Montako kohdetta huutokauppaan? 12–20 on oikea määrä

Lyhyt vastaus on kahdestatoista kahteenkymmeneen kohdetta tavalliseen iltaan, jossa on viidestäkymmenestä puoleentoista sataan vierasta, ja näistä korkeintaan kuusi huudetaan lavalta. Jos lista on tätä pidempi, saatte lähes varmasti enemmän rahaa karsimalla sitä. Väite kuulostaa nurinkuriselta, joten tässä perustelu.

Valuutta on huomio, ei anteliaisuus

Jokainen kohde kilpailee samasta kahdesta rajallisesta asiasta: vieraiden huomiosta ja siitä summasta, jonka he tulivat valmiina käyttämään. Se summa on todellinen ja melko vakaa. Useimmat seuran tai koulun illan vieraat saapuvat henkisesti varautuneina luopumaan jostakin seitsemänkymmenenviiden ja kahdensadanviidenkymmenen euron väliltä, ja he poimivat kaksi tai kolme kohdetta, joista he oikeasti välittävät, oli lista miten pitkä tahansa.

Viidellätoista kohteella tuo huomio tiivistyy. Neljä ihmistä haluaa saman mökkiviikonlopun, he törmäävät toisiinsa, ja hinta karkaa arvion yli. Törmäys on koko se mekanismi, jolla huutokauppa tuottaa enemmän kuin kauppa. Neljälläkymmenellä kohteella sama huomio ja sama raha leviävät ohueksi: useimmat kohteet saavat yhden huudon tai eivät yhtään, ja keskihinta valuu takaisin lähtöhinnan tuntumaan.

Erään alakoulun rahastonhoitaja kävi läpi illan, jossa oli neljäkymmentäkuusi kohdetta. Kaksitoista parasta oli tuottanut seitsemänkymmentäkahdeksan prosenttia koko summasta. Kaksikymmentä heikointa oli kerännyt yhteensä vähän yli kolmesataa euroa, ja ne olivat vieneet toimikunnalta noin yksitoista tuntia keräämistä, kuvaamista, kuvailemista, tulostamista ja luovuttamista. Kukaan ei ollut koskaan laskenut sitä yhteen, koska työ tapahtuu palasina kuuden viikon aikana.

Laske kello

Lavalta huudettu kohde vie kahdesta neljään minuuttia sen jälkeen, kun huutokaupanpitäjä on esitellyt sen ja lämmittänyt salin. Kuusi kohdetta on siis kahdestakymmenestäviidestä kolmeenkymmeneenviiteen minuuttia, ja se on suunnilleen niin kauan kuin sali jaksaa istua paikallaan. Kahdeksan tai kymmenen lavakohdetta on viisikymmentä minuuttia, ja seitsemännen kohdalla väki on baarissa ja hinnat tietävät sen.

Hiljainen osuus tarvitsee vähintään kuudestakymmenestä yhdeksäänkymmeneen minuuttia auki, mieluummin enemmän, koska huudot eivät jakaudu tasaisesti. Melkein kaikki tapahtuu viimeisen kymmenen tai viidentoista minuutin aikana. Kaksikymmentä kohdetta yhdeksässäkymmenessä minuutissa tarkoittaa, että jokaisen kuvauksen lukeva vieras käyttää neljä minuuttia kutakin kohti. Kukaan ei tee niin. Käytännössä vieras lukee kuusi kohdetta kunnolla ja silmäilee loput, mikä on toinen tapa sanoa, että kohteet 21–40 ovat suurelta osin näkymättömiä.

Hyvän luettelon muoto

Ajattele kolmena kaistana yhden luvun sijaan.

• Kahdesta neljään pääkohdetta, arvoltaan 300 euroa tai enemmän, huudettuina lavalta. Nämä asettavat illan katon ja tuottavat ne tarinat, joita jälkeenpäin kerrataan.
• Kuudesta kymmeneen keskikohdetta, arvoltaan 50–250 euroa. Tämä kaista tuottaa suurimman osan loppusummasta, ja juuri tämän kaistan useimmat toimikunnat jättävät liian ohueksi, koska keskikohteita on tylsempi kerätä.
• Kolmesta kuuteen edullista kohdetta alle 50 eurolla. Näiden ansiosta jokainen vieras voi voittaa jotain, ja sali, jossa moni voittaa, on mitattavasti anteliaampi kuin sali, jossa neljä ihmistä voittaa kaiken.

