Takk til givere og kunstnere: mandagsmailen etter auksjonen

Slik takker du givere, kunstnere og vinnere i uka etter auksjonen — med en mandagsmail som gjør at de samme folkene sier ja igjen neste år, ofte med noe bedre.

Auksjonen er talt opp, stolene er stablet, og fristelsen er å hvile. Hvil på tirsdag. Mandagen tilhører den mest lønnsomme e-posten foreningen din sender hele året: takken. Givere som blir takket godt, konkret og raskt, er de samme som sier ja igjen neste år — som regel med noe bedre. Det koster én kveld med arbeid, og det er forskjellen mellom å bygge objektlista fra null hvert år og å starte med halve lista allerede lovet bort.

Hvorfor mandag og ikke neste måned

Takknemlighet har halveringstid. En takk innen to døgn lander mens giveren fortsatt føler seg som en del av kvelden. De samme ordene tre uker senere leses som administrasjon.

Rask takk lukker også historien. Giveren ga inn i noe usikkert, og du forteller henne hvordan det gikk. Den slutten er det hun husker når brevet ditt kommer neste år.

Det finnes en praktisk grunn i tillegg. Detaljene du trenger — hvem som bød mot hvem, hvilket objekt som fikk den høyeste reaksjonen — sitter fortsatt i hodet ditt på mandag og er borte på fredag. Skriv mens du fortsatt hører salen.

Hva givermailen må inneholde

Deres eget resultat: middagsgavekortet ditt gikk for 1 400 kroner. Dette tallet er hjertet i e-posten. Givere får sjelden vite hva gaven deres endte på. Å bli fortalt det, huskes — og det er setningen de gjentar til noen andre.
Kveldens totalsum og hva den finansierer: til sammen ga auksjonen 62 000 kroner, som dekker de nye garderobene.
En menneskelig detalj: to bord bød mot hverandre om gavekortet ditt helt til siste minutt. Én linje historie slår tre linjer høflighet.
Hvordan de ble kreditert: legg ved bildet av navnet deres på storskjermen eller i katalogen.
Ingen forespørsel. Denne e-posten ber ikke om noe. Det er nettopp fraværet av en forespørsel som gjør at den lander.

Slik ser det ut skrevet ut

Hei Karin. Auksjonen vår på lørdag ga 62 000 kroner, nok til å dekke de nye garderobene i sin helhet. Middagsgavekortet ditt gikk for 1 400 kroner. To bord bød mot hverandre om det helt til siste minutt, og det endte hos en familie som spiser hos deg hver eneste bursdag. Navnet ditt sto på skjermen hele kvelden; bildet ligger vedlagt. Tusen takk, fra oss alle.

Det er hele e-posten. Seks setninger, ett tall som tilhører henne, ett tall som tilhører alle, og ett bilde. Bytt navnet og tallene, og du sender tretti av dem på en time.

Kunstnere trenger én ting til

For en kunstner er salgsprisen offentlig omdømme, så den skal håndteres varsomt — særlig hvis et arbeid gikk beskjedent. Takk for selve arbeidet, nevn kjøperen hvis begge parter er enige om det, og tilby et bilde av verket hos den nye eieren.

En kunstner som følte seg respektert, gir igjen. En som følte at arbeidet ble slengt bort for en billig penge, gir ikke — og forteller det til andre kunstnere. Gikk et verk langt under det kunstneren normalt tar, oppgi prisen og grunnen i samme åndedrag: det var det tredje maleriet på rad, og salen hadde allerede brukt opp pengene sine. Kunstnere forstår en dårlig plassering i rekkefølgen. Det de ikke tilgir, er taushet. Driver dere jevnlig med salg av kunst, er det verdt å lese sidene om kunstauksjoner før neste liste settes opp.

Ikke glem de tre andre gruppene

Vinnerne: en kort melding med hva de vant, totalsummen og eventuelle detaljer om henting. Vinnerne er neste års givere. Behandle dem som en del av historien, ikke som kunder som allerede har betalt.
De frivillige: nevn dem ved navn, offentlig hvis de liker det, privat hvis ikke. Den som sto ved betalingsbordet hele kvelden, skal høre totalsummen fra deg før hun leser den noe annet sted.
Hele lokalmiljøet: ett innlegg eller én nyhetsbrevsak med summen, tre bilder og målet pengene går til. Folk som gikk glipp av kvelden, bør likevel høre at den gikk bra. Det er neste års billettsalg.

Når et objekt ga mindre enn du håpet

Noen objekter går for en tredjedel av verdien. Innskytelsen er å utelate den giveren fra lista, eller å skrive noe vagt og varmt uten tall i seg. Gjør ingen av delene.

Send tallet, og si så rett ut hva du tror skjedde: det kom sent, det var det fjerde gavekortet på rad, salen var full av folk uten hund. Spør deretter om hun vil ha det samme objektet plassert tidligere neste år.

Givere er ikke skjøre, og å bli behandlet som om de er det, er faktisk det som fornærmer dem. En giver som får en ærlig forklaring fra deg, blir ikke sittende og finne på en verre en selv.

Lukk sirkelen to ganger til

Når pengene faktisk er brukt, send bildet: det nye gulvet, minibussen, lekeapparatet. Givere ga for det bildet, ikke for kvelden.

Og når neste års auksjon skal annonseres, skriv til årets givere først, med henvisning til deres eget resultat: i fjor ga gavekortet ditt 1 400 kroner — kan vi regne med deg igjen? Den setningen, som bare er mulig på grunn av mandagsmailen, er grunnen til at foreninger som takker godt, ser gavene vokse år for år. Den endrer også karakteren på forespørselen. Du banker ikke på en kald dør; du fortsetter en samtale giveren husker å ha vært med i.

Hvem skriver dem, og innen når

Ikke overlat hele lista til én person mandag morgen. Del den opp før alle drar hjem: kassereren tar vinnerne, den som samlet inn objektene tar giverne, lederen tar kunstnerne og eventuelle vanskelige tilfeller.

Tjue e-poster er en time hvis lista ligger foran deg, og fjorten dager hvis den ikke gjør det. Sett en frist som er en dag og ikke en uke — mandag kveld, alle sendt — og bekreft til hverandre når det er gjort. Takk som glipper forbi onsdag, blir som regel aldri skrevet.

Ta vare på tallene mens de er ferske

Før du glemmer det, lagre én enkel liste: giver, objekt, sluttpris, kjøper. Det er råstoffet for alle e-postene over, og startarket for neste års komité.

Legg til to kolonner mens kvelden fortsatt står klart for deg: hva du trodde objektet ville gi, og én linje om hvordan det gikk. Neste års komité kommer til å være glad for det — og neste års komité er ofte deg.

Kjørte kvelden på verktøyet vårt, finnes lista allerede: giver, sluttpris og vinner ligger klare på hvert objekt, ferdige til å limes inn i mandagsmailene. Slik henger kvelden sammen viser hvor tallene kommer fra, guiden har en full sjekkliste for tiden etter auksjonen, og artiklene tar for seg resten av arbeidet i uka etterpå. Står du fast, finnes svaret som regel i hjelpesidene.