Sachspenden für die Auktion: Unternehmen richtig ansprechen

Jeder Betrieb im Ort wird häufiger um Spenden gebeten, als Sie denken. Eine Bäckerei an einer belebten Straße in einer Stadt mit dreißigtausend Einwohnern bekommt im Jahr zwanzig bis fünfzig solcher Anfragen, die meisten davon ein kopierter Brief ohne Anrede. Wer Ihnen zusagt, tut das, weil Ihre Anfrage persönlich war, konkret und leicht zu beantworten. Mehr steckt in der Methode nicht.

Rechnen Sie aus, wie viele Anfragen Sie brauchen

Fangen Sie beim Katalog an. Ein üblicher Abend braucht zwölf bis zwanzig Lose. Warme Anfragen – der Fragende kennt den Betrieb persönlich – gehen etwa jede dritte auf. Kalte Anfragen etwa jede fünfzehnte. Ein Vorstand, der überwiegend über bekannte Türen geht, braucht also eine Liste mit vierzig bis fünfzig Betrieben für zwanzig Lose. Ein Vorstand, der das Branchenverzeichnis abarbeitet, braucht zweihundert und ist im März erschöpft.

Planen Sie drei bis vier Wochen für den ganzen Durchlauf und beginnen Sie acht Wochen vor dem Abend. Wird es enger, fällt der Nachfassanruf in dieselbe Woche wie die Abgabefrist – und das ist die Woche, in der alle aufdringlich klingen.

Erst die bekannten Türen, dann die fremden

Bevor jemand einen Fremden anspricht, schreiben Sie alles auf, was ohnehin schon mit Ihnen zu tun hat: der Trikotsponsor, die Firmen der Eltern und Mitglieder, die Gaststätte nach dem Training, der Steuerberater, der Ihre Kasse prüft, die Druckerei vom letzten Programmheft, der Getränkemarkt, der ans Vereinsheim liefert.

Dann teilen Sie die Liste so auf, dass jeder Betrieb von der Person angesprochen wird, die ihn am besten kennt. Ein Ansprechpartner pro Betrieb, notiert an einer Stelle, die alle sehen. Zweimal von zwei verschiedenen Ehrenamtlichen gefragt zu werden, ist der zuverlässigste Weg, aus einem wahrscheinlichen Ja ein höfliches Nein zu machen – und es passiert fast jedem Vorstand im ersten Jahr.

Der Schriftführer eines Handballvereins ging nach einem gelungenen Abend die Tabelle noch einmal durch. Zweiundzwanzig der einunddreißig Spenden waren über sechs Personen gekommen, die alle jemanden gefragt hatten, den sie kannten. Für die übrigen neun hatte es fast hundert kalte Anfragen gebraucht. Im Jahr darauf bauten sie die ganze Aktion um diese sechs herum auf.

Fragen Sie nach einer bestimmten Sache

Fragen Sie nicht, ob jemand etwas spenden möchte. Das ist eine Entscheidung ohne Kanten, und unentschlossene Menschen sagen Nein, indem sie nicht antworten. Fragen Sie stattdessen, ob ein Abendessen für zwei möglich wäre. Ein Haarschnitt mit Farbe. Eine Stunde Rechtsberatung. Ein Satz Winterreifen einlagern.

Ein konkreter Vorschlag nimmt dem Gegenüber das Nachdenken ab, zeigt, welche Größenordnung normal ist, und lässt sich leicht annehmen oder durch etwas Besseres ersetzen. Bei kleinen örtlichen Betrieben liegt der gute Bereich zwischen 50 und 150 Euro, bei einer größeren Firma oder dem Unternehmen eines Mitglieds zwischen 150 und 400 Euro. Gutscheine und Leistungen schlagen Warenspenden: Ein Gutschein kostet den Betrieb nur seine Marge, und das auch nur, wenn er eingelöst wird – und er bringt den Gewinner durch die Tür.

Das Anschreiben

Unter zweihundert Wörtern, per Mail oder auf Papier über den Tresen gereicht. Alles in eckigen Klammern ersetzen Sie.

Betreff: Spendenanfrage für die Auktion des [Verein], [Datum]

Sehr geehrte Frau [Name],

ich schreibe Ihnen im Namen des [Verein e.V.]. Am [Datum] veranstalten wir im [Ort] eine Benefizauktion für rund [Zahl] Gäste, fast alle aus [Stadt]. Wir sammeln [Betrag] für [ein konkreter Zweck].

Ich möchte fragen, ob [Betrieb] ein Los beisteuern würde. Gedacht hatte ich an [der konkrete Vorschlag] im Wert von etwa [X Euro]. Wenn Ihnen etwas anderes besser passt, höre ich das gern.

