Mitä huutokauppaohjelmisto maksaa yhdistykselle?

Huutokauppaohjelmistojen hinnoittelu tulee kolmessa perusmuodossa, eikä ilmoitettu hinta kerro juuri koskaan sitä, mitä ilta lopulta maksaa. Vertailu kannattaa tehdä kerran kunnolla, koska mallien ero ei ole muutama prosentti sinne tai tänne. Se on ero kustannuksen, jonka voi kirjoittaa talousarvioon, ja kustannuksen välillä, joka kasvaa oman onnistumisesi mukana.

Malli 1: osuus siitä mitä keräät

Moni palvelu ottaa osuuden huutokaupan tuotosta. Myyntipuhe on houkutteleva: mitään ei makseta etukäteen, ja maksat vasta kun onnistut. Koukku on laskuopissa. Ota ilta, joka tuottaa 10 000 euroa. Neljän prosentin maksulla se on 400 euroa. Onnistu kaksi kertaa paremmin, ja olet velkaa 800. Vapaaehtoiset, jotka jahtasivat lahjoittajia kaksi viikkoa, huutokaupanpitäjä joka nosti viimeisen kohteen 300 eurosta 450:een, ja vieras joka huusi yhden portaan korkeammalle koska asia liikutti häntä — jokainen heistä juuri kasvatti laskua. Prosenttiosuus tulee tavallisesti maksuliikenteen kulujen päälle, jotka laskutetaan erikseen.

Mallissa ei ole mitään epärehellistä, ja ensimmäiselle, pienelle ja aidosti epävarmalle tapahtumalle se voi olla pöydän halvin vaihtoehto. Se muuttuu kalliiksi täsmälleen sillä hetkellä, kun ilta onnistuu — eli sinä iltana, jota toivoit.

Malli 2: vieraalta pyydetty vapaaehtoinen lisä

Osa palveluista on järjestäjälle ilmainen ja pyytää sen sijaan voittajaa lisäämään maksuvaiheessa vapaaehtoisen summan palvelun hyväksi, usein niin että jokin prosentti on valmiiksi valittuna. Yhdistyksesi ei maksa suoraan mitään. Vieraasi maksavat.

Onko se hyväksyttävää, ratkeaa sinun salissasi eikä kenenkään muun. Palveluklubin illallisella tuttu tukijajoukko lukee valmiiksi rastitetun lisän eri tavalla kuin koulun kevätjuhlan vanhemmat, jotka maksavat 35 euroa luokan yhteisestä taideteoksesta. Ennen kuin allekirjoitat mitään, tee itse yksi oikea maksu puhelimella läpi ja katso se näkymä, jonka vieraasi näkee: onko lisä valmiiksi valittu, mikä on oletusprosentti ja kuinka monta napautusta sen nollaaminen vaatii. Jos et haluaisi seistä vieraan vieressä hänen lukiessaan sitä ruutua, sinulla on vastaus.

Malli 3: kiinteä maksu

Kolmas malli on kiinteä hinta tapahtumaa tai vuotta kohden riippumatta siitä, mitä keräät. Markkinan haarukka on leveä: toisessa päässä vaatimaton kertamaksu, joka on suunnattu vapaaehtoisvoimin vedettäville illoille, toisessa täyden palvelun gaala-alustat, joihin kuuluu henkilökuntaa, huutolaitteita ja oma yhteyshenkilö. Etu on ennustettavuus. Tiedät luvun ennen iltaa, rahastonhoitaja voi budjetoida sen, eikä loistava tulos maksa senttiäkään ylimääräistä.

Riski kulkee toiseen suuntaan. Kiinteä maksu on isompi osuus pienestä summasta, joten testaa sitä realistista tavoitetta vastaan äläkä toiveikasta. Jos tapahtumasi on 900 euron arpajais- ja kahvitilaisuus, mikä tahansa tapahtumakohtainen ohjelmistomaksu on merkittävä osa potista, ja rehellinen vastaus voi olla taulukkolaskenta ja kynä.

Kulut, jotka eivät näy otsikkohinnassa

• Maksuliikenne. Kortti- ja verkkomaksujen kulut, tyypillisesti pieni prosentti plus muutama sentti tapahtumaa kohden, laskuttaa maksunvälittäjä jokaisessa mallissa. Kysy suoraan, sisältyvätkö ne hintaan ja kuka ne kantaa.
• Huutaja- tai laitekohtaiset maksut. Osa hinnoittelusta skaalautuu rekisteröityneiden huutajien määrän mukaan tai vuokrattujen laitteiden mukaan, jotka pitää vielä kerätä ovella takaisin.
• Pakolliset lisäosat. Lipunmyyntimoduuli, tukipaketti, laitevuokra. Matala perushinta plus kolme pakollista lisää ei ole matala hinta.
• Käyttöönottomaksu, joka laskutetaan kerran ja jonka ohittaa tarjouksesta helposti.
• Oma aikasi. Järjestelmä, joka vaatii koulutetun käyttäjän kannettavan ääreen koko illaksi, maksaa sinulle yhden vapaaehtoisen, joka olisi voinut tehdä jotain muuta.

Kolme kysymystä myyjälle

Kysy nämä sähköpostitse, jotta vastaus jää talteen. Ensimmäinen: mikä on kokonaissumma, jonka yhdistykseni maksaa, jos ilta tuottaa 8 000 euroa — kaikki mukaan luettuna? Toinen: mitä vieras näkee maksuvaiheessa, ja voitko lähettää siitä kuvakaappauksen? Kolmas: mitä tapahtuu, jos siirrämme päivää kuukaudella?

Hyvä myyjä vastaa kolmeen kysymykseen kolmella luvulla ja yhdellä kuvalla. Jos vastaukseksi tulee kolme kappaletta tekstiä, jossa lukee "riippuu", olet löytänyt jotain, mikä kannattaa selvittää tarkemmin ennen kuin toimikunta äänestää.

