Näin kiität lahjoittajia ja taiteilijoita huutokaupan jälkeen

Tuotto on laskettu, tuolit on pinottu, ja mieli tekee levätä. Lepää tiistaina. Maanantai kuuluu sille sähköpostille, joka on koko vuoden tuottoisin viesti: kiitokselle. Lahjoittaja, jota kiitetään hyvin, täsmällisesti ja nopeasti, on se lahjoittaja joka sanoo ensi vuonna uudestaan kyllä, yleensä vieläpä paremmalla kohteella. Se maksaa yhden illan työtä, ja se on ero sen välillä, että rakennat kohdelistan joka vuosi tyhjästä tai aloitat sen puoliksi valmiina.

Miksi maanantai eikä ensi kuu

Kiitollisuudella on puoliintumisaika. Kahden vuorokauden sisällä lähetetty kiitos osuu silloin kun lahjoittaja vielä tuntee kuuluneensa iltaan. Samat sanat kolmen viikon päästä luetaan hallinnoksi.

Nopea kiitos myös sulkee tarinan. Lahjoittaja antoi kohteensa epävarmuuteen, ja sinä kerrot hänelle miten se päättyi. Juuri se loppu on se, jonka hän muistaa kun kirjeesi tulee ensi vuonna.

Käytännön syykin on olemassa. Ne yksityiskohdat joita tarvitset – kuka huusi ketä vastaan, mikä kohde sai äänekkäimmän reaktion – ovat maanantaina vielä päässäsi ja perjantaina poissa. Kirjoita niin kauan kuin kuulet salin.

Mitä lahjoittajan viestissä pitää olla

• Hänen oma tuloksensa: sinun illalliskorttisi tuotti 140 euroa. Tämä luku on viestin sydän. Lahjoittaja saa harvoin tietää mitä hänen lahjastaan seurasi, ja kun hän saa, se jää mieleen. Se on myös se lause, jonka hän toistaa jollekulle toiselle.
• Illan kokonaissumma ja mihin se menee: yhdessä huutokauppa tuotti 6 240 euroa, mikä kattaa uudet pukuhuoneet.
• Yksi inhimillinen yksityiskohta: kaksi pöytää huusi kortistasi vastakkain viimeiseen minuuttiin asti. Yksi rivi tarinaa voittaa kolme riviä muodollisuutta.
• Miten hänet mainittiin: liitä mukaan kuva nimestä isolla näytöllä tai kohdelistassa.
• Ei pyyntöä. Tämä viesti ei pyydä mitään. Juuri pyynnön puuttuminen saa sen osumaan.

Miltä se näyttää kirjoitettuna

Hei Kaarina, lauantain huutokauppamme tuotti 6 240 euroa, mikä riittää uusiin pukuhuoneisiin kokonaan. Sinun illalliskorttisi tuotti 140 euroa. Kaksi pöytää huusi siitä vastakkain viimeiseen minuuttiin asti, ja se meni perheelle joka syö teillä joka syntymäpäivänä. Nimesi oli näytöllä koko illan, kuva on liitteenä. Kiitos, meidän kaikkien puolesta.

Siinä on koko viesti. Kuusi lausetta, yksi luku joka kuuluu hänelle, yksi luku joka kuuluu kaikille, yksi kuva. Vaihda nimi ja luvut, niin lähetät kolmekymmentä tällaista tunnissa.

Taiteilijat tarvitsevat yhden asian lisää

Taiteilijalle myyntihinta on julkinen maine, joten käsittele sitä varoen, erityisesti jos teos meni vaatimattomasti. Kiitä työstä itsestään, mainitse ostajan nimi jos molemmat suostuvat, ja tarjoa kuvaa teoksesta uuden omistajan luona.

Taiteilija, joka koki tulleensa kunnioitetuksi, lahjoittaa uudestaan. Se joka koki työnsä myydyn pilkkahintaan ei lahjoita, ja kertoo siitä muille taiteilijoille.

Jos teos meni selvästi alle taiteilijan tavallisen hinnan, kerro hinta ja syy samassa lauseessa: se oli kolmas maalaus peräkkäin ja sali oli jo käyttänyt rahansa. Taiteilijat ymmärtävät huonon paikan esitysjärjestyksessä. Mitä he eivät anna anteeksi on hiljaisuus. Taidehuutokauppojen sivu käy läpi, miten teokset kannattaa sijoittaa listalle niin ettei kolme maalausta osu peräkkäin.

Älä unohda kolmea muuta ryhmää

• Voittajat: lyhyt viesti siitä mitä he voittivat, illan kokonaissumma ja noutotiedot. Voittajat ovat ensi vuoden lahjoittajia. Kohtele heitä osana tarinaa, älä asiakkaina jotka ovat jo maksaneet.
• Vapaaehtoiset: mainitse nimeltä, julkisesti jos he pitävät siitä ja kahden kesken jos eivät. Se joka istui koko illan maksupisteellä kuulukoon kokonaissumman sinulta ennen kuin lukee sen mistään muualta.
• Koko yhteisö: yksi julkaisu tai uutiskirjeen kohta, jossa on summa, kolme kuvaa ja se mihin raha menee. Niidenkin jotka eivät päässeet paikalle kuuluu kuulla että ilta onnistui. Se on ensi vuoden lipunmyyntiä.

