Hybridauktion: så låter du folk buda hemifrån

En hybridauktion betyder att de som inte kan komma till lokalen ändå får vara med. De ser en livesändning från kvällen och budar på samma objekt som gästerna i salen. Det gör budgivarna fler, och ett objekt är värt mer när ytterligare fyrtio personer kan tävla om det. Slarvar ni med det får ni i stället två auktioner, där den ena ligger en halv minut efter den andra. Skillnaden sitter nästan helt i hur ni hanterar tiden.

Vad som krävs, och inget mer

Två saker. Det första är budgivning som fungerar likadant för alla: budar gästerna i bygdegården på mobilen via en länk i webbläsaren, så använder den som sitter hemma exakt samma länk. Då finns ingenting extra att bygga. Det andra är att den som sitter hemma får känna kvällen: en livesändning, hur enkel som helst, så att objekten presenteras och nedräkningarna hörs.

Allt annat — en extra konferencier, någon som modererar chatten, en separat katalog för dem hemma — är frivilligt, och det mesta av det är sätt att göra kvällen svårare än den behöver vara.

Fördröjningen är hela problemet

En sändning kommer inte fram direkt. Räkna med femton till fyrtiofem sekunder, ibland mer när hundra mobiler hänger på samma accesspunkt. Det är oproblematiskt för stämningen och förödande för klubbslaget. Auktionisten säger första, andra, tredje — och den som tittar hemma hör det en halv minut senare, när objektet hon trodde att hon fortfarande budade på redan är sålt.

Det finns tre ärliga sätt att lösa det, och ni måste välja ett innan kvällen börjar.

1. Låt det ropade blocket vara salens. De som sitter hemma tittar på det som teater och budar på de tysta objekten, som stänger på klocka. Enklast, och det fungerar varje gång.
2. Förläng avslutet. Auktionisten håller varje ropat objekt öppet en uttalad halvminut efter sista budet i salen, uttryckligen för buden från nätet, och en medhjälpare läser upp dem. Långsammare, men ärligt tvåsidigt.
3. Kör allt på klocka. Inget klubbslag alls: varje objekt stänger på en utsatt tid och sändningen är kommentar. Allt rimligare för en förening där en stor del av medlemmarna bor någon annanstans.

Det som inte fungerar är att låtsas som om fördröjningen inte finns.

Håll sändningen enkel

Ni behöver inget produktionsbolag. En mobil på ett stativ nära podiet, som sänder till en gratistjänst, räcker långt. Tre praktiska saker avgör om det går att titta på.

• Ljudet före bilden. Den som tittar hemifrån förlåter en skakig bild, men stänger av inom en minut om ljudet är grötigt. Ställ mobilen nära en högtalare, eller hellre: dra ett uttag från lokalens mixerbord. Fråga om det när ni bokar lokalen, inte samma kväll.
• Uppladdning, inte nedladdning. Ett wifi som spelar film utmärkt har ofta en tunn väg uppåt. Testa en riktig sändning, i den lokalen, vid den tid ni ska använda den. Ett test en tisdagsförmiddag bevisar ingenting om en lördagskväll när tvåhundra mobiler kopplar upp sig mot samma punkt. Är ni osäkra: sänd över mobildata.
• Ström. Nittio minuters sändning tömmer ett batteri. Sätt mobilen i laddaren och slå på stör ej, annars avslutar ett inkommande samtal er sändning i sämsta tänkbara ögonblick.

Utse en person vars enda uppgift är sändningen: starta den, hålla ögonen på chatten och räcka upp handen när något går sönder. Inte auktionisten, inte kassören, inte ordföranden.

Bjud in dem som budar hemifrån på riktigt

• Mejla budlänken och länken till sändningen till hela medlemsregistret två dagar i förväg, och en gång till timmen innan dörrarna öppnar.
• Skriv rakt ut att det går bra att buda hemifrån, och hur det går till: öppna länken, välj objekt, buda. Den som tror att sändningen bara är till för att titta på kommer bara att titta.
• Sätt ut sluttiderna i mejlet, med tidszon om ni har medlemmar utomlands. Någon i Toronto behöver veta att 21.30 är svensk tid.
• Tala om i förväg hur den som vinner hemifrån får sitt objekt: presentkort per mejl, saker som hämtas i klubbstugan eller skickas, och vem som betalar portot.