Pieni ilta ja iso ilta ovat eri ostoksia

Alle 2 000 euroa tuottavassa illassa ohjelmiston hinta on aina merkittävä suhteessa tulokseen, olipa malli mikä tahansa. Silloin kysymys ei ole hinta vaan se, säästääkö järjestelmä sinulta työtä ja huutoja enemmän kuin se maksaa. Kolmen vapaaehtoisen ilta, jossa kukaan ei laske käsin eikä kukaan peri rahoja kahta viikkoa jälkikäteen, on jo aika paljon.

Yli 10 000 euron illassa asetelma kääntyy. Silloin prosenttimalli alkaa maksaa satoja euroja enemmän kuin kiinteä, ja ero näkyy tilinpäätöksessä asti. Jos yhdistykselläsi on kaksi tai kolme tapahtumaa vuodessa, laske vuosihinta rinnalle: se on usein se malli, jota kukaan ei tullut kysyneeksi.

Vertaile yhdellä luvulla

Ota realistinen tavoitteesi, sanotaan 8 000 euroa. Laske jokaiselle vaihtoehdolle yhteen kiinteä maksu, prosenttiosuus kahdeksastatuhannesta, arvioidut maksuliikenteen kulut ja ne lisäosat, joita oikeasti tarvitsisit. Tuo yksi luku — kokonaiskustannus tavoitteessasi — on ainoa reilu vertailu, ja sen laskeminen vie kymmenen minuuttia. Aja se sitten uudestaan kaksinkertaisella tavoitteella. Prosenttimallissa luku kaksinkertaistuu, kiinteässä se ei liiku lainkaan. Merkitseekö se mitään, riippuu siitä kuinka luottavainen olet — ja toimikunnat ovat yleensä luottavaisempia kahden kesken kuin pöytäkirjassa.

Lasku, jota kukaan ei budjetoinut

Kyläkunnan urheiluseuran rahastonhoitaja täsmäyttää kirjanpidon kolme viikkoa erittäin hyvän illan jälkeen. Huutokauppa tuotti yli kaksi kertaa sen, mitä toimikunta oli uskaltanut kirjata. Tiliotteelta löytyy alustan palkkio laskettuna koko summasta, ja se on suunnilleen kaksinkertainen siihen nähden, minkä hän oli merkinnyt talousarvioon. Mitään ei ollut piilotettu. Prosentti luki hinnastossa; hän oli vain kertonut sen tavoitteella eikä lopputuloksella. Hallitus ei suutu. Mutta seuraavassa kokouksessa joku sanoo ääneen, että ohjelmisto tienasi illasta enemmän kuin pääsponsori antoi, ja sitä lausetta toistetaan vuoden ajan.

Opetus on pieni ja käytännöllinen. Valitsit minkä mallin tahansa, budjetoi se sitä tulosta vastaan, jota toivot, äläkä sitä vastaan, johon tyytyisit.

Reunatapaukset, jotka kysytään ennen allekirjoitusta

• Tapahtuma peruuntuu tai siirtyy. Palautetaanko kiinteä maksu, siirtyykö se uudelle päivälle vai onko se yksinkertaisesti mennyttä?
• Voittaja ei koskaan maksa. Lasketaanko prosenttiosuus voittaneista huudoista vai oikeasti kerätystä rahasta?
• Suorat lahjoitukset saman kassan kautta. Osa alustoista ottaa osuutensa myös rahalahjasta eikä vain kohteesta, mikä yllättää monet.
• Useampi tapahtuma vuodessa. Kaksi iltaa ja joulumyyjäiset voivat tehdä vuosihinnasta selvästi halvemman kuin kolme tapahtumakohtaista maksua — tai selvästi kalliimman.
• Arvonlisävero. Tarjouksia ei aina näytetä verollisina, eikä moni yhdistys saa veroa vähentää.

Mikä ratkaisee hinnan lisäksi

Ohjelmisto, jota vieraat pitävät sekavana, maksaa sinulle huutoja, ja menetetyt huudot ovat isompi asia kuin mikään uskottava hintaero. Kymmenen vierasta, jotka luovuttavat rekisteröitymislomakkeen kohdalla, ei ole pyöristysvirhe: kahdeksankymmenen euron kohteilla se on enemmän kuin useimmat maksuerot koko illalta. Aseta siis etusijalle huutaminen ilman sovellusta ja ilman käyttäjätiliä, selkeä iso näyttö, automaattiset selvitysviestit heti sulkeutumisen jälkeen ja mahdollisuus rakentaa harjoitushuutokauppa ja kävellä koko kulku itse läpi etukäteen. Jos palvelua ei voi kokeilla ennen maksamista, sekin on tietoa. Järjestäjän opas ja käyttöönoton vaiheet ovat olemassa osin siksi, että voit arvioida tämän yhdessä iltapäivässä etkä myyntipuhelun aikana.

Missä me olemme

Läpinäkyvyyden vuoksi: tämä työkalu käyttää kiinteää mallia. Yksi kiinteä hinta tapahtumaa kohden, ei osuutta tuotostasi eikä pyyntöä vieraillesi maksuvaiheessa. Pidämme sitä oikeana vaihtokauppana gaalatoimikunnalle tai koululle, joka haluaa talousarvioon rivin muuttujan sijaan — mutta se on vaihtokauppa eikä moraalinen kanta, ja hyvin pieni ensimmäinen huutokauppa voi aidosti tulla halvemmaksi muualla. Ajantasainen luku on hinnat-sivulla. Laske yllä oleva kokonaiskustannus tavoitteessasi ja katso, mikä malli voittaa juuri sinun illassasi.