Kuinka kauan hyväntekeväisyyshuutokaupan kannattaa kestää?

Lyhyempi kuin luulet. Se on rehellinen vastaus, ja juuri sitä useimmat toimikunnat vastustavat: kohteiden kokoamiseen meni kuukausia, ja tuntuu tuhlaukselta myydä ne nopeasti.

Huutokauppa ei kuitenkaan ole konsertti. Kukaan ei tule seurantalolle toivoen, että ilta venyisi. Raha kertyy melko lyhyessä ikkunassa, jonka ajan sali kuuntelee, ja kaikki sen ikkunan jälkeen maksaa enemmän kuin tuottaa.

Lyhyt vastaus

Nyrkkisääntö: varaa itse huutamiselle noin 45–75 minuuttia. Se on jakso, jonka aikana kohteita huudetaan, hinnat liikkuvat ja väki katsoo valkokangasta. Kolmen tai kolmen ja puolen tunnin illassa tuo jakso on pienin osa.

Jos et pidä huutokauppaa yhdessä salissa vaan verkossa useamman päivän yli, tavallinen jakso on viidestä kymmeneen päivään ja päättyminen sunnuntai-iltana. Pidemmässä jaksossa keskiviikko ja torstai ovat kuollutta ilmaa; työviikkoa lyhyemmässä puolet kutsutuista ei ehdi mukaan.

Loppu tästä jutusta kertoo, miten nuo minuutit kannattaa käyttää.

Miksi pitkä huutokauppa tuottaa vähemmän

Salin tarkkaavaisuus ei putoa jyrkänteeltä, se vuotaa. Kohteen kaksitoista tai kolmetoista kohdalla ihmiset alkavat jutella vieruskaverinsa kanssa. Kohteen kahdeksantoista kohdalla he siirtyvät kahvipöydän luo. Kohteessa kaksikymmentäviisi jäljellä ovat ne neljä, jotka tulivat nimenomaan sen yhden kohteen takia.

Mitattava versio samasta ilmiöstä: pitkässä huutokaupassa jälkimmäinen puolisko tuottaa lähes aina kohdetta kohden vähemmän kuin ensimmäinen, vaikka kohteet olisivat keskenään verrannollisia. Sali ei ole päättänyt, että ne kohteet ovat huonompia. Se on lakannut kuuntelemasta.

Käytännön kysymys ei siis ole se, kuinka kauan jaksatte jatkaa, vaan se, kuinka monta kohdetta ehditte myydä, kun kaikki ovat vielä salissa. Useimmissa saleissa vastaus on kahdestatoista kahteenkymmeneenviiteen kohteeseen. Ei neljäkymmentä. Jos lahjoituksia on kertynyt neljäkymmentä, myy kaksikymmentä ja laita loput sivupöydälle kiinteään hintaan tai säästä ensi vuodeksi.

Sama pätee kohteiden laatuun. Kaksikymmentä kohdetta, joista jokaisella on kunnollinen kuvaus ja realistinen lähtöhinta, tuottaa enemmän kuin neljäkymmentä kohdetta, joista puolet on lahjoitettu hyvästä tahdosta mutta ilman että kukaan oikeasti haluaa niitä. Myymätön kohde ei ole vain nolla euroa: se on kaksi minuuttia hiljaisuutta, joka jäähdyttää salin seuraavaa kohdetta varten.

Kuinka paljon aikaa yksi kohde tarvitsee

Ei yhtä paljon. Jos annat jokaiselle kohteelle puolitoista minuuttia, olet rakentanut koneen, joka on liian hidas pienille kohteille ja aivan liian nopea suurille.

• Pienet kohteet, alle 50 euroa: 30–60 sekuntia riittää. Kaksi huutoa ja vasara putoaa.
• Keskikokoiset kohteet, 50–400 euroa: puolestatoista kahteen minuuttiin, eli neljä tai viisi kierrosta korotuksia.
• Ne kaksi tai kolme kohdetta, joiden varaan ilta on rakennettu: kolmesta viiteen minuuttiin, ja anna niiden venyä, jos hinta yhä liikkuu.

