Wie lange sollte eine Benefizauktion dauern?

Planen Sie 45 bis 75 Minuten echtes Bieten in einem Abend von drei Stunden, versteigern Sie zwanzig Lose statt vierzig und hören Sie beim Ergebnis auf.

Kürzer, als Sie denken. Das ist die ehrliche Antwort, und es ist die, gegen die sich fast jeder Vorstand wehrt. In den Losen steckt die Arbeit von Wochen, und es fühlt sich verschwenderisch an, sie in einer knappen Stunde wieder abzugeben.

Eine Benefizauktion ist aber kein Konzert. Niemand kommt in der Hoffnung, dass es lange dauert. Das Geld entsteht in einem recht kurzen Fenster, solange der Saal aufmerksam ist. Alles, was danach kommt, kostet Sie eher, als dass es einbringt.

Die kurze Antwort

Rechnen Sie mit 45 bis 75 Minuten für das Bieten selbst. Das ist der Block, in dem Lose aufgerufen werden, die Gebote steigen und der Saal auf die Leinwand schaut. Innerhalb eines ganzen Vereinsabends von drei bis dreieinhalb Stunden ist dieser Block der kleinste Teil.

Lassen Sie stattdessen über mehrere Tage bieten, sind fünf bis zehn Tage üblich, mit dem Ende an einem Sonntagabend. Wird der Zeitraum länger, ist die Mitte tote Zeit. Wird er kürzer als eine Arbeitswoche, kommt die Hälfte der Eingeladenen gar nicht erst dazu.

Alles Weitere handelt davon, wie Sie diese Minuten ausgeben.

Warum eine lange Auktion weniger einbringt

Aufmerksamkeit in einem Saal läuft aus. Sie bricht nicht ein, sie sickert weg. Um Los zwölf herum beginnen die ersten Gespräche am Tisch, um Los achtzehn geht man zur Theke, und ab Los fünfundzwanzig sitzen noch die vier Leute da, die wegen Los fünfundzwanzig gekommen sind.

Messbar wird das so: In einer langen Versteigerung bringt die zweite Hälfte fast immer weniger je Los als die erste, selbst wenn die Lose vergleichbar sind. Der Saal hält diese Lose nicht für schlechter. Er hört nur nicht mehr zu. Die Frage lautet deshalb nicht, wie lange Sie durchhalten, sondern wie viele Lose Sie verkauft bekommen, solange alle noch im Raum sind.

Für die meisten Säle sind das zwölf bis fünfundzwanzig Lose. Nicht vierzig. Wenn Sie vierzig Spenden zusammenhaben, versteigern Sie zwanzig davon und legen den Rest zum Festpreis auf einen Tisch am Rand — oder heben ihn für das nächste Jahr auf.

Wie viel Zeit ein einzelnes Los braucht

Nicht jedes gleich viel. Wer jedem Los neunzig Sekunden gibt, hat einen Ablauf gebaut, der für die kleinen Lose zu langsam und für die großen viel zu schnell ist.

Kleine Lose unter €50: dreißig bis sechzig Sekunden reichen. Zwei Gebote, Zuschlag, weiter.
Mittlere Lose zwischen €50 und €400: neunzig Sekunden bis zwei Minuten, also vier oder fünf Bietrunden.
Die zwei oder drei Lose, auf die Sie zählen: drei bis fünf Minuten — und lassen Sie sie überziehen, solange die Gebote noch steigen.

Ernsthaftes Bieten ist langsam. In den großen Auktionshäusern dauern die Rekordzuschläge fünfzehn oder zwanzig Minuten für ein einziges Los, weil zwischen jedem Bietschritt zwei Menschen nachdenken. Ihr Spitzenlos braucht keine zwanzig Minuten, aber mehr als die sechzig Sekunden, die im Ablaufplan stehen. Kommt noch ein Gebot herein, schließen Sie nicht, weil der Zeitplan es sagt. Läuft ein Los über eine Uhr, sollte diese Uhr sich verlängern, wenn spät noch geboten wird; wie ein Auktionsabend praktisch abläuft zeigt, wie das auf der Leinwand aussieht.

