Abrechnung der Benefizauktion: noch am selben Abend kassieren

Wie Sie das Geld am Abend selbst einnehmen: was spätes Rechnungsschreiben kostet, ein Ablauf für zwei Ehrenamtliche und die heiklen Fälle, vorher geregelt.

Fragen Sie jemanden, der schon ein paar Benefizauktionen hinter sich hat, und Sie hören immer dasselbe: Die Versteigerung ist der einfache Teil. Schwierig wird es beim Geld. Wer um 22:30 Uhr zahlt, noch warm vom Applaus, zahlt gern. Derselbe Mensch drei Wochen später ist jemand mit einem Hauskredit, der eine Zahlungserinnerung von einer Person bekommt, die er am Schultor wiedersieht. Die ganze Aufgabe besteht darin, dass Sie die erste Variante bekommen.

Warum die Jagd über drei Wochen entsteht

Der klassische Ablauf: Gewinner auf Papier notieren, am Sonntag in eine Tabelle tippen, unter der Woche Rechnungen schreiben, danach hinterhertelefonieren. Jeder Schritt verliert etwas. Namen werden falsch verstanden – es gibt zwei Familien Schneider, und auf dem Zettel steht „Schneider“. E-Mail-Adressen schreibt eine ehrenamtliche Helferin im Halbdunkel auf ein Klemmbrett. Rechnungen landen im Spamordner. Und dann verbringt ein Kassenwart, der sich dafür nie gemeldet hat, einen Monat damit, anderen Eltern peinliche Nachrichten wegen 45 Euro zu schicken.

Was danach passiert, ist schlimmer als die Verzögerung: Die kleinen Beträge werden abgeschrieben. Einen Bekannten wegen 45 Euro zu mahnen fühlt sich schlechter an, als das Geld zu verlieren – also geht es verloren. Niemand notiert die Entscheidung, also weiß hinterher niemand, wie viel dabei zusammenkam.

Was das Leck tatsächlich kostet

Nehmen Sie einen gewöhnlichen Abend: fünfundzwanzig Lose, die meisten zwischen 50 und 400 Euro, in der Summe 8.600 Euro Zuschlag. Auktionen dieser Größe, die hinterher Rechnungen schreiben, kommen regelmäßig auf fünfundachtzig bis fünfundneunzig Prozent Zahlungseingang. Die Lücke ist fast nie eine große Verweigerung. Es sind neun kleine. Das sind 500 bis 1.200 Euro – oft mehr, als die zwei großen Lose eingebracht haben, um die sich der Vorstand drei Monate lang bemüht hat.

Dazu kommt die Zeit des Kassenwarts. Eine Papierliste rekonstruieren, Überweisungen ohne Verwendungszweck zuordnen und drei Mahnrunden verschicken sind gut acht bis zwölf Stunden unbezahlte Arbeit, verteilt über die Wochen, in denen sich alle anderen gegenseitig gratulieren. Das ist der eigentliche Grund, warum ehrenamtliche Kassenwarte aufhören.

Das Prinzip: abrechnen, solange der Abend nachwirkt

Die Zahlungsbereitschaft ist in den Minuten nach dem Zuschlag am größten. Das Ziel ist deshalb schlicht: Jeder Gewinner bekommt eine klare, richtige Zahlungsaufforderung, bevor er ins Bett geht – am besten, bevor er das Gebäude verlässt. Richtig gemacht ist der weitaus größte Teil des Geldes innerhalb von vierundzwanzig Stunden da, und aus einem Monat Mahnungen werden zwei Telefonate am Dienstag.

Ein Ablauf, den zwei Ehrenamtliche schaffen

Die Identität beim Bieten erfassen, nicht an der Kasse. Wenn Gäste vom eigenen Handy mit Namen und E-Mail-Adresse bieten, schreibt sich die Gewinnerliste von selbst. Nichts wird falsch verstanden, weil nichts gehört werden muss.
Die E-Mails in dem Moment auslösen, in dem die Auktion schließt. Eine je Gewinner: was Sie ersteigert haben, der Endbetrag, ein Zahlungslink. Ein Tippen.
Eine Person an den Ausgang stellen, mit der Gewinnerliste offen, die Gegenstände und Gutscheine übergibt und jedem auf der Stelle seinen Zahlungsstand zeigen kann.
Am nächsten Morgen in die Übersicht schauen und nur die wenigen offenen Posten anstupsen, solange der gestrige Abend noch der gestrige Abend ist.

Zwei Leute schaffen das für einen Saal mit zweihundert Gästen. Der alte Weg braucht drei am Abend und eine Person für den Monat danach.

Zahlungsarten – und die Frage nach Bargeld

Bieten Sie die Wege an, die Ihre Gäste ohnehin nutzen: Kreditkarte, PayPal, Lastschrift, Sofortüberweisung. Halten Sie daneben die klassische Überweisung für den einen Gast bereit, der darauf besteht – mit einem Verwendungszweck, den Sie vorgeben, nicht einem, den er sich ausdenkt.