Var realistisk med siffrorna. En förening med fyrahundra kontakter kan få tjugo till sextio som öppnar sändningen och en handfull som faktiskt budar. Den handfullen står ändå ofta för tio till tjugofem procent av kvällens resultat, eftersom det gärna är de som flyttat därifrån och fortfarande bryr sig.

Budet som kom för sent

En middag i en serviceklubb, objekt 7: en vecka i en medlems fjällstuga. En tidigare medlem som tittar från utlandet har budat stadigt hela vägen. Salen når 7 000 kronor, auktionisten räknar ned, klubban faller. Nitton sekunder senare dyker ett bud på 7 500 kronor upp på skärmen längst bak. Medhjälparen ser det, viftar, och auktionisten — som redan sagt sålt — måste välja mellan två personer som båda tror att de vunnit.

Det finns ingen bra utgång där, bara en minst dålig: håll fast vid det klubbade priset, ring den som budade hemifrån på morgonen och erbjud något annat. Den riktiga lösningen låg några dagar tidigare, när ingen bestämde vilket av de tre avsluten kvällen skulle använda. Det kostar en mening i genomgången med funktionärerna, och det tar bort det enda verkligt obehagliga ögonblick en hybridkväll kan producera.

Salen är fortfarande huvudnumret

Det vanligaste misstaget är att låta sändningen späda ut kvällen. Rummet kommer först: tempot, energin, det ropade blocket. Sändningen tittar bara in. Två små justeringar hjälper dem hemma att hänga med utan att bromsa något. Låt den som presenterar säga objektets nummer och namn, inte "den här fina grejen här". Och säg sluttiderna för de tysta objekten högt flera gånger, eftersom den som sitter hemma varken ser klockan på väggen eller läser av ett rum som är på väg att dra igång.

En sak till: står totalsumman på storbildsskärmen, håll den i bild. Det är det de hemma reagerar mest på, och det kostar ingenting att vinkla kameran något åt vänster.

När sändningen dör

Den gör det, en gång, i fyra minuter. Bestäm i förväg att auktionen inte stannar. Budgivningen ligger i budsystemet och inte i videon, så en bruten sändning är en olägenhet snarare än en kris — förutsatt att ert avslut inte bygger på att folk hör en nedräkning. Gör det, är det ännu ett argument för klockan. Låt den sändningsansvariga skriva en rad i chatten och starta om. Låt inte ordföranden meddela tekniska problem från podiet till ett rum som inte märkt någonting.

Gör upp med alla på samma sätt

Den som vinner hemifrån betalar via samma mejl som den som vinner i salen, helst samma kväll medan kvällen fortfarande är varm. Swish fungerar lika bra i köket i Umeå som vid kassabordet i lokalen, och kassören slipper en lista att jaga i februari. Det enda extra är logistiken för fysiska objekt: en hämtningseftermiddag i klubbstugan veckan efter löser det mesta, och för resten är en fast portoavgift bestämd i förväg bättre än att förhandla paket för paket.

Tar ni ut en inropsavgift ovanpå det klubbade priset gäller den lika för alla, i salen som hemma. Samma sak med utropspris och budhöjning: det ska inte finnas två uppsättningar regler, en för dem som ser er och en för dem som ser en fördröjd bild av er. Skriv siffrorna i inbjudan, inte på kvällen.

Samma budlänk fungerar i bygdegården och i köket hemma, sändningen kan ligga bredvid objekten, och alla som vunnit får samma avslutande mejl. Läs så fungerar det för mekaniken, guiden för resten av kvällen och priser om ni vill jämföra vad det kostar. Vill ni bara prova, börja i kom igång.