Wohin der Abend tatsächlich geht

Ein Ablauf, der sich für einen Saal mit hundert Gästen und etwa achtzehn Losen bewährt:

19:00 Einlass. Getränke, die Lose auf Tischen, an jedem Los die Nummer. Die Gäste gehen herum und schauen. Diese Stunde arbeitet: Hier fällt die Entscheidung, worauf später geboten wird.
19:45 Begrüßung, zwei Minuten, nicht länger. Sagen Sie, wofür das Geld ist, und nennen Sie die Zahl, die Sie erreichen wollen.
19:50 Ein günstiges Los zur Vorführung, damit alle das Bieten lernen, solange nichts auf dem Spiel steht.
20:00 Erster Block, acht Lose, rund fünfunddreißig Minuten. Ihr stärkstes Stück kommt an dritter oder vierter Stelle.
20:35 Essen, eine halbe Stunde. Lassen Sie zwei oder drei Lose auf der Leinwand offen, damit die Summe weiterläuft.
21:05 Zweiter Block, zehn Lose, rund vierzig Minuten. Zum Schluss das Los, das viele gewinnen können.
21:50 Das Ergebnis laut vorlesen. Dann aufhören.

Das sind drei Stunden von der Tür bis zur Summe, mit etwa fünfundsiebzig Minuten echtem Verkauf. Die Theke darf danach offen bleiben, die Auktion nicht. In der Anleitung steht derselbe Ablauf noch einmal, nur mit den Namen der Helfer in jeder Zeile.

Wenn Sie über mehrere Tage bieten lassen

Manche Vereine bekommen nicht alle in einen Saal, oder sie wollen das Bieten schon vor dem Abend beginnen lassen. Beides funktioniert, unter zwei Bedingungen.

Die erste: Sie legen einen Schlusszeitpunkt fest und nennen ihn in jeder Nachricht. Fünf bis zehn Tage sind das übliche Fenster. Öffnen Sie an einem Mittwoch, schließen Sie am Sonntagabend gegen acht oder neun, wenn die Leute zu Hause sind und das Telefon in der Hand haben. Schließen Sie nicht um Mitternacht — genau die Bieter, die Sie brauchen, schlafen dann.

Die zweite: Sie nehmen hin, dass in der Mitte fast nichts passiert. Am ersten Tag ein Schwung, danach fast Stille, und der größte Teil des Geldes in den letzten zwei Stunden. Planen Sie Ihre Erinnerungen danach, statt dagegen anzukämpfen: eine zum Start, eine zur Halbzeit, eine zwei Stunden vor Schluss. Bei Benefizabenden und Galas laufen oft beide Formen nebeneinander — ein paar Tage online, die in einen kurzen Live-Block am Abend münden.

Die letzten zwanzig Minuten

Das ist der Teil, den Sie schützen sollten. Wie auch immer der Abend aufgebaut ist, am Ende gehören drei Dinge hinein: ein Los, das viele gewinnen können, die laufende Summe sichtbar für den ganzen Saal, und jemand, der die Zahl zum Schluss laut ausspricht.

Die Summe ist der Grund, warum die Gäste bleiben. Wenn auf der Leinwand steht, dass noch €1.100 zum Ziel fehlen und zwei Lose offen sind, wird jemand im Saal diese Lücke schließen. Weiß niemand, wo die Summe steht, tut auch niemand etwas. Das ist der eine Vorteil, den ein Vereinsabend gegenüber einem professionellen Auktionshaus hat — und er wirkt nur, wenn Sie ihn zeigen.

Verschicken Sie die Zahlungsaufforderungen noch am selben Abend, solange die Leute im Haus und mit sich zufrieden sind. Eine Mail, die am Dienstag ankommt, wird am Freitag bezahlt. Oder nie.

Zwei Dinge, die Sie vorher prüfen sollten

Stoppen Sie einen kompletten Durchlauf mit der Uhr. Nicht im Kopf, sondern laut, mit den Losbeschreibungen so vorgelesen, wie Sie sie am Abend vorlesen. Die meisten Vorstände stellen dabei fest, dass ihre achtzehn Lose fünfzig Minuten brauchen statt der zwanzig, die sie angenommen hatten — oder umgekehrt.

Und machen Sie es danach richtig, mit den echten Losen und zwei Telefonen, die gegeneinander bieten. Eine Probe zeigt Dinge, die keine Tabelle zeigt. Den Abend aufzubauen und zu testen kostet nichts, bis Sie das Bieten wirklich öffnen. Genau dabei merken Vereine meistens, dass aus ihren vierzig Losen von Anfang an zwanzig werden sollten.