Was kostet Software für eine Benefizauktion? Ein Überblick

Software für Benefizauktionen wird auf drei Arten abgerechnet, und der Preis auf der Startseite sagt selten, was der Abend am Ende kostet. Es lohnt sich, den Vergleich einmal ordentlich zu machen, denn zwischen den Modellen liegen nicht ein paar Prozentpunkte. Dazwischen liegt der Unterschied zwischen einer Zahl, die Sie in den Haushaltsplan schreiben können, und einer Zahl, die mit Ihrem eigenen Erfolg wächst.

Modell 1: ein Prozentsatz vom Erlös

Viele Anbieter nehmen einen Anteil an dem, was Sie einnehmen. Das Versprechen klingt gut: nichts im Voraus, Sie zahlen nur bei Erfolg. Der Haken ist eine Rechenaufgabe. Nehmen Sie einen Abend mit 10.000 Euro Erlös. Bei vier Prozent sind das 400 Euro. Läuft es doppelt so gut, schulden Sie 800 Euro. Die Ehrenamtlichen, die zwei Wochen lang Spender angerufen haben, der Auktionator, der das letzte Los von 300 auf 450 Euro getrieben hat, die Gästin, die einen Schritt höher ging, weil das Anliegen sie berührt hat – jeder von ihnen hat gerade die Rechnung erhöht. Prozentgebühren kommen in der Regel zu den Zahlungsgebühren hinzu, die getrennt berechnet werden.

An dem Modell ist nichts unlauter, und für einen ersten, kleinen, wirklich unsicheren Abend kann es die günstigste Variante auf dem Tisch sein. Teuer wird es genau in dem Moment, in dem der Abend gut läuft – also an dem Abend, auf den Sie gehofft haben.

Modell 2: Trinkgeld der Gäste

Manche Anbieter sind für den Veranstalter kostenlos und bitten stattdessen den Gewinner an der Kasse um einen freiwilligen Beitrag an die Plattform, oft mit einem bereits vorausgewählten Prozentsatz. Ihr Verein zahlt direkt nichts. Ihre Gäste zahlen.

Ob das für Sie in Ordnung geht, entscheidet Ihr Saal und niemand sonst. Ein Kreis vertrauter Spender bei einem Serviceclub-Abend liest ein voreingestelltes Trinkgeld anders als Eltern auf einem Schulfest, die 35 Euro für ein Klassenkunstwerk zahlen. Bevor Sie irgendetwas unterschreiben, schicken Sie selbst eine echte Zahlung durch die Kasse, auf einem Handy, und schauen Sie sich den Bildschirm an, den Ihr Gast sehen wird: ob das Trinkgeld vorausgewählt ist, auf welchem Wert es steht und wie viele Fingertipps es braucht, um es auf null zu setzen. Wenn Ihnen unwohl dabei wäre, neben einem Gast zu stehen, während er diesen Bildschirm liest, haben Sie Ihre Antwort.

Modell 3: ein Festpreis

Das dritte Modell ist ein fester Preis, je Veranstaltung oder je Jahr, unabhängig davon, was Sie einnehmen. Die Spanne am Markt ist groß: am einen Ende ein überschaubarer Einmalbetrag für ehrenamtlich getragene Abende, am anderen Gala-Plattformen mit Personal, Bietgeräten und persönlicher Betreuung. Der Vorteil ist Planbarkeit. Sie kennen die Zahl vor dem Abend, der Kassenwart kann sie einplanen, und ein herausragendes Ergebnis kostet Sie keinen Cent extra.

Das Risiko liegt auf der anderen Seite. Ein Festpreis ist bei einer kleinen Summe ein größerer Anteil, also prüfen Sie ihn gegen ein realistisches Ziel, nicht gegen ein erhofftes. Wenn Ihre Veranstaltung ein Nachmittag mit Tombola und Kuchen für 900 Euro ist, ist jede Softwaregebühr je Veranstaltung ein ernsthafter Anteil an der Einnahme – und die ehrliche Antwort heißt dann womöglich Tabelle und Kugelschreiber.

Die Kosten, die nicht in der Überschrift stehen

• Zahlungsabwicklung. Gebühren für Karte und Onlinezahlung, meist ein kleiner Prozentsatz plus ein paar Cent je Vorgang, berechnet der Zahlungsdienstleister in jedem Modell. Fragen Sie ausdrücklich, ob sie enthalten sind und wer sie trägt.
• Preis je Bieter oder je Gerät. Manche Modelle skalieren mit der Zahl angemeldeter Bieter oder mit gemieteten Bietgeräten, die Sie an der Tür wieder einsammeln müssen.
• Pflichtbausteine. Ticketmodul, Supportpaket, Gerätemiete. Ein niedriger Grundpreis plus drei nötige Zusätze ist kein niedriger Preis.
• Einrichtungsgebühren, einmalig berechnet und im Angebot leicht zu überlesen.
• Ihre eigene Zeit. Ein System, das den ganzen Abend eine geschulte Person am Laptop braucht, kostet Sie einen Ehrenamtlichen, der sonst am Tombolatisch gestanden hätte.