Jeder Spender wird im gedruckten Katalog genannt, auf der Seite seines eigenen Loses und während des Abends auf der Leinwand. Innerhalb einer Woche nach der Auktion schicke ich Ihnen den erzielten Zuschlag und das Gesamtergebnis des Abends.

Falls Sie helfen können: Geben Sie mir bitte bis [Frist, etwa drei Wochen vorher] Bescheid. Ich hole alles zu einem Zeitpunkt ab, der Ihnen passt, und brauche nur ein Foto und zwei Zeilen Beschreibung, die ich Ihnen gern vorformuliere.

Vielen Dank fürs Lesen.

[Name], [Funktion], [Verein e.V.], [Telefon], [E-Mail]

Warum jeder Teil darin steht

• Ein konkreter Zweck. Neuer Boden in der Umkleide, nicht die Unterstützung unserer Arbeit. Menschen geben für etwas, das sie sich vorstellen können.
• Die Gästezahl. Sie sagt einem Betrieb, wie viel Sichtbarkeit dabei herauskommt, ohne dass Sie etwas versprechen müssen.
• Ein genannter Betrag. Er nimmt die Sorge, hier werde gleich etwas Riesiges verlangt.
• Eine Frist und ein Name. Eine Anfrage ohne Datum liegt unbegrenzt in der Schublade.
• Das Angebot, abzuholen und den Text zu schreiben. Betriebe springen sehr viel häufiger beim Aufwand ab als bei der Großzügigkeit.

Bringen Sie den Brief vorbei, wo es geht. Ein Schreiben, das mit zwei Sätzen über den Tresen geht, wirkt deutlich besser als dasselbe Schreiben per Mail, und zwanzig Adressen sind ein Nachmittag.

Einmal nachfassen, und nur einmal

Die meisten Zusagen kommen nach dem Nachfassen, nicht nach der ersten Anfrage. Sieben Tage später geht dieselbe Person hin oder ruft an und sagt einen Satz: Sind Sie dazu gekommen, über die Auktion nachzudenken? Dann schweigen. Tragen Sie die Begründung nicht noch einmal vor; die ist gelesen.

Ist es ein Nein, danken Sie herzlich und behalten den Betrieb auf der Liste fürs nächste Jahr. Umstände ändern sich, und wer in einem schlechten Quartal abgesagt hat, gibt zwei Jahre später oft großzügig. Ist es ein Ja, bestätigen Sie noch am selben Tag schriftlich: was gespendet wird, welchen Wert es hat, wer wann abholt und wie genau der Betrieb genannt wird.

Die heiklen Fälle

• Angeboten wird etwas, das sich nicht versteigern lässt. Zweihundert bedruckte Kugelschreiber oder ein Schlüsselanhänger für 10 Euro. Nehmen Sie es freundlich an und verwenden Sie es als Tischgeschenk oder für die Tombola – für die gelten allerdings eigene Regeln, und es lohnt sich, die vorher bei Ihrer Kommune nachzufragen. Drei solcher Kleinigkeiten in einem Korb ergeben ebenfalls ein Los.
• Jemand will mehr als eine Nennung. Eine Firma, die ein Banner und ein Grußwort erwartet, bietet Sponsoring an, keine Spende. Das ist ein anderes und oft besseres Gespräch; geben Sie es an die Person weiter, die die Sponsoren betreut.
• Jemand fragt nach einer Bescheinigung. Klären Sie im Vorstand, was Sie ausstellen können, bevor Sie mit dem Fragen anfangen. Eine schriftliche Bestätigung über Gegenstand und Wert der Spende können Sie in der Regel geben. Alles Weitere ist eine Frage für den Steuerberater des Betriebs, nicht für Sie.
• Das Zugesagte kommt nie an. Setzen Sie intern eine Grenze zehn Tage vor dem Abend. Was bis dahin nicht bestätigt ist, fällt aus dem Katalog, mit einer freundlichen Nachricht, dass Sie es fürs nächste Jahr vormerken.

Den Kreis innerhalb einer Woche schließen

Schicken Sie jedem Spender den Zuschlag seines Loses, das Gesamtergebnis und einen echten Dank. Wer erfährt, dass sein Gutschein über 60 Euro dem Verein 140 Euro gebracht hat, sagt im nächsten Jahr schneller zu und gibt meist mehr. Diese eine Mail ist die günstigste Spendenwerbung, die es gibt, und fast niemand verschickt sie.

Stehen die Spenden fest, bekommt jedes Los eine eigene Seite mit dem Spender namentlich darauf, sichtbar für jeden Gast, der vom Handy aus bietet. Beispiele für Losbeschreibungen stehen in der Anleitung, die Konditionen auf der Seite Preise. Wer für eine Schule, einen Verein oder einen Serviceclub sammelt, findet unter Schulen, Vereine und Serviceclubs, wer dort erfahrungsgemäß am ehesten zusagt.