Yhteensä siitä tulee suunnilleen kaksitoista tai kaksikymmentä, ja se tulee siitä tarkoituksella eikä vahingossa.

Liian vähän on sekin ongelma

Kehotus karsia ei ole puolustuspuhe hyvin lyhyelle listalle. Alle kahdeksan kohteen illassa kaikki alkaa riippua kahdesta tai kolmesta yksittäisestä ihmisestä, ja jos se, jonka kaikki odottivat ostavan mökkiviikonlopun, sattuu olemaan sillä viikolla sairaana, loppusumma puolittuu. Lyhyt lista tarkoittaa myös, että useimmat vieraat lähtevät kotiin voittamatta mitään, mikä latistaa tunnelman ja tekee ensi vuoden lipunmyynnistä vaikeampaa.

Kahdeksasta kahteentoista on järkevä alaraja alle neljänkymmenen hengen salille. Jos kohteita on vähemmän kuin kahdeksan, mieti onko huutokauppa ylipäätään oikea väline vai kannattaisiko rahaa kerätä jollain muulla tavalla.

Miltä liian pitkä lista käytännössä näyttää

• Luettelon lukemiseen menee kymmenen minuuttia, joten useimmat eivät lue sitä loppuun ja jäävät ensimmäiselle sivulle.
• Samankaltaiset kohteet syövät toisensa. Kolme ravintolalahjakorttia jakaa ruokailijat kolmeen osaan, ja kaikki kolme sulkeutuvat lähtöhintaan.
• Sulkeutumisesta tulee hallitsematon. Kukaan, ei vieras eikä vapaaehtoinen, pysty seuraamaan neljääkymmentä lähtölaskentaa.
• Maksaminen hidastuu. Enemmän voittajia tarkoittaa pidempää jonoa, enemmän maksujen perimistä ja pidempää iltaa niille kahdelle, jotka siivoavat.

Lyhyempi lista muuttaa myös talkootyön

Kohteiden määrä ei ole pelkkä hinnoittelukysymys. Jokainen kohde tarkoittaa yhteydenottoa lahjoittajaan, kuvan ottamista, kuvauksen kirjoittamista, lähtöhinnan päättämistä, kortin tulostamista, esineen säilyttämistä jonkun eteisessä ja sen luovuttamista illan päätteeksi. Karkea nyrkkisääntö on puolesta tunnista tuntiin kohdetta kohti, ja kalliimmat vievät enemmän.

Kaksikymmentä kohdetta on siis kahdestakymmenestä kolmeenkymmeneen tuntia talkootyötä. Neljäkymmentä kohdetta on kaksinkertainen määrä, eikä puolet siitä työstä näy loppusummassa lainkaan. Tämän laskelman moni toimikunta tekee vasta jälkikäteen, jos silloinkaan.

Kun lista on lyhyempi, aikaa jää siihen, mikä oikeasti nostaa hintoja: kunnolliseen valokuvaan, kuvaukseen jossa on päivämäärä ja nimi, ja siihen puheluun lahjoittajalle, jossa selviää että mökkiviikonloppuun kuuluu myös sauna ja vene. Kymmenen tuntia kahteenkymmeneen kohteeseen tuottaa enemmän kuin kymmenen tuntia neljäänkymmeneen.

Sama pätee illan jälkeiseen työhön. Kaksikymmentä voittajaa on yksi ilta laskutusta ja luovutusta. Neljäkymmentä voittajaa on viikko, ja se viikko osuu juuri siihen kohtaan, jossa kaikki ovat jo väsyneitä.

Näin karsit lahjoittajaa loukkaamatta

Lahjoitetun kohteen karsiminen tuntuu kiittämättömältä, ja juuri siksi toimikunnat eivät tee sitä. Mutta karsimisesta kieltäytyminen ei ole ystävällisyyttä lahjoittajaa kohtaan: kohde, joka myydään lähtöhinnalla, ei palvele ketään.