Aika-arvio riippuu myös siitä, miten lähtöhinta ja korotus on asetettu. Liian matala lähtöhinta ja liian pieni korotus tarkoittavat, että kohde nousee kahdestakymmenestä eurosta sataankahdeksaankymmeneen kahdenkymmenen huudon kautta. Se vie kolme minuuttia. Sama kohde lähtee liikkeelle sadasta eurosta kahdenkymmenen euron korotuksin: neljä huutoa, sama vasarahinta, kaksi minuuttia säästössä. Kun aikataulu tuntuu tiukalta, korjaa ensin korotus, älä kohteiden määrää.

Vakava huutaminen on hidasta. Suurten huutokauppakamarien ennätyskaupoissa yksi kohde vie viisitoista tai kaksikymmentä minuuttia, koska kaksi ihmistä miettii jokaisen korotuksen välissä. Sinun pääkohteesi ei tarvitse kahtakymmentä minuuttia, mutta se tarvitsee enemmän kuin sen kuusikymmentä sekuntia, jonka olet aikatauluun kirjoittanut. Jos kohde saa yhä uusia huutoja, älä lyö sitä kiinni siksi, että aikataulu käskee. Kun kohteet sulkeutuvat ajastimella, anna kellon jatkua, kun viime hetken huuto tulee — näin ilta käytännössä etenee näyttää, miltä se valkokankaalla näyttää.

Mihin ilta oikeasti kuluu

Runko, joka kestää sadan hengen salissa ja noin kahdeksassatoista kohteessa:

1. 19.00 Ovet auki. Tarjoilua, kohteet pöydillä, koodi jokaisen vieressä. Väki kiertelee ja katsoo. Tämä tunti tekee oikeaa työtä: silloin päätetään, mistä illalla huudetaan.
2. 19.45 Tervetuliaissanat, kaksi minuuttia, ei enempää. Kerro mihin raha menee ja sano tavoitesumma ääneen.
3. 19.50 Myy yksi halpa kohde näytöksi, jotta kaikki oppivat huutamisen silloin, kun mikään ei ole pelissä.
4. 20.00 Ensimmäinen erä, kahdeksan kohdetta, noin 35 minuuttia. Laita vahvin kohteesi kolmanneksi tai neljänneksi.
5. 20.35 Ruoka. Puoli tuntia. Jätä kaksi tai kolme kohdetta auki valkokankaalle, jotta summa liikkuu tauonkin ajan.
6. 21.05 Toinen erä, kymmenen kohdetta, noin 40 minuuttia. Päätä siihen kohteeseen, jonka kuka tahansa voi voittaa.
7. 21.50 Lue loppusumma ääneen. Sitten lopeta.

Se on kolme tuntia ovista loppusummaan, ja sisällä noin 75 minuuttia varsinaista myyntiä. Kahvio saa olla auki sen jälkeen; huutokaupan ei pidä olla. Järjestäjän oppaassa on sama runko niin, että jokaisella rivillä on talkoolainen ja tehtävä.

Jos huutokauppa kestää useita päiviä

Kaikki yhdistykset eivät saa väkeä samaan saliin, tai haluavat huutamisen alkavan jo ennen itse iltaa. Kumpikin toimii, kahdella ehdolla.

Ensimmäinen: valitse päättymisaika ja toista se joka viestissä. Viidestä kymmeneen päivään on tavallinen ikkuna. Avaa keskiviikkona, sulje sunnuntai-iltana kahdeksan tai yhdeksän maissa, kun ihmiset ovat kotona puhelin kädessä. Älä sulje keskiyöllä; ne, joiden eniten haluat huutavan, nukkuvat silloin.