Über Bargeld entscheiden Sie vor dem Abend, nicht an der Kasse. Bargeld kostet ab einer Handvoll Zahlungen eine Helferin einen Abend am Zähltisch und einen Gang zur Bank, und es ist der einzige Teil des Ablaufs ohne Spur. Die meisten Veranstalter landen bei: kein Bargeld, mit einer Ausnahme für alle, die wirklich kein Smartphone haben, betreut von einer namentlich benannten Person mit Quittungsblock. Was Sie vermeiden wollen, ist eine Kasse, in die drei verschiedene Helfer gegriffen haben und die um Mitternacht jemand abrechnet, der zwei Gläser Wein intus hat.

Die heiklen Fälle, vorher entschieden

Das bestrittene Gebot

Jemand besteht darauf, keine 260 Euro geboten zu haben, oder der Partner habe versehentlich auf seinem Handy geboten. Legen Sie vorher fest, wer ein Gebot streichen darf, und legen Sie die Schwelle niedrig: eine Person, eine leise Entscheidung, kein Gremium. Ein gestrichenes Gebot über 260 Euro kostet weniger, als wenn ein Gast vierzig Leuten erzählt, bei Ihnen sei es chaotisch zugegangen. Bieten Sie das Los dem Zweitbietenden an, statt es ganz zu streichen.

Das Unternehmen, das eine Rechnung braucht

Firmengäste können einen persönlichen Zahlungslink oft gar nicht bedienen – die Buchhaltung braucht eine ordentliche Rechnung mit Firmenname, Anschrift und Steuernummer. Fragen Sie diese Angaben schon bei der Anmeldung ab, wenn jemand für ein Unternehmen bietet, denn sie hinterher einzusammeln ist genau die Verzögerung, die Sie vermeiden wollten. Sponsorentische und Gäste aus Unternehmen stehen meistens mit den höchsten Beträgen auf der Liste und zahlen am langsamsten.

Der Gast, der nicht zahlen kann

Gelegentlich bietet jemand über das hinaus, was er sich leisten kann. Das passiert am ehesten in Sälen, in denen das Bieten zum Wettstreit zwischen zwei Tischen geworden ist. Halten Sie einen leisen Ausweg bereit: Ihre benannte Person spricht unter vier Augen mit ihm, das Los geht an den Zweitbietenden, und an der Kasse fällt kein Wort darüber. Wer wegen 300 Euro vor anderen bloßgestellt wird, kommt nicht wieder – und sein Bekanntenkreis auch nicht.

Der Gewinner, der um neun gegangen ist

Leute gehen früher. Das ist kein Problem, wenn die E-Mail längst raus ist und der Gegenstand später abgeholt werden kann – und ein Desaster, wenn der Preis ein Kuchen auf einem Tisch ist und der Name auf einem Papierzettel steht. Halten Sie für jedes körperliche Los noch am selben Abend schriftlich fest, wie und wann abgeholt wird, an derselben Stelle wie den Zahlungsstand.

Belege, Unterlagen und der Montag des Kassenwarts

Schreiben Sie den geschätzten Wert jedes Loses vor dem Abend in den Katalog. Nicht, weil Gäste das brauchen, sondern weil Ihre Buchhaltung es womöglich braucht. Wie Ihr Verein mit Zuwendungsbestätigungen umgehen darf, hängt von seiner Rechtsform und seinem Status ab – klären Sie das vor der Auktion mit Ihrer Steuerberatung und halten Sie die Werte dann gleich fest. Im März zu rekonstruieren, was ein gespendeter Gutschein wert war, ist eine trostlose Arbeit.

Was Sie auf jeden Fall wollen: Eine Person kann am Montagmorgen eine einzige Liste öffnen und je Los sehen – Gewinner, Betrag, bezahlt oder nicht, abgeholt oder nicht. Steht das an drei Stellen, steht es nirgends. Bei Galas und Benefizabenden geht das am häufigsten schief, weil die Gästeliste lang ist und die Helfer jedes Jahr neu.

Was Veranstalter falsch machen

Den ganzen Abend nichts zum Bezahlen sagen. Das fühlt sich taktvoll an. In Wahrheit kommt dadurch jeder Gast mit einer anderen Annahme an die Kasse. Ein Satz zu Beginn – wie man zahlt, wann, und was gilt, wenn man früher geht – räumt fast jede Schlange ab.
Den Kassenwart auch die Ausgabe machen lassen. Abrechnen und gleichzeitig Gutscheine aushändigen heißt: beides schlecht.
Nichts testen. Schicken Sie in der Woche davor einen echten Euro durch Ihren eigenen Zahlungslink. Eine Zahlungsseite, die um 22:15 Uhr klemmt, kostet Sie den ganzen Schwung des Abends. Ein Probelauf kostet nichts.

In der Hilfe stehen Rückerstattungen, Teilzahlungen und geteilte Rechnungen. Bei auctiontool.ai trägt jedes Gebot ab dem ersten Tippen die E-Mail-Adresse des Bieters, und die Abrechnungsmails gehen noch am selben Abend automatisch raus; was das Werkzeug kostet, steht auf der Preisseite.