Koulun varainkeruuhuutokauppa: vanhempainyhdistyksen opas

Koulun huutokaupalla on epäreilu etu jokaiseen muuhun varainkeruuseen nähden: koulu itse voi tehdä kohteita, joita ei saa rahalla mistään muualta, ja sali on täynnä ihmisiä, jotka rakastavat samoja lapsia. Hyvin hoidettuna yksi ilta rahoittaa sen, mihin munkkien ja sämpylöiden myynnillä menisi vuosia.

Se on myös se varainkeruun muoto, johon liittyy eniten tunteita, ja se on tämän oppaan toinen puolisko. Alla on vanhempainyhdistyksen pelikirja: kohteet, luokkataide, herkkyydet ja aikataulu, joka kestää talkootyössä.

Kohteet, joita vain koulu voi tarjota

• Luokkataideprojektit. Jokainen luokka tekee yhden yhteisen teoksen: kämmenenjälkiä kankaalle, mosaiikin, valokuvakollaasin. Vanhemmat huutavat oman lapsensa luokan teoksesta, ja näistä tulee säännönmukaisesti illan tunnehuippu.
• Opettajien ja rehtorin elämykset. Rehtori pesee autosi. Lounas suosikkiopettajan kanssa neljälle lapselle. Talonmiehen kierros katolla. Ei maksa mitään, myy erinomaisesti, ja henkilökunta yleensä nauttii siitä, kunhan kysytään kauniisti ja jokainen saa määritellä oman tarjouksensa itse.
• Eturivin etuoikeudet: varatut paikat kevätjuhlassa, ensimmäinen valinta seuraavan vanhempainillan ajoista, portin vieressä oleva parkkiruutu koko lukukaudeksi.
• Päivä jonain: apulaistalonmiehenä, kirjaston apurina, liikunnanopettajan apulaisena. Lapset rakastavat näitä, ja vanhemmat huutavat sen mukaisesti.

Täydennä luetteloa tavallisilla lähiyhteisön kohteilla: ravintolan lahjakortti, vanhempien ammattitaito, mökkiviikonloppu. Tavoite on kaikkiaan kahdestatoista kahteenkymmeneen kohdetta. Ole varovainen vanhempien kaapeista tulevien tavaralahjoitusten kanssa. Rivi myymättä jäänyttä kirpputoritavaraa saa luettelon näyttämään ohuelta, vaikka oikeat kohteet olisivat vahvoja. Ne kuuluvat sivupöydälle kiinteään hintaan, eivät ohjelmaan.

Luokkataide kuntoon ajoissa

Luokkataide on se osa, joka menee useimmin pieleen, ja se menee pieleen viikkoja ennen iltaa. Anna jokaiselle luokalle sama toimeksianto: yksi teos, yksi koko, valmis tiettynä päivänä. Kehystetty kangas, noin 50 × 70 senttiä, on järkevä oletus: se mahtuu kotona seinälle ja valokuvautuu hyvin. Pyydä yhtä vanhempaa luokkaa kohden ottamaan vastuu, älä opettajaa, jolla on jo tarpeeksi tekemistä.

Valokuvaa jokainen teos päivänvalossa yksiväristä seinää vasten kaksi viikkoa etukäteen, jotta luettelo on valmis eikä mikään ole kiinni hämärässä salissa seitsemältä otetusta kuvasta. Päättäkää etukäteen myös se, mitä tapahtuu, jos teos ei mene kaupaksi: se palaa luokan seinälle. Se on hyvä lopputulos, ja se kannattaa sanoa ääneen.

Herkkyydet, jotka kannattaa hoitaa etukäteen

Koulussa on dynamiikkaa, jota muissa tiloissa ei ole. Pieni huolellisuus estää sen muuttumasta ongelmaksi.

