Benefizauktion organisieren: der Leitfaden für den ersten Abend

Der ganze Bogen einer Benefizauktion: sechs Wochen Vorlauf, zwölf bis zwanzig Lose, Format, Startgebote, der Abend selbst und die Abrechnung noch vor Ort.

Elf Tage nach der Auktion des Fördervereins setzte sich der Kassenwart mit der Gewinnerliste hin und stellte fest, dass neun von ihnen noch nicht gezahlt hatten. Zusammen schuldeten sie gut 1.600 Euro an einem Abend, für den 6.400 Euro verkündet worden waren. Zwei hatten es schlicht vergessen. Einer war vor dem Ende gegangen und wusste nicht, dass er etwas bekommen hatte. Der Rest wartete darauf, dass ihnen jemand sagt, wie man bezahlt.

Die Auktion selbst war gut gelaufen. Schiefgegangen war der Teil, den niemand geplant hatte: die vier Minuten zwischen dem Moment, in dem ein Gewinner seinen Namen hört, und dem Moment, in dem er im Auto sitzt. Behalten Sie das im Kopf, während Sie das Folgende lesen – der Abend ist die leichte Hälfte.

Sechs Wochen, und wofür jede da ist

Sechs Wochen sind bequem. Vier gehen, wenn Ihre Spender Ihnen ohnehin wohlgesonnen sind. Unter drei verkaufen Sie Karten und jagen Losen in derselben Woche hinterher, und eines von beidem verlieren Sie.

Woche sechs. Termin, Raum, eine Zahl als Ziel. Teilen Sie die Arbeit zu dritt: Eine Person verantwortet Lose und Spender, eine den Raum und das Programm, eine das Geld und das Nachfassen. Verschicken Sie jetzt die ersten Spendenbriefe; Betriebe im Ort brauchen zwei bis drei Wochen und eine Erinnerung.
Woche vier. Die Hälfte der Lose schriftlich bestätigt, Karten im Verkauf, das Programm mit Uhrzeiten skizziert.
Woche zwei. Losliste geschlossen. Fotos gemacht. Startgebote und Bietschritte festgelegt. Wer das Mikrofon hält, liest den Ablauf zum ersten Mal.
Woche eins. Das Bieten von Anfang bis Ende proben, alles drucken, festlegen, wer in den ersten zehn Minuten was sagt und wer am Montag dem Geld hinterhertelefoniert.

Eine Zahl, laut ausgesprochen

Nehmen Sie ein Ziel, das eine Sache ist und kein Betrag: 5.000 Euro für den Hallenboden, 2.800 für die Reifen des Vereinsbusses. Konkrete Ziele machen jede spätere Entscheidung leichter und geben dem Saal um halb elf etwas, worauf er zugehen kann. Hängen Sie den Zwischenstand dorthin, wo alle ihn sehen. Säle geben mehr, wenn sie den Fortschritt beobachten können, und ein Stand von 4.100 Euro unter einem Ziel von 5.000 holt die letzten Hunderter aus Leuten heraus, die mit dem Bieten eigentlich fertig waren.

Zwölf bis zwanzig Lose, nicht mehr

Mehr ist nicht besser. Jenseits von etwa zwanzig Losen verlieren Gäste den Überblick, und die Durchschnittspreise fallen; eine Auktion mit vierzig Losen bringt regelmäßig weniger ein als derselbe Abend, auf achtzehn gekürzt. Zielen Sie auf eine Form: zwei oder drei Spitzenlose, acht bis zwölf im Band zwischen 50 und 250 Euro und ein paar günstige Lose, damit auch gewinnen kann, wer keine 200 Euro ausgeben will.

Spenden abzulehnen gehört zur Aufgabe, und in Woche fünf fällt es leichter als in Woche eins des Folgejahres. Wenn Ihnen Ideen fehlen, ist die Liste der vierzig Losideen nach Preisband der schnellste Weg zu sehen, was Ihrem Katalog fehlt. Versprechen schlagen Gegenstände fast immer: nichts zu lagern, nichts zu schleppen, und der Spender gibt Zeit statt Ware.

Das Format wählen

Still heißt: Jedes Los ist den ganzen Abend offen, und die Gäste bieten in ihrem eigenen Tempo. Saalauktion heißt: ein Los nach dem anderen von vorne. Die meisten ersten Abende sollten beides kombinieren – still offen, sobald die Türen es sind, dazu ein Saalblock mit fünf oder sechs Spitzenlosen nach dem Hauptgang, gedeckelt auf dreißig Minuten. Der ganze Vergleich, samt der Frage, was Sie tun, wenn der Auktionator absagt, steht in Stille Auktion oder Saalauktion.

Startgebote und die Leiter

Eröffnen Sie jedes Los bei etwa einem Drittel seines realistischen Werts und drucken Sie den Schätzwert daneben. Ein Los ohne Gebote stößt Bieter ab; ein niedriger Start kauft Ihnen das erste Gebot, und das erste Gebot wirbt die übrigen an. Legen Sie die Bietschritte vorher fest – 5 Euro bis 100, 10 bis 250, darüber 25 –, damit an der Theke niemand rechnen muss. Die Ausnahmen und die Antwort auf den Spender, der sich an einem niedrigen Start stört, stehen in Startgebot festlegen.