Vergleichen Sie auf eine einzige Zahl

Nehmen Sie Ihr realistisches Ziel, sagen wir 8.000 Euro. Rechnen Sie für jedes Angebot zusammen: Festpreis, plus Prozentsatz von 8.000 Euro, plus geschätzte Zahlungsgebühren, plus jeden Zusatz, den Sie tatsächlich brauchen würden. Diese eine Zahl – Gesamtkosten bei Ihrem Ziel – ist der einzige faire Vergleich, und er dauert zehn Minuten. Dann rechnen Sie noch einmal mit dem doppelten Ziel. Im Prozentmodell verdoppelt sich die Zahl, beim Festpreis bewegt sie sich überhaupt nicht. Ob Ihnen das etwas ausmacht, hängt davon ab, wie zuversichtlich Sie sind – und Vorstände sind unter vier Augen meistens zuversichtlicher, als sie es im Protokoll zugeben.

Die Rechnung, die niemand eingeplant hatte

Der Kassenwart eines Sportvereins auf dem Dorf gleicht drei Wochen nach einem sehr guten Abend die Konten ab. Die Auktion hatte mehr als doppelt so viel gebracht, wie der Vorstand aufzuschreiben gewagt hatte. In den Kontoauszügen findet er die Gebühr der Plattform, berechnet auf die Gesamtsumme, und sie ist ungefähr doppelt so hoch wie die Zahl, die er in den Haushalt geschrieben hatte. Verschwiegen wurde nichts. Der Prozentsatz stand auf der Preisseite; er hatte ihn nur mit dem Ziel multipliziert statt mit dem Ergebnis. Der Vorstand ist nicht verärgert. Aber in der nächsten Sitzung sagt jemand laut, die Software habe an dem Abend mehr verdient als der Hauptsponsor gegeben hat – und dieser Satz wird ein Jahr lang wiederholt.

Die Lehre ist klein und praktisch: Welches Modell Sie auch wählen, planen Sie es gegen das Ergebnis ein, auf das Sie hoffen, nicht gegen das, mit dem Sie sich zufriedengeben würden.

Fragen, die vor der Unterschrift gehören

• Die Veranstaltung fällt aus oder wird verschoben. Bekommen Sie einen Festpreis zurück, lässt er sich auf einen neuen Termin übertragen, oder ist er weg?
• Ein Gewinner zahlt nie. Wird die Prozentgebühr auf die Zuschläge berechnet oder auf das tatsächlich eingegangene Geld?
• Reine Spenden über dieselbe Kasse. Manche Plattformen nehmen ihren Anteil auch von einer Geldspende, nicht nur von einem Los. Das überrascht viele.
• Mehr als eine Veranstaltung im Jahr. Zwei Abende und ein Weihnachtsbasar machen einen Jahrespreis deutlich günstiger als drei Einzelpreise – oder erheblich teurer.
• Umsatzsteuer. Angebote sind nicht immer inklusive ausgewiesen. Fragen Sie nach dem Bruttobetrag und klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, wie Ihr Verein damit umgeht.

Was jenseits des Preises zählt

Software, die Gäste verwirrt, kostet Sie Gebote – und verlorene Gebote sind größer als jeder denkbare Gebührenunterschied. Zehn Gäste, die an einem Anmeldeformular aufgeben, sind kein Rundungsfehler: Bei 80 Euro je Los ist das mehr, als die Gebührenlücke für einen ganzen Abend ausmacht. Achten Sie also zuerst darauf: Bieten ohne App und ohne Benutzerkonto, eine klare Leinwand, Abrechnungsmails in dem Moment, in dem die Auktion schließt, und die Möglichkeit, vorher eine Testauktion zu bauen und den ganzen Weg selbst zu gehen. Wenn Sie eine Plattform nicht ausprobieren können, bevor Sie zahlen, ist auch das eine Information. Die Anleitung und die ersten Schritte gibt es unter anderem deshalb, damit Sie das an einem Nachmittag beurteilen können statt in einem Verkaufsgespräch.

Wo wir stehen

Der Fairness halber: Dieses Werkzeug arbeitet mit dem Festpreismodell. Ein fester Preis je Veranstaltung, kein Anteil an dem, was Sie einnehmen, und keine Trinkgeldfrage an Ihre Gäste an der Kasse. Wir halten das für den richtigen Tausch für ein Galakomitee oder einen Förderverein, der eine Zeile im Haushalt haben will statt einer Unbekannten – aber es ist ein Tausch, keine moralische Haltung, und eine sehr kleine erste Auktion kann anderswo tatsächlich günstiger sein. Die aktuelle Zahl steht auf der Preisseite. Rechnen Sie die Gesamtkosten bei Ihrem Ziel einmal durch und schauen Sie, welches Modell für Ihren Abend gewinnt.