Spendern danken nach der Benefizauktion: die Montagsmail

Die Auktion ist ausgezählt, die Stühle stehen gestapelt, und die Versuchung heißt Ruhe. Ruhen Sie am Dienstag. Der Montag gehört der einträglichsten Mail, die Ihr Verein das ganze Jahr über verschickt: dem Dank. Spender, denen schnell, konkret und ordentlich gedankt wird, sind die Spender, die im nächsten Jahr wieder zusagen – meistens mit etwas Besserem. Das kostet einen Abend Arbeit und entscheidet darüber, ob Sie Ihre Losliste jedes Jahr bei null neu aufbauen oder mit der Hälfte schon in der Tasche anfangen.

Warum Montag und nicht nächsten Monat

Dankbarkeit hat eine Halbwertszeit. Ein Dank innerhalb von 48 Stunden erreicht den Spender, solange er sich noch als Teil des Abends fühlt. Dieselben Sätze drei Wochen später lesen sich wie Verwaltung.

Schneller Dank schließt außerdem die Geschichte ab. Der Spender hat ins Ungewisse hinein gegeben, und Sie erzählen ihm, wie es ausgegangen ist. Dieses Ende ist das, woran er sich erinnert, wenn im nächsten Jahr Ihr Brief kommt.

Es gibt auch einen praktischen Grund. Die Einzelheiten, die Sie brauchen – wer gegen wen geboten hat, bei welchem Los der Saal am lautesten wurde –, sind am Montag noch im Kopf und am Freitag weg. Schreiben Sie, solange Sie den Raum noch hören.

Was in die Mail an den Spender gehört

• Sein eigenes Ergebnis: Ihr Restaurantgutschein hat 140 Euro gebracht. Diese Zahl ist der Kern der Mail. Spender erfahren fast nie, was ihre Gabe bewirkt hat; es zu hören bleibt hängen, und es ist der Satz, den sie weitererzählen.
• Das Ergebnis des Abends und wofür es reicht: Zusammen hat die Auktion 6.240 Euro gebracht, damit werden die neuen Umkleiden bezahlt.
• Ein menschliches Detail: Zwei Tische haben sich bis zur letzten Minute um Ihren Gutschein gestritten. Eine Zeile Geschichte schlägt drei Zeilen Förmlichkeit.
• Wie sein Name genannt wurde: Hängen Sie das Foto an, auf dem sein Name auf der Leinwand oder im gedruckten Losverzeichnis steht.
• Keine Bitte. Diese Mail fragt nach nichts. Genau das Fehlen einer Bitte sorgt dafür, dass sie ankommt.

Wie das ausgeschrieben aussieht

Liebe Karin, unsere Auktion am Samstag hat 6.240 Euro gebracht, genug, um die neuen Umkleiden vollständig zu bezahlen. Ihr Restaurantgutschein hat 140 Euro gebracht. Zwei Tische haben bis zur letzten Minute gegeneinander geboten, und am Ende ging er an eine Familie, die bei Ihnen jeden Geburtstag isst. Ihr Name stand den ganzen Abend auf der Leinwand, das Foto hängt an. Vielen Dank, von uns allen.

Das ist die ganze Mail. Sechs Sätze, eine Zahl, die ihm gehört, eine Zahl, die allen gehört, ein Foto. Namen und Beträge tauschen, und Sie schaffen dreißig Stück in einer Stunde.

Künstler brauchen eine Sache mehr

Bei Künstlern ist der erzielte Preis öffentlicher Ruf, gehen Sie also sorgsam damit um – besonders, wenn ein Werk bescheiden weggegangen ist. Danken Sie für die Arbeit selbst, nennen Sie den Käufer, wenn beide Seiten einverstanden sind, und bieten Sie ein Foto des Werks bei seinem neuen Besitzer an.

Ein Künstler, der sich respektiert gefühlt hat, spendet wieder. Wer den Eindruck hatte, sein Werk sei verramscht worden, spendet nicht wieder und erzählt es anderen Künstlern. Ist ein Werk deutlich unter dem üblichen Preis weggegangen, nennen Sie Zahl und Grund im selben Atemzug: Es war das dritte Bild hintereinander, und der Saal hatte sich schon leergeboten. Einen schlechten Platz in der Reihenfolge verstehen Künstler. Was sie nicht verzeihen, ist Schweigen.

Wer regelmäßig mit Künstlern arbeitet, findet auf der Seite zu Kunstauktionen mehr dazu, wie Werke eingereiht und Preise vereinbart werden.