Der Abend selbst

Betten Sie die Auktion in ein Programm, das man auch ohne sie gern besucht hätte. Essen, eine kurze Rede über das Ziel, Musik, die aufhört, wenn jemand spricht. Erklären Sie in den ersten zehn Minuten langsam und zweimal, wie geboten wird, und stellen Sie zwei Ehrenamtliche ab, deren einzige Aufgabe es ist, denen zu helfen, bei denen es nicht klappt. Rechnen Sie mit einer helfenden Person je fünfundzwanzig Gäste.

Und dann halten Sie die Zeiten. Der Saalblock endet, wenn Sie es gesagt haben, auch wenn dafür zwei Lose wegfallen. Die stille Auktion bekommt einen harten Schluss, mindestens dreimal angesagt und laut heruntergezählt. Ein Drittel bis die Hälfte des Geldes einer stillen Auktion kommt in den letzten zehn Minuten herein – aber nur, wenn alle genau wissen, wann diese zehn Minuten sind. Wie lang der ganze Block sein sollte, steht in Wie lange sollte eine Benefizauktion dauern.

Der Raum entscheidet mehr, als Sie denken

Stellen Sie sich in den Saal, bevor Sie irgendetwas entscheiden. Zählen Sie die Tische, die Sie zum Auslegen entbehren können, suchen Sie die Stelle, an der sich die Schlange an der Theke bildet, und prüfen Sie, ob man hinten eine Stimme ohne Mikrofon hört. Ein Saal mit hundert Leuten schafft realistisch zwölf bis fünfundzwanzig Lose, die wirklich angeschaut werden; ein Saal mit vierzig schafft zehn. Eine Leinwand vorne mit dem aktuellen Los, dem Höchstgebot, der Restzeit und dem Zwischenstand ist die Miete des Beamers allein wert – in einer Turnhalle ist der Zwischenstand das, worauf alle schauen.

Geld, noch am selben Abend abgerechnet

Legen Sie vorher fest, wie Gewinner zahlen, sagen Sie es in den ersten zehn Minuten und verschicken Sie die Zahlungsaufforderungen, bevor die Leute den Parkplatz erreichen. Ein Zahlungslink auf dem Handy, während jemand noch im Saal steht, wirkt deutlich besser als eine Rechnung am Dienstag. Rechnen Sie mit 80 bis 95 Prozent noch am Abend, wenn Sie sofort anfragen – und mit vierzehn Tagen Hinterherlaufen, wenn Sie es nicht tun.

Zwei Kleinigkeiten, die Streit ersparen: Schreiben Sie auf, wer was bekommen hat, während es passiert, statt es später zu rekonstruieren. Und legen Sie vorher fest, was gilt, wenn ein Gewinner nicht zahlen kann – das Los geht zum letzten Gebot an den Zweitbietenden. Sagen Sie das zu Beginn, dann ist es später niemandem peinlich.

Was beim ersten Mal schiefgeht

Jede Spende annehmen und sich hinterher für die Hälfte des Tisches entschuldigen.
Eine Tombola während des stillen Schlusses laufen lassen, sodass dieselben Geldbeutel in zehn Minuten zweimal gefragt werden. Für die Tombola gelten außerdem eigene Regeln; fragen Sie die vorher bei Ihrer Kommune nach.
Die Auktion drei Stunden laufen lassen. Neunzig Minuten echtes Bieten reichen für zwanzig Lose.
Keine Probe. Bauen Sie alles eine Woche vorher auf und bieten Sie von zwei Handys gegen sich selbst; was kaputtgehen wird, geht dann an einem Dienstag in einem leeren Saal kaputt.
Die Spender hinterher vergessen. Die Dankesmail mit dem Endergebnis ist die erste Zeile des Spendenbriefs im nächsten Jahr.

Die Kurzfassung

Sechs Wochen vorher: Termin, Raum, Ziel, drei Rollen, erste Spendenbriefe.
Vier Wochen: die Hälfte der Lose steht, die Karten laufen.
Zwei Wochen: Liste geschlossen, Fotos, Startgebote, Bietschritte.
Eine Woche: proben, drucken, festlegen, wer dem Geld hinterhergeht.
Der Abend: erklären, bieten, pünktlich schließen, kassieren, bevor alle gehen.
Der Montag danach: jedem Spender und jedem Gewinner danken, das Ergebnis veröffentlichen, aufschreiben, was Sie ändern würden.

Die meisten dieser Abende richten Vereine aus; was sich ändert, wenn Ihre Bieter zugleich Ihre Mitglieder sind, steht auf der Seite für Vereine. Sie können die ganze Auktion aufbauen und proben, bevor irgendetwas fällig wird – die Konditionen sind ein bekannter Betrag und kein Anteil an Ihrem Ergebnis. Den Rest trägt die Anleitung: die Ansagen, die Checkliste, die Montagsmail. Und wenn Sie vorher wissen wollen, worüber andere gestolpert sind, lesen Sie die häufigsten Fehler.