Auktionsidéer för Rotary- och Lionskvällar

De flesta auktioner i en serviceklubb hålls i ett rum klubben redan träffas i. Ett sällskapsrum ovanpå en restaurang, golfklubbens klubbhus, en skolmatsal som lånas ut en kväll. Sextio till hundrafemtio personer, de flesta bekanta med varandra sedan länge, och en kommitté på fyra som aldrig har hållit i en auktion förut.

Det är ett bra utgångsläge, inte ett svagt. Ni säljer inte till främlingar. Nästan allt nedan följer av den enda omständigheten.

Objekten finns i matrikeln, inte i en katalog

Kommittéer som kämpar börjar oftast med att skriva till företagen på orten och be om gåvor. Kommittéer som lyckas börjar med den egna medlemsförteckningen. En serviceklubb är en lista över människor som äger företag, driver mottagningar, har båt, lagar bra mat, undervisar eller känner någon på arenan. Gå igenom listan och skriv bredvid varje namn vad just den personen skulle kunna ge som kostar tid i stället för pengar.

Det som kommer tillbaka är mer intressant än ett presentkort. En pensionerad besiktningsman som går igenom köparens hus och skriver en rak rapport om det. En medlem med lägenhet vid kusten som erbjuder fyra nätter utanför säsong. Middag för åtta lagad i köparens eget kök. Två timmar i passagerarsätet på en renoverad bil en söndagsmorgon. Sådana objekt säljer för att rummet känner givaren personligen. En stor del av budgivningen är tillgivenhet, och tillgivenhet står inte i någon prislista.

Presentkort från butiker gör tvärtom. Alla i rummet kan slå upp vad ett presentkort på 500 kr kostar, och ingen bjuder förbi den siffran. Tar ni emot dem ändå: slå ihop flera till ett objekt med ett tema, så att jämförelsen slutar vara uppenbar.

Tre objekt bär kvällen, och ni bör veta vilka tre

I en auktion med tjugo objekt fördelas pengarna inte jämnt. Två eller tre objekt står för en stor del av totalen, tio ger anständiga siffror, och resten fyller rummet med ljud och små vinster. Det är normalt, och det är bättre att planera för det än att slåss mot det.

Välj bärarna tidigt. Det ska vara saker som mer än en person i just det rummet verkligen vill ha. En helg i ett hus som fyra medlemmar redan har frågat om. En plats i bilen på en bankörning. Något med klubbens egen historia i sig. Lägg sedan körschemat så att de tre inte landar inom samma tio minuter.

Resten av listan håller budgivningen igång och ger de medlemmar som inte kan lägga fyrsiffriga belopp något att vinna. En klubbkväll där bara de förmögna får räcka upp handen är en klubbkväll som krymper till nästa år.

Börja lågt, med flit

Det vanligaste misstaget är ett utropspris satt nära vad kommittén tror att objektet är värt. Det ger tystnad, sedan en pinsam sänkning utropad från scenen, och sedan ett enda bud på det sänkta priset.

Ropa ut på ungefär en fjärdedel av vad ni hoppas få. Då kommer det första budet snabbt, och det är det första budet som räknas, eftersom det förvandlar objektet från en idé till en tävling. När två personer är inne klättrar siffran av sig själv. Körschema, utropspris och budhöjningar gås igenom steg för steg i guiden, och den är värd att läsa innan ni sätter ett enda pris.

Själva budgivningen, utan klippblock

Det äldre upplägget är ett bord med pappersblanketter längs väggen och en funktionär som försöker stänga dem i ordning. Det fungerar, i den meningen att pengar kommer in. Det betyder också att ingen vet hur något står förrän blanketterna samlas in, och att de sista fem minuterna blir ett virrvarr.

Alternativet är att varje objekt bär en kod. En gäst riktar telefonen mot den, ser objektet och bjuder. Ingen app att installera och inget konto att skapa, vilket spelar roll när en tredjedel av rummet är över sjuttio. På skärmen längst fram visar ni aktuellt objekt, högsta bud, en nedräkning och en löpande total mot kvällens mål. Totalen gör tyst arbete hela kvällen: folk bjuder annorlunda när de ser hur långt det är kvar. Sidan så fungerar det går igenom vad skärmen visar och vad gästerna ser i telefonen.

Två beteenden är värda att känna till i förväg. Ett bud som läggs under de sista sekunderna förlänger objektet i stället för att avsluta det, så ingen vinner på att gömma sig tills klockan tar slut. Och en gäst kan lämna ett bevakningspris och låta bud läggas upp till det åt sig — praktiskt för medlemmen som ska köra hem någon vid nio.

Var rak om pengarna

En serviceklubb lever på förtroende, och det snabbaste sättet att göra av med det är att vara vag om vart pengarna går. Säg ändamålet i början, säg summan ni siktar på, och sätt båda på skärmen.

Det praktiska ska vara lika rakt. Vinnarna får ett mejl samma kväll med beloppet och en betallänk som tillhör er klubb, så att pengarna går från gästen till ert konto utan att någon sitter emellan. Ingenting hålls inne och ingen procent tas. Vad verktyget kostar är en avgift för kvällen, som står på prissidan. Att bygga auktionen och repetera den kostar ingenting alls.

En grov tidsplan

Sex veckor före: gå igenom medlemslistan och fråga. Fråga personligen eller på telefon. Ett mejl till hela klubben ger två svar och en hel del dåligt samvete.

Fyra veckor före: stäng objektlistan och skriv beskrivningarna. Tre ärliga meningar slår ett stycke fullt av adjektiv. Skriv vad vinnaren faktiskt får, när hen får det, och vem som ger det.

Två veckor före: bygg auktionen och kör en repetition med tre medlemmar och deras egna telefoner. Låt en av dem bjuda fel med flit. Låt en annan prova på en telefon som är fem år gammal. Det är steget kommittéer hoppar över och sedan ångrar.

Veckan det gäller: skriv ut koderna större än vad som känns nödvändigt, och kontrollera mobiltäckningen i rummets bortre hörn i stället för i dörren. Är täckningen dålig: säg det i början och ställ en funktionär med surfplatta vid det bordet.

På kvällen: en person sköter skärmen och gör ingenting annat. Det är ett riktigt uppdrag, inte en tjänst man ber den närmaste om.

Det en serviceklubb har som en gala saknar

En välgörenhetsgala måste bygga en stämning ur ingenting på en timme. Det behöver ni inte. Ert rum har redan interna skämt, en president, revirstrider om golf och tjugo års gemensamt arbete bakom sig. Använd allt. Låt givaren av ett objekt resa sig i femton sekunder. Låt presidenten bjuda på något och förlora offentligt. Läs upp totalen högt när den passerar en jämn siffra.

Inget av det kräver mer teknik. Det kräver att någon i förväg bestämmer att kvällen ska ha en form. Hur en typisk klubbkväll sätts ihop står på sidan för serviceklubbar, och ni kan bygga hela kvällen och repetera den innan ni bestämmer om ni ska köra den på riktigt.