Kun kohde tuotti vähemmän kuin toivoit

Osa kohteista menee kolmasosalla arvostaan. Vaisto on jättää se lahjoittaja pois listalta tai kirjoittaa jotain lämmintä ja epämääräistä ilman lukua. Älä tee kumpaakaan.

Lähetä luku ja sano sitten suoraan mitä uskot tapahtuneen: kohde tuli vuoroon myöhään, se oli neljäs lahjakortti peräkkäin, sali oli täynnä ihmisiä joilla ei ole koiraa. Kysy sitten, haluaisiko hän saman kohteen aikaisemmalle paikalle ensi vuonna.

Lahjoittajat eivät ole hauraita, ja juuri se että heitä kohdellaan hauraina loukkaa heitä. Lahjoittaja, joka saa sinulta rehellisen selityksen, ei jää keksimään itse pahempaa.

Sulje ympyrä vielä kahdesti

Kun raha on oikeasti käytetty, lähetä kuva: uusi lattia, pikkubussi, leikkipaikka. Lahjoittaja antoi sitä kuvaa varten, ei iltaa varten.

Ja kun ensi vuoden huutokauppa julkistetaan, kirjoita ensin tämän vuoden lahjoittajille ja viittaa heidän tulokseensa: viime vuonna korttisi tuotti 140 euroa, voimmeko luottaa sinuun uudestaan? Juuri se lause, jonka maanantain viesti teki mahdolliseksi, on syy siihen että hyvin kiittävien yhdistysten lahjoitukset kasvavat vuosi vuodelta.

Se myös muuttaa pyynnön luonteen. Et koputa kylmään oveen vaan jatkat keskustelua, jonka osana lahjoittaja muistaa olleensa.

Yritykset ja sponsorit ovat oma tapauksensa

Jos kohde tuli yritykseltä, kiitos kannattaa kirjoittaa niin, että sen voi näyttää eteenpäin. Yrityksessä lahjoituksen antoi yksi ihminen, mutta seuraavana vuonna päätöksen tekee usein joku toinen, ja silloin ratkaisee se, mitä kansiossa on tallessa.

Käytännössä tämä tarkoittaa kolmea lisäystä. Mainitse yrityksen nimi täsmälleen siinä muodossa kuin se kirjoitetaan. Kerro montako ihmistä salissa oli, koska se on luku jonka markkinoinnista vastaava ymmärtää heti. Ja liitä mukaan yksi käyttökelpoinen kuva, jonka he voivat julkaista omissa kanavissaan ilman että joutuvat pyytämään lupaa erikseen.

Lähetä viesti sille ihmiselle joka antoi kohteen, mutta kirjoita se niin että se kestää eteenpäin lähettämisen. Yksi lause riittää: tämä ilta ei olisi onnistunut ilman teitä, ja tässä on mitä siitä seurasi.

Kuka kirjoittaa ja mihin mennessä

Älä jätä koko listaa yhdelle ihmiselle maanantaiaamuksi. Jaa se ennen kuin kaikki lähtevät kotiin: rahastonhoitaja ottaa voittajat, kohteet kerännyt ottaa lahjoittajat, puheenjohtaja ottaa taiteilijat ja kiusalliset tapaukset.

Kaksikymmentä viestiä on tunnin työ jos lista on edessäsi ja kahden viikon urakka jos ei ole. Aseta määräajaksi päivä eikä viikko – maanantai-ilta, kaikki lähetetty – ja kuitatkaa toisillenne kun se on tehty. Kiitokset jotka lipsuvat keskiviikon yli jäävät yleensä kirjoittamatta kokonaan. Yhdistyksille tehty sivu käy läpi, miten työnjako kannattaa sopia jo ennen iltaa.

Yksi asia kannattaa vielä sopia etukäteen: kuka vastaa, jos joku vastaa viestiin. Kiitos joka jää roikkumaan kolmeksi viikoksi on huonompi kuin kiitos jota ei lähetetty, koska lahjoittaja kirjoitti ja sai hiljaisuuden. Sovi, että vastausosoite on ihmisen osoite eikä yhdistyksen yleinen laatikko.

Talleta tiedot niin kauan kuin ne ovat tuoreita

Ennen kuin unohdat, tallenna yksi yksinkertainen lista: lahjoittaja, kohde, lopullinen hinta, ostaja. Se on raaka-aine jokaiseen yllä olevaan viestiin ja ensi vuoden toimikunnan lähtöruutu.

Lisää kaksi saraketta niin kauan kuin ilta on kirkkaana mielessä: mitä odotit kohteen tuottavan, ja yksi rivi siitä miten kävi. Ensi vuoden toimikunta on kiitollinen, ja ensi vuoden toimikunta olet usein sinä.

Vielä yksi sananvalinta. Kirjoita aina kohteesta, älä arvasta. Kiitosviestissä puhutaan siitä, mitä joku huusi ja mitä se tuotti. Arpajaiset ovat eri asia, niissä voitto ratkeaa sattumalla ja niitä koskevat Suomessa omat säännöksensä. Jos illassa oli molempia, pidä ne myös viestissä erillään, niin lahjoittaja tietää mistä puhutaan.

Jos ilta pyöritettiin huutokauppatyökalulla, lista on jo olemassa: jokaisen kohteen lahjoittaja, lopullinen hinta ja voittaja ovat hallintanäkymässä valmiina liitettäväksi maanantain viesteihin. Näin ilta etenee näyttää mistä tiedot syntyvät, järjestäjän opas sisältää illan jälkeisen muistilistan, ja lisää luettavaa löytyy artikkeleista.