat mukana, voimassa vuoden. Ensimmäinen versio pyytää vierasta kuvittelemaan itse. Korjaus: jokaiselle kohteelle täsmällinen otsikko, kolme riviä tekstiä, valokuva, arvio arvosta ja mahdolliset rajoitukset kirjallisena. Valokuvaa oikea esine päivänvalossa, vaikka kyseessä olisi vain kirjekuori pöydällä.

8. Lupauksia ilman toimitusehtoja

Purjehdusretki, jota ei koskaan sovittu, on syy siihen miksi lupauskohteet saavat huonon maineen: vuotta myöhemmin kukaan ei halua olla se, joka ottaa asian puheeksi. Korjaus: jokaisella kokemuskohteella on toimitusikkuna ja viimeinen käyttöpäivä, kirjattuna sekä luetteloon että maksuviestiin. Käytettävissä huhti–syyskuussa, sovitaan sähköpostitse, voimassa vuoden huutokaupasta. Merkitse muistiin kuka on velkaa mitäkin ja tarkista tilanne kuukauden päästä.

9. Rahat kerätään vasta myöhemmin

Laskutus seuraavalla viikolla tekee rahastonhoitajasta perintätoimiston ja kirjaa pienet summat hiljaisesti alas. Se neljäkymmentä euroa, jota kukaan ei jaksa periä, on neljäkymmentä euroa menetettyä, ja niitä on yleensä tusina. Korjaus: selvitä maksut samana iltana ja lähetä maksulinkit ennen kuin voittajat lähtevät kotiin. Raha, jota pyydetään hehkun kestäessä, tulee lähes aina. Raha, jota pyydetään kahden viikon päästä, ei tule.

10. Kiitoskierros jää tekemättä

Lahjoittajien kiittämättä jättäminen säästää tunnin seuraavalla viikolla ja maksaa puolet ensi vuoden kohdeluettelosta. Lahjoittaja, joka ei koskaan kuule mitä tapahtui, olettaa että meni huonosti. Korjaus: 48 tunnin sisällä kerro jokaiselle lahjoittajalle mitä hänen kohteensa tuotti, ja jokaiselle vieraalle mitä ilta sai aikaan. Yksi lause, jossa on oikea luku, voittaa sivullisen kiitoksia ilman yhtään numeroa.

Kaksi virhettä, jotka eivät maksa rahaa vaan talkoolaisia

Yksitoista ja kaksitoista, jos jaksat laskea. Kumpikaan ei näy loppusummassa, mutta molemmat näkyvät siinä, saatteko ensi vuonna väkeä mukaan.

Ensimmäinen: kaikki on yhden ihmisen päässä. Yksi rahastonhoitaja tietää lahjoittajat, lähtöhinnat, maksut ja sen, kuka lupasi tuoda kahvit. Kun hän on flunssassa huutokauppaviikolla, ilta ei kaadu, mutta kaikki menee kaksi kertaa hitaammin. Korjaus: neljä nimettyä roolia paperilla, eli näyttö ja kello, juonto, salin puoli sekä raha ja kysymykset, ja jokaisella varahenkilö.

Toinen: mitään ei kirjata ylös. Ensi vuoden toimikunta aloittaa alusta, koska kukaan ei muista, mitkä kohteet tuottivat ja mitkä jäivät myymättä. Korjaus: illan jälkeen yksi sivu muistiin. Kohteiden määrä, vasarahinnat, mikä jäi ilman huutoja, mikä kesti liian kauan. Se sivu on ensi vuoden arvokkain lahjoitus.

Kuusi viikkoa, jotka estävät suurimman osan näistä

Lähes jokainen edellä mainittu vuoto korjataan viikkoja ennen kuin ovet aukeavat. Kuusi viikkoa ennen: lyö päivä lukkoon, nimeä tavoite euroina ja ala pyytää lahjoituksia kirjallisen määräajan kanssa. Neljä viikkoa ennen: karhua ne, jotka lupasivat mutta eivät lähettäneet mitään, ja laske että noin puolet tarvitsee toisen pyynnön. Kaksi viikkoa ennen: jäädytä luettelo. Siitä eteenpäin kirjoitatte kuvauksia ja otatte kuvia, ette lisää kohteita. Viimeinen viikko on harjoitusviikko: tulostakaa koodikortit, ajakaa näyttö oikeassa salissa ja tehkää testihuuto puhelimella, joka ei ole omanne. Itse illassa ei pitäisi olla yhtään ensimmäistä kertaa. Järjestäjän oppaassa sama on kirjoitettu viikko viikolta.

Mistä illan aikana tietää, että homma toimii

Kaksikymmentä minuuttia huutamisen avaamisen jälkeen useimmilla kohteilla pitäisi olla ensimmäinen huuto. Jos ei ole, lähtöhinnat ovat liian korkeat ja ne kannattaa laskea heti eikä jäädä toivomaan. Puolivälissä kertymän pitäisi olla jossain lähellä puolta tavoitteesta. Summat nousevat jyrkästi lopussa, joten hieman jäljessä oleminen puolivälissä on normaalia; neljännes ei ole.

Ja kuuntele. Sali, joka huutaa, kuulostaa erilaiselta: ihmiset kävelevät kohdepöydille, nostavat puhelimia ja nauravat toistensa huudoille. Sali, joka ei huuda, on kohtelias ja hiljainen, ja se hiljaisuus on helppo tulkita väärin arvokkuudeksi.

Jos homma reistailee jo puoli yhdeksältä

Sano se ääneen. Useimmat illan puolivälin ongelmat paranevat yhdellä rehellisellä lauseella lavalta: kohteilla neljä, yhdeksän ja yksitoista ei ole vielä yhtään huutoa, joten pudotamme niiden lähtöhinnat nyt. Talkoolaiset kärsivät yleensä hiljaa, koska ääneen sanominen tuntuu epäonnistumisen myöntämiseltä. Mutta sali ei tiedä, että jokin on vialla. Sano luku, tee pyynnöstä täsmällinen ja anna salin päättää.

Kaikkien kymmenen takana oleva kaava

Jokainen näistä vuodoista syntyy siitä, että huutokauppaa kohdellaan tavaran myyntinä eikä tarkkaavaisuuden iltana. Vieraat huutavat, kun he ymmärtävät pelin, näkevät tilanteen, tuntevat määräajan ja maksavat hehkun kestäessä. Saa nuo neljä kohdalleen, ja vaatimaton kohdeluettelo pienessä salissa päihittää komean luettelon, joka on hoidettu huolimattomasti.

Osa korjauksista tulee valmiina, kun huutaminen pyörii verkossa: koodilla huutaminen ilman sovellusta, kertymä valkokankaalla, pakotettu loppukello ja saman illan maksuviestit. Hinta on kiinteä eikä osuus keräämästänne summasta, ja yhdistyksille on oma sivunsa siitä, miltä ilta näyttää tavallisessa seurantalossa.