Toinen: hyväksy, että keskellä ei tapahdu juuri mitään. Odota purskahdusta ensimmäisenä päivänä, lähes hiljaisuutta suurimman osan viikkoa ja valtaosaa rahasta kahden viimeisen tunnin aikana. Suunnittele muistutukset sen mukaan sen sijaan, että taistelisit sitä vastaan: yksi avautuessa, yksi puolivälissä, yksi kaksi tuntia ennen sulkeutumista. Yhdistykset ajavat usein molempia rinnakkain: muutama päivä verkkohuutoja, jotka syöttävät illan livejaksoon.

Kolmas asia, jota kannattaa miettiä etukäteen: verkkohuutokauppa ei vaadi salia, mutta se vaatii jonkun, joka vastaa viesteihin. Kysymykset kohteista tulevat iltaisin, ja lahjoittaja odottaa vastausta samana päivänä. Sopikaa etukäteen, kuka niihin vastaa, jottei rahastonhoitaja huomaa perjantaina, että kolme kysymystä on roikkunut vastaamatta koko viikon.

Kolme aikataulua, jotka eivät toimi

Nämä kolme toistuvat vuodesta toiseen, ja jokainen niistä maksaa rahaa:

• Huutokauppa vasta ruokailun jälkeen kello 22. Sali on täynnä, mutta lapsiperheet ovat lähteneet ja loput ovat väsyneitä. Korotukset pienenevät heti, kun kello menee yli kymmenen.
• Puheet ennen ensimmäistä kohdetta. Kolme puhujaa, kaksikymmentä minuuttia, ja sali on käyttänyt keskittymisensä ennen kuin yksikään vasarahinta on syntynyt. Yksi puhe, kaksi minuuttia, ja loput kiitokset illan loppuun.
• Avoin päättymisaika. Se, että huudatte niin kauan kuin kohteita riittää, tarkoittaa ettei kukaan tiedä milloin pitää tehdä päätös. Kova kellonaika saa ihmiset huutamaan; epämääräinen loppu saa heidät odottamaan.

Jos jokin näistä kuulostaa tutulta, korjaus löytyy yleensä aikataulusta eikä kohteista.

Viimeiset kaksikymmentä minuuttia

Tämä osa kannattaa suojella. Rakensitpa illan miten tahansa, loppusuoralla pitää olla kolme asiaa: kohde, jonka moni voi voittaa, koko salille näkyvä juokseva loppusumma ja joku, joka sanoo luvun ääneen lopuksi.

Summa on syy jäädä. Jos valkokangas kertoo, että tavoitteesta puuttuu tuhat euroa ja kohteita on kaksi jäljellä, joku salissa kuroo eron umpeen. Jos kukaan ei tiedä, missä mennään, kukaan ei tee mitään. Tämä on ainoa etu, joka hyväntekeväisyysillalla on ammattilaisten huutokauppakamariin nähden, ja se toimii vain jos näytät sen.

Lähetä maksulinkit samana iltana, kun väki on vielä talossa ja vielä tyytyväinen itseensä. Tiistaina saapuva viesti maksetaan perjantaina — tai ei koskaan.

Kaksi asiaa ennen kuin lyöt aikataulun lukkoon

Kellota yksi täysi läpimeno sekuntikellolla. Ei päässä, vaan ääneen, lukien kohteet niin kuin aiot ne lukea. Useimmat toimikunnat huomaavat, että heidän kahdeksantoista kohdettaan vievät viisikymmentä minuuttia eikä kahtakymmentä, tai päinvastoin.

Tee se sitten kunnolla, oikeilla kohteilla ja kahdella puhelimella, jotka huutavat toisiaan vastaan. Harjoitus kertoo asioita, joita taulukko ei kerro. Koko illan rakentaminen ja testaaminen ei maksa mitään ennen kuin avaat oikean huutamisen, ja hinnoittelu kannattaa katsoa samalla, jotta rahastonhoitaja tietää etukäteen, mitä ilta maksaa.