• Niputa. Kolmesta pienestä kosmetiikkatuotteesta tulee yksi hemmottelukori. Kahdesta saman kadun 25 euron lahjakortista tulee ilta ulkona. Niput keskittävät huutamisen ja imartelevat lahjoittajia, jotka pääsevät osaksi suurempaa hintaa kuin kukaan heistä olisi yksin saanut.
• Siirrä pienet tavarat kiinteähintaiseen myyntipöytään. Viidentoista euron kynttilä tuottaa enemmän viiden euron kappalehintaan kolmekymmentä kertaa myytynä kuin kohteena, jossa on yksi huuto.
• Pidä osa ensi vuoteen lahjoittajan luvalla. Useimmat lahjoittajat haluavat lahjansa käytettävän hyvin eivätkä välittömästi, eikä sen sanominen ole loukkaus.

Jos harkitsette myös arpajaisia, pitäkää ne omana kokonaisuutenaan. Arpa ei ole kohde: arvassa ratkaisee arvonta, kohteessa korkein huuto. Arpajaisia koskee Suomessa oma sääntelynsä, joten selvittäkää oman tilaisuutenne tilanne etukäteen sen sijaan, että olettaisitte asian olevan kunnossa. Sekoitettuina samaan luetteloon nämä kaksi hämmentävät sekä vieraita että kirjanpitoa.

Sovita salin ja muodon mukaan

Alle neljänkymmenen vieraan illassa mene pienempään: kahdeksasta kahteentoista kohdetta. Pieni sali ei kanna huutokilpailua kahdellakymmenellä rintamalla yhtä aikaa. Yli kahdensadan vieraan illassa hiljaisen osuuden voi venyttää kahteenkymmeneenviiteen tai jopa kolmeenkymmeneen kohteeseen, koska huomiota on aidosti enemmän, mutta lavaosuus pysyy viidessä tai kuudessa salin koosta riippumatta. Sen luvun asettaa kello ja ihmisen kärsivällisyys, ei vieraslista.

Useamman päivän verkossa pyörivä huutokauppa noudattaa eri sääntöjä. Huomio ei kilpaile illallisen, puheen ja bändin kanssa, joten kolmestakymmenestä neljäänkymmeneen kohdetta on täysin toimiva määrä, ja huutajat palaavat listalle yhä uudestaan. Jos järjestätte molemmat, laskekaa ne erikseen älkääkä niputtako yhdeksi luetteloksi. Opas käy läpi, miten muodot käytännössä eroavat.

Yksi testi jokaiselle kohteelle

Kysy yksi kysymys: pystynkö nimeämään kolme salissa istuvaa ihmistä, jotka haluaisivat tämän? Jos kyllä, pidä se. Jos pystyt nimeämään vain yhden, kohde sulkeutuu parhaimmillaankin lähtöhintaan, joten niputa se tai siirrä myyntipöytään. Jos et pysty nimeämään ketään, kiitä lahjoittajaa ja ohjaa lahja muualle.

Tee testi kahden muun ihmisen kanssa äläkä yksin. Ne kohteet, joista toimikunta kiistelee, ovat yleensä kiinnostavia, ja ne joista kaikki hiljaa toteavat "kyllä se käy", ovat yleensä niitä, jotka kahdenkymmenen voimin tuottavat kolmesataa euroa.

Illan jälkeen kirjoitettu muistiinpano siitä, mikä myi, mikä jäi ja mikä yllätti, on arvokkaampi kuin mikään nyrkkisääntö, koska kolmantena vuonna hinnoittelette ja mitoitatte oman salinne mukaan ettekä jonkun toisen. Aloitussivu vie rakentamisen läpi järjestyksessä, hinnat eivät riipu siitä montako kohdetta listaatte, ja tyypillisistä luettelon koista on omat huomionsa kouluille ja hyväntekeväisyysilloille ja gaaloille, jotka ovat tämän haarukan vastakkaisissa päissä.