Så får du lokala företag att skänka auktionsobjekt

Varje lokalt företag blir tillfrågat oftare än du tror. Ett bageri vid gågatan i en stad med trettio tusen invånare får någonstans mellan tjugo och femtio förfrågningar om året, de flesta ett kopierat brev ställt till ingen särskild. De som säger ja till dig gör det för att din fråga var personlig, konkret och lätt att svara på. Det är hela metoden.

Räkna ut hur många du behöver fråga

Börja i objektlistan. En vanlig kväll vill ha tolv till tjugo objekt. Varma frågor, där den som frågar redan känner företaget, ger ja i ungefär en av tre. Kalla frågor ligger närmare en av femton. En arbetsgrupp som mest knackar på varma dörrar behöver alltså en lista på fyrtio till femtio företag för att fylla tjugo objekt. En grupp som utgår från ett gaturegister behöver tvåhundra och är slutkörd redan i mars.

Räkna med tre till fyra veckor för hela varvet, och börja åtta veckor före kvällen. Snävare än så hamnar påminnelsen samma vecka som sista svarsdag, och det är veckan alla låter påstridiga.

Skriv upp de varma dörrarna först

Innan någon närmar sig en främling: lista varje företag som redan hänger ihop med er. Sponsorn på matchtröjorna. Föräldrarnas och medlemmarnas egna firmor. Caféet laget sätter sig på efter träningen. Revisorn som gör bokslutet. Tryckeriet som gjorde förra årets program. Grossisten som kör varor till köket i klubbstugan.

Dela sedan listan så att varje företag frågas av den som känner dem bäst. En frågare per företag, antecknat någonstans där alla ser det. Att bli tillfrågad två gånger av två olika volontärer är det säkraste sättet att förvandla ett troligt ja till ett artigt nej, och det händer nästan varje arbetsgrupp första året.

Sekreteraren i en innebandyklubb gick igenom kalkylbladet efter en lyckad kväll och såg att tjugotvå av trettioen gåvor hade kommit in via sex personer, alla hade frågat någon de redan kände. De nio återstående hade krävt närmare hundra kalla kontakter. Året därpå byggde de om hela insamlingen kring de sex.

Fråga om en enda konkret sak

Fråga inte om de vill skänka något. Det lämnar över ett beslut utan kanter, och den som är obestämd säger nej genom att inte svara. Fråga i stället om de kan tänka sig att skänka en middag för två, eller klippning och färg, eller en timmes juridisk rådgivning.

Ett konkret förslag gör tankearbetet åt dem, visar vilken storlek på gåva som är normal, och är lätt att antingen tacka ja till eller byta mot något bättre. För de flesta små lokala företag ligger det bekväma spannet på 500 till 1 500 kronor. För ett större företag eller en medlems egen firma snarare 1 500 till 4 000 kronor. Presentkort och tjänster slår varor: ett presentkort kostar givaren bara marginalen, och bara om det löses in, och det får dessutom vinnaren att kliva in genom deras dörr.

Brevet

Under tvåhundra ord, skickat med mejl eller överlämnat på papper. Allt inom hakparentes byter du ut.

Ämne: Förfrågan om gåva till [föreningens] auktion den [datum]

Hej [namn],

Jag skriver för [föreningens] räkning. Den [datum] håller vi en välgörenhetsauktion i [lokal] för omkring [antal] gäster, nästan alla från [orten]. Vi samlar in [belopp] till [ett enda konkret ändamål].

Jag ville fråga om [företaget] kan tänka sig att skänka ett objekt. Det jag tänkte mig är [det konkreta förslaget], värt ungefär [X kronor]. Passar något annat er bättre lyssnar jag gärna.

Alla givare står med namn i katalogen, på sidan för sitt eget objekt och på skärmen under kvällen. Inom en vecka efter auktionen skickar jag vad ert objekt klubbades för och vad kvällen gav totalt.

Om ni kan hjälpa till: hör gärna av dig senast [sista svarsdag, ungefär tre veckor före]. Jag hämtar när det passar er, och allt jag behöver är ett foto och två rader text, som jag gärna skriver åt er att godkänna.

Tack för att du läste.

[Ditt namn], [roll], [föreningen], [telefon], [mejl]

Varför varje del står där

• Ett konkret ändamål. Nytt golv i omklädningsrummet, inte stöd till vår verksamhet. Folk ger till något de kan se framför sig.
• Antalet gäster. Det säger vad exponeringen är värd utan att du behöver lova något.
• Ett namngivet belopp. Det tar bort rädslan för att bli ombedd något enormt.
• En sista svarsdag och en person med namn. En förfrågan utan slutdatum ligger kvar i en låda för alltid.
• Erbjudandet att hämta och skriva texten. Företag hoppar av på jobbigheten långt oftare än på generositeten.

Lämna över brevet personligen där du kan. Ett papper över en disk plus två meningar samtal slår samma brev i mejlen med bred marginal, och tjugo stycken tar en eftermiddag.

Följ upp en gång, inte mer

De flesta ja kommer efter påminnelsen, inte efter första frågan. Sju dagar senare går samma person förbi eller ringer och säger en enda sak: hann du fundera på auktionen? Sedan tystnar du. Upprepa inte argumenten, de är redan lästa.

Blir det nej: tacka varmt och behåll dem på listan till nästa år. Läget ändrar sig, och ett företag som tackade nej ett tungt kvartal ger ofta generöst två år senare. Blir det ja: bekräfta skriftligt samma dag, med objektet, dess värde, vem som hämtar och när, och exakt hur de kommer att nämnas.

De kluriga fallen

• De erbjuder något ni inte kan sälja. Tvåhundra pennor med tryck, eller en nyckelring för hundra kronor. Ta emot vänligt och använd det som bordsgåva i stället för objekt. Tre sådana gåvor i en korg blir ofta ett dugligt objekt. Funderar ni på ett lotteri i stället: reglerna för lotterier skiljer sig åt och är värda att kolla upp för just er förening innan ni lovar något.
• De vill ha mer än ett omnämnande. Ett företag som förväntar sig banderoll och en stund i mikrofonen erbjuder sponsring, inte en gåva. Det är ett annat och ofta bättre samtal — lämna över det till den som sköter sponsorerna.
• De frågar efter kvitto eller organisationsnummer. Ha svaret klart innan du börjar fråga. Hur en gåva in natura behandlas skattemässigt beror på givarens egen situation, och det ärliga svaret är oftast att ni skriver ett underlag på gåvan och dess värde, och att deras revisor avgör resten.
• Det utlovade objektet dyker aldrig upp. Sätt en intern gräns tio dagar före kvällen. Det som inte är bekräftat då åker ur katalogen, med ett vänligt meddelande om att ni sparar det till nästa år.

Slut cirkeln inom en vecka

Skicka varje givare det klubbade priset för deras objekt, kvällens total och ett riktigt tack. En givare som får veta att deras presentkort på 600 kronor drog in 1 400 till föreningen säger ja snabbare nästa år, och ger oftast något större. Det här mejlet är den billigaste insamling du någonsin gör, och nästan ingen skickar det.

När gåvorna är bekräftade får varje objekt en egen sida med givaren namngiven, synlig för alla som bjuder från telefonen. Guiden har färdiga exempel på objektbeskrivningar, kom igång tar bygget i rätt ordning, och vad det kostar står på prissidan. Samlar du in för en skola, en idrottsförening eller en serviceklubb finns egna sidor för skolor, föreningar och serviceklubbar med vem som brukar säga ja i respektive fall.