Benefizauktion im Serviceclub: was bei Rotary und Lions wirkt

Die meisten Auktionsabende von Serviceclubs finden in einem Raum statt, in dem der Club ohnehin tagt. Das Nebenzimmer eines Gasthauses, das Clubhaus am Golfplatz, eine Aula, die man für einen Abend geliehen hat. Sechzig bis hundertfünfzig Gäste, von denen sich die meisten kennen, und ein Ausschuss aus vier Leuten, die noch nie eine Auktion gemacht haben.

Das ist eine gute Ausgangslage, keine schwache. Sie verkaufen nicht an Fremde. Fast alles, was hier folgt, ergibt sich aus dieser einen Tatsache.

Die Lose kommen aus der Mitgliederliste, nicht aus einem Katalog

Ausschüsse, die sich quälen, fangen meistens damit an, Betriebe am Ort um Sachspenden zu bitten. Ausschüsse, die es gut machen, fangen bei der eigenen Liste an. Ein Serviceclub ist eine Aufstellung von Menschen, die Firmen führen, Praxen haben, Boote besitzen, gut kochen, unterrichten oder jemanden im Stadion kennen. Gehen Sie diese Liste durch und schreiben Sie neben jeden Namen, was diese Person geben könnte, das sie Zeit kostet statt Geld.

Was dabei herauskommt, ist interessanter als ein Gutschein. Ein Bausachverständiger im Ruhestand, der ein Haus begeht und einen verständlichen Bericht dazu schreibt. Ein Mitglied mit einer Wohnung an der Küste, das vier Nächte in der Nebensaison anbietet. Ein Essen für acht, gekocht in der Küche des Gewinners. Zwei Stunden auf dem Beifahrersitz eines Oldtimers an einem Sonntagmorgen. Diese Lose verkaufen sich, weil der Saal den Spender persönlich kennt. Ein guter Teil des Bietens ist Zuneigung, und Zuneigung steht in keiner Preisliste.

Handelsgutscheine bewirken das Gegenteil. Jeder im Raum kann nachschlagen, was ein Gutschein über fünfzig Euro kostet, und niemand bietet darüber hinaus. Wenn Sie welche annehmen, bündeln Sie mehrere zu einem Los mit einem Thema, damit der Vergleich nicht mehr auf der Hand liegt.

Drei Lose tragen den Abend — und Sie sollten wissen, welche

Bei zwanzig Losen verteilt sich das Geld nicht gleichmäßig. Zwei oder drei Lose machen einen großen Teil der Summe, zehn bringen ordentliche Zahlen, und der Rest sorgt für Betrieb im Saal und kleine Erfolge. Das ist normal, und man plant besser damit, als dagegen anzukämpfen.

Suchen Sie Ihre Träger früh aus. Es müssen Dinge sein, die mehr als eine Person in genau diesem Raum wirklich haben will. Ein Wochenende in einem Haus, nach dem schon vier Mitglieder gefragt haben. Ein Platz im Auto bei einem Fahrtraining. Etwas, an dem die eigene Clubgeschichte hängt. Bauen Sie die Reihenfolge dann so, dass diese drei nicht alle in denselben zehn Minuten landen.

Der Rest der Liste hält das Bieten in Gang und gibt den Mitgliedern, die keine vierstelligen Beträge ausgeben, etwas zum Gewinnen. Ein Clubabend, an dem nur die Wohlhabenden die Hand heben dürfen, ist ein Clubabend, der im nächsten Jahr kleiner wird.

Absichtlich niedrig starten

Der häufigste Fehler ist ein Startgebot in der Nähe dessen, was der Ausschuss für den Wert des Loses hält. Daraus folgt: Stille, dann eine peinliche Senkung, die von vorne angesagt wird, dann ein einziges Gebot zum gesenkten Preis.

Eröffnen Sie bei ungefähr einem Viertel dessen, was Sie erhoffen. Das erste Gebot kommt dann schnell, und auf das erste Gebot kommt es an, denn es macht aus einem Los einen Wettbewerb. Sobald zwei Leute drin sind, steigt die Zahl von allein. Reihenfolge, Startgebote und Bietschritte sind in der Anleitung Schritt für Schritt beschrieben, und die lohnt sich, bevor Sie einen einzigen Preis festlegen.

Das Bieten selbst, ohne Klemmbretter

Die ältere Form ist ein Tisch mit Papierbögen an der Wand und ein Helfer, der versucht, sie der Reihe nach zu schließen. Das funktioniert in dem Sinn, dass Geld hereinkommt. Es heißt aber auch, dass niemand weiß, wie es steht, bis die Bögen eingesammelt sind — und die letzten fünf Minuten sind ein Gedränge.