Vergessen Sie die anderen drei Gruppen nicht

• Ersteigerer: eine kurze Nachricht mit dem, was sie gewonnen haben, dem Gesamtergebnis und den Angaben zur Abholung. Die Ersteigerer von heute sind die Spender von morgen; behandeln Sie sie als Teil der Geschichte, nicht als Kunden, die schon gezahlt haben.
• Ehrenamtliche: mit Namen, öffentlich, wenn sie das mögen, sonst persönlich. Wer den Abend an der Kasse verbracht hat, sollte das Ergebnis von Ihnen hören, bevor er es irgendwo anders liest.
• Der ganze Ort: ein Beitrag oder eine Zeile im Rundschreiben, mit dem Ergebnis, drei Fotos und dem Ziel, das damit bezahlt wird. Wer nicht dabei war, soll trotzdem hören, dass es gut lief. Das sind die Kartenverkäufe des nächsten Jahres.

Wenn ein Los weniger gebracht hat als erhofft

Manche Lose gehen für ein Drittel ihres Werts weg. Der Reflex ist, diesen Spender von der Liste zu lassen oder etwas Vages und Warmes ohne Zahl zu schreiben. Tun Sie beides nicht.

Schicken Sie die Zahl und sagen Sie danach offen, was Sie glauben, dass passiert ist: Es kam spät dran, es war der vierte Gutschein hintereinander, im Saal saßen an dem Abend fast nur Leute ohne Hund. Und fragen Sie dann, ob dasselbe Los im nächsten Jahr früher aufgerufen werden soll.

Spender sind nicht zerbrechlich. Behandelt zu werden, als wären sie es, ist das, was tatsächlich kränkt. Wer eine ehrliche Erklärung von Ihnen bekommt, muss sich keine schlechtere selbst ausdenken.

Dann schließen Sie den Kreis noch zweimal

Wenn das Geld tatsächlich ausgegeben ist, schicken Sie das Foto: der neue Boden, der Bus, der Spielplatz. Für dieses Bild wurde gespendet, nicht für den Abend.

Und wenn die Auktion des nächsten Jahres angekündigt wird, schreiben Sie zuerst an die Spender dieses Jahres, mit ihrem Ergebnis darin: Letztes Jahr hat Ihr Gutschein 140 Euro gebracht – dürfen wir wieder mit Ihnen rechnen? Dieser Satz, den erst die Montagsmail möglich macht, ist der Grund, warum bei Vereinen, die ordentlich danken, die Spenden von Jahr zu Jahr wachsen. Er verändert auch die Art der Frage: Sie klopfen nicht an eine kalte Tür, Sie setzen ein Gespräch fort, an das der Spender sich gern erinnert.

Wer schreibt sie, und bis wann

Überlassen Sie nicht die ganze Liste einer Person am Montagmorgen. Teilen Sie auf, bevor alle nach Hause gehen: Der Kassenwart nimmt die Ersteigerer, wer die Spenden eingesammelt hat, nimmt die Spender, der Vorsitzende nimmt die Künstler und die heiklen Fälle.

Zwanzig Mails sind eine Stunde, wenn die Liste vor Ihnen liegt, und vierzehn Tage, wenn nicht. Setzen Sie eine Frist, die ein Tag ist und keine Woche – Montagabend, alle raus – und bestätigen Sie einander, wenn es erledigt ist. Dankesmails, die über den Mittwoch rutschen, werden meistens nie geschrieben.

Sichern Sie die Zahlen, solange sie frisch sind

Bevor Sie es vergessen, speichern Sie eine schlichte Liste: Spender, Los, Endpreis, Ersteigerer. Das ist das Rohmaterial für jede Mail oben und das Startblatt für den Vorstand im nächsten Jahr. Ergänzen Sie zwei Spalten, solange der Abend noch klar vor Ihnen steht: was Sie erwartet hatten und eine Zeile dazu, wie es gelaufen ist. Der Vorstand des nächsten Jahres wird dankbar sein – und der Vorstand des nächsten Jahres sind oft Sie selbst.

Lief der Abend über auctiontool.ai, gibt es diese Liste bereits: Spender, Endpreis und Ersteigerer stehen zu jedem Los im Dashboard und lassen sich direkt in die Mails am Montag übernehmen. So läuft ein Abend ab, die Anleitung enthält eine vollständige Liste für die Zeit nach der Auktion, und offene Fragen beantworten die Hilfeseiten.