• Luokkataiteesta ei saa tulla luokkien välinen kulutuskilpailu. Ilmoita taidekohteiden yhteissumma, kiitä kaikkia luokkia yhdessä ja harkitse maltillista kattoa tai kiinteää muotoa.
• Kaikki perheet eivät voi huutaa. Pidä sisäänpääsy halpana tai ilmaisena ja ota mukaan useita kohteita alle 25 euron. Sano lavalta, että paikalla oleminen merkitsee enemmän kuin huutaminen.
• Jos harkitsette arpajaisia illan rinnalle, selvittäkää säännöt ensin. Arpajaisiin sovelletaan Suomessa arpajaislakia ja niihin liittyy lupakysymyksiä, eikä arpa ole sama asia kuin huutokaupan kohde. Tämä juttu ei ole oikeudellinen neuvo, joten kysykää viranomaiselta etukäteen.
• Hyväksytä opettajakohteet rehtorilla ensin, ja anna jokaisen työntekijän ilmoittautua itse sen sijaan, että hänet ilmoitetaan.
• Ole avoin tavoitteesta. Uudet kiipeilytelineet ja 4 000 euroa on huutamisen arvoinen tavoite. Koulun rahasto ei ole.

Mistä väki ja liput tulevat

Koulun huutokaupan yleisö on jo olemassa, mutta se ei tule paikalle itsestään. Viesti kulkee luokkien omissa kanavissa paremmin kuin koulun virallisessa tiedotteessa, joten pyydä joka luokasta yksi vanhempi, joka lähettää saman tekstin omaan ryhmäänsä. Yksi lause, yksi päivämäärä, yksi linkki.

Kiinnitä ilta johonkin, mikä jo tuo väkeä paikalle: kevätjuhlaan, joulukonserttiin tai luokkien näyttelyiltaan. Erillinen huutokauppailta vaatii oman syynsä tulla, kun taas olemassa olevan tapahtuman perään laitettu huutokauppa saa yleisönsä ilmaiseksi. Kerro myös isovanhemmille erikseen. He eivät ole luokkien viestiryhmissä, he ostavat mielellään lapsenlapsensa luokan teoksen, ja moni heistä huutaa mieluummin etukäteen verkossa kuin täydessä salissa.

Realistinen aikataulu talkoolaisille

Kuusi viikkoa ennen: päivä lukkoon, tavoite kirjattuna euroina, luokat aloittavat taideprojektit. Neljä viikkoa ennen: kirjeet paikallisille yrityksille ja pyyntö vanhemmille, mukana lomake ja määräaika. Kaksi viikkoa ennen: luettelo jäädytetään ja lippuja työnnetään kunnolla luokkien viestikanavissa. Viimeinen viikko: koodikortit tulostetaan, näyttö ja maksut testataan, juontaja perehdytetään.

Kouluillat kulkevat tiukalla kellolla, koska lapset pitää hakea. Suunnitelkaa huutokauppa kahteen tuntiin: hiljaista huutamista tarjoilun ja ruokailun ajan, yksi lyhyt livejakso taiteelle ja pääkohteelle, sulkeminen, ja kotiin puoli kymmeneltä. Näin ilta etenee näyttää, miten hiljainen jakso ja livejakso sopivat yhteen.

Kaksi asiaa lipsuu luotettavasti. Luvatut lahjoitukset tulevat myöhässä, joten lähetä muistutus jo kolmen viikon kohdalla äläkä jää katsomaan; laske, että noin puolet tarvitsee toisen pyynnön. Ja sali ei ole koskaan vapaana silloin, kun haluaisitte testata näytön, joten varatkaa siihen tunti aiemmin viikolla eikä samana päivänä.

Kuka tekee mitä illalla

Neljä roolia, ja nimet kannattaa kirjoittaa paperille. Yksi hoitaa näyttöä ja kelloa, istuu koko illan läppärin vieressä eikä tee mitään muuta. Yksi juontaa: tervetulosanat, näytös siitä miten huudetaan, livejakso ja loppulaskenta. Kaksi työskentelee salin puolella, ja heidän ainoa tehtävänsä on kävellä sen luo, joka seisoo kohteen edessä huutamatta, ja tarjoutua näyttämään miten se tehdään. Yksi hoitaa rahan ja kysymykset illan jälkeen.