Die Alternative: Jedes Los trägt einen QR-Code. Ein Gast hält das Telefon davor, sieht das Los und bietet. Keine App, kein Konto, was zählt, wenn ein Drittel Ihres Saals über siebzig ist. Auf der Leinwand vorne zeigen Sie das laufende Los, das Höchstgebot, den Countdown und die Gesamtsumme gegen das Ziel des Abends. Diese Summe arbeitet den ganzen Abend still mit: Es wird anders geboten, wenn man sieht, wie weit das Ziel noch weg ist. So funktioniert es zeigt, was auf der Leinwand steht und was die Gäste auf dem Telefon sehen.

Zwei Verhaltensweisen sollten Sie vorher kennen. Ein Gebot in den letzten Sekunden verlängert das Los, statt es zu beenden — niemand gewinnt also dadurch, dass er sich bis zum Ablauf der Uhr versteckt. Und ein Gast kann ein Höchstgebot hinterlegen und bis dorthin automatisch mitbieten lassen, was dem Mitglied entgegenkommt, das um neun noch jemanden nach Hause fahren muss.

Beim Geld deutlich werden

Serviceclubs leben von Vertrauen, und der schnellste Weg, es auszugeben, ist Unklarheit darüber, wohin das Geld geht. Nennen Sie den Zweck zu Beginn, nennen Sie den Betrag, den Sie anstreben, und stellen Sie beides auf die Leinwand.

Die Abwicklung sollte genauso deutlich sein. Gewinner bekommen noch am selben Abend eine E-Mail mit dem Betrag und einem Zahlungslink, der zu Ihrem Club gehört — das Geld läuft also vom Gast auf Ihr Konto, ohne dass jemand dazwischensitzt. Es wird nichts einbehalten und kein Prozentsatz genommen. Was das Werkzeug selbst kostet, ist eine einzelne Gebühr für den Abend und steht auf der Seite Preise; die Auktion aufzubauen und zu proben kostet gar nichts.

Ein grober Zeitplan

Sechs Wochen vorher gehen Sie die Mitgliederliste durch und fragen. Persönlich oder am Telefon. Eine Rundmail an den ganzen Club bringt zwei Antworten und viel schlechtes Gewissen.

Vier Wochen vorher schließen Sie die Losliste und schreiben die Beschreibungen. Drei ehrliche Sätze schlagen einen Absatz voller Adjektive. Sagen Sie, was der Gewinner tatsächlich bekommt, wann er es bekommt und wer es gibt.

Zwei Wochen vorher bauen Sie die Auktion auf und machen eine Probe mit drei Mitgliedern und deren eigenen Telefonen. Einer bietet absichtlich falsch. Ein anderer probiert es auf einem Gerät, das fünf Jahre alt ist. Das ist der Schritt, den Ausschüsse überspringen und danach bereuen.

In der Woche selbst drucken Sie die QR-Codes größer, als es nötig scheint, und prüfen den Mobilfunkempfang in der hintersten Ecke des Raums, nicht an der Tür. Ist der Empfang schlecht, sagen Sie es zu Beginn und stellen einen Helfer mit einem Tablet an diesen Tisch.

Am Abend bedient eine Person die Leinwand und macht sonst nichts. Das ist eine echte Aufgabe, kein Gefallen, um den man den Nächstbesten bittet.

Was ein Serviceclub hat, was eine Gala nicht hat

Eine Benefizgala muss die Stimmung in einer Stunde aus dem Nichts aufbauen. Ein Club nicht. In Ihrem Saal gibt es bereits Insiderwitze, einen Präsidenten, Rivalitäten ums Golfen und zwanzig Jahre gemeinsame Arbeit. Nutzen Sie das alles. Lassen Sie den Spender eines Loses fünfzehn Sekunden lang aufstehen. Lassen Sie den Präsidenten auf etwas bieten und öffentlich verlieren. Lesen Sie die Gesamtsumme laut vor, wenn sie eine runde Zahl überschreitet.

Nichts davon braucht mehr Technik. Es braucht jemanden, der vorher entscheidet, dass der Abend eine Form hat. Wie ein typischer Clubabend aufgebaut wird, steht auf der Seite für Serviceclubs, und Sie können alles aufbauen und proben, bevor Sie entscheiden, ob Sie es wirklich durchführen.