Kerro isovanhemmille ja muille, jotka eivät aio huutaa, että pelkkä katsominen on täysin sallittua. Sali, jossa kaksikymmentä ihmistä tekee suurimman osan huudoista, on aivan normaali, ja ne kaksikymmentä huutavat kovempaa, kun muut katsovat.

Mistä tietää, että ilta menee hyvin

Puoli tuntia huutamisen avaamisen jälkeen kierrä pöydät kerran. Useimmilla kohteilla pitäisi olla ensimmäinen huuto, ja luokkataiteella useita. Jos taide on hiljaista, lähtöhinnat ovat liian korkeat salille, joka on jo maksanut liput ja tarjoilun. Laske niitä ja sano se ääneen.

Katso myös, missä ihmiset seisovat. Jos väki on kahviossa eikä kohteiden luona, siirrä kohteet kahvion viereen. Selvin merkki siitä, että ilta toimii, on ääni: yhtä luokkaa kiusoitellaan sen omasta maalauksesta.

Neljä kohdetta, jotka kannattaa jättää pois

• Mikään, mikä asettaa lapset paremmuusjärjestykseen. Kohde, jossa yksi lapsi saa rahalla jotain näkyvää muiden edessä, muistetaan väärästä syystä vielä ensi lukuvuonna.
• Opettajan aika oppitunnin kustannuksella. Kaikki opettajakohteet kuuluvat koulupäivän ulkopuolelle tai selvästi ylimääräiseen aikaan, ja rehtorin pitää hyväksyä ne etukäteen.
• Yrityslahjoitus, joka on oikeasti mainos. Jos vastineeksi pyydetään logoa joka paikkaan, kyseessä on sponsorisopimus eikä kohde. Sopikaa siitä erikseen ja kirjallisesti.
• Kohde, jonka toimittaminen jää vanhempainyhdistyksen vastuulle. Jos kukaan ei tiedä, kuka järjestää sen luvatun retken, se jää järjestämättä ja seuraava kysymys tulee toukokuussa.

Rahasta

Kerää maksut samana iltana maksulinkillä sen sijaan, että lupaatte laskuja. Vanhempien perääminen toisilta vanhemmilta on vähiten hauska tehtävä missään yhdistyksessä. Julkaise tulos muutaman päivän sisällä: summa, mitä sillä hankitaan, ja kuvia. Vanhemmat, jotka näkevät kiipeilytelineen ilmestyvän, täyttävät salin ensi vuonnakin.

Sano samassa tiedotteessa, kuka päättää rahan käytöstä ja mihin. Kiipeilytelineisiin kerätty raha, joka päätyy hiljaisesti yleiseen kassaan, maksaa vanhempainyhdistykselle vuoden luottamuksen yhdellä lauseella.

Kirjaa myös se, mitä kohteet tuottivat. Yksi taulukko, jossa on kohde, lähtöhinta ja vasarahinta, kertoo ensi vuoden toimikunnalle enemmän kuin mikään muistio. Se näyttää, mitkä opettajakohteet toimivat, mihin luokkataide asettui ja mikä jäi ilman ainuttakaan huutoa.

Moni vanhempainyhdistys ajaa huutamisen verkossa: vanhemmat huutavat puhelimillaan koodin kautta, isovanhemmat pääsevät mukaan kotoa suoratoistolinkin avulla ja maksuviestit lähtevät samana iltana. Hinta on kiinteä eikä osuus kerätystä summasta, joten kiipeilytelinerahastosta ei leikata mitään, ja järjestäjän opas käy loput läpi vaihe vaiheelta.