Combien de temps doit durer une vente caritative ?

Plus court que vous ne l'imaginez. C'est la réponse honnête, et c'est celle que la plupart des comités d'organisation ont du mal à accepter : on a passé des semaines à réunir les lots, il paraît absurde de les vendre vite.

Une vente caritative n'est pourtant pas un concert. Personne n'arrive en espérant que cela dure. L'argent se fait dans une fenêtre assez courte, tant que la salle regarde encore l'estrade, et tout ce qui vient après cette fenêtre vous coûte au lieu de vous rapporter.

La réponse courte

Prévoyez quarante-cinq à soixante-quinze minutes d'enchères proprement dites. C'est le bloc pendant lequel les lots sont annoncés, les prix montent et la salle suit l'écran. Dans une soirée complète de trois heures à trois heures et demie, ce bloc est la plus petite partie du programme.

Si vous faites courir les enchères sur plusieurs jours plutôt que dans une seule salle, comptez cinq à dix jours, avec une clôture le dimanche soir. Au-delà, le milieu de la période est un désert. En deçà d'une semaine ouvrée, la moitié des personnes invitées n'aura jamais trouvé le temps de participer.

Tout ce qui suit explique comment dépenser ces minutes.

Pourquoi une vente longue rapporte moins

L'attention dans une salle ne s'effondre pas d'un coup : elle fuit. Vers le douzième ou le treizième lot, les gens commencent à parler à leur voisin. Vers le dix-huitième, ils vont au bar. Au vingt-cinquième, il ne reste plus que les quatre personnes venues précisément pour ce lot-là.

La version mesurable : dans une vente longue, la seconde moitié rapporte presque toujours moins par lot que la première, même à qualité comparable. La salle n'a pas décidé que ces lots valaient moins. Elle a cessé d'écouter. La bonne question n'est donc pas combien de temps peut-on tenir mais combien de lots peut-on vendre pendant que tout le monde est encore là.

Pour la plupart des salles, cela fait douze à vingt-cinq lots. Pas quarante. Si vous avez reçu quarante dons, vendez-en vingt et posez le reste sur une table à prix fixe, ou gardez-les pour l'année prochaine.

Le temps qu'il faut à un lot

Pas le même pour tous. Accordez quatre-vingt-dix secondes à chaque lot et vous obtenez une mécanique trop lente pour les petits objets et beaucoup trop rapide pour les gros.

• Petits lots, en dessous de 50 €, avec une mise à prix symbolique : trente à soixante secondes suffisent. Deux enchères et c'est réglé.
• Lots moyens, entre 50 € et 400 € : quatre-vingt-dix secondes à deux minutes, soit quatre ou cinq tours d'enchères.
• Les deux ou trois lots sur lesquels repose votre soirée : trois à cinq minutes, et laissez-les déborder tant que le prix monte encore.

Une enchère sérieuse est lente. Dans les grandes maisons, un lot phare peut prendre quinze ou vingt minutes, parce que deux personnes réfléchissent entre chaque pas d'enchère. Votre lot principal n'ira pas jusque-là, mais il prendra plus que la minute que vous aviez prévue sur le papier. Tant qu'un lot reçoit de nouvelles enchères, ne le fermez pas parce que le programme le dit. Si vos lots se ferment sur un compte à rebours, laissez l'horloge se prolonger quand une enchère tombe à la dernière seconde : le déroulé d'une soirée montre à quoi cela ressemble sur grand écran.

Où passe réellement la soirée

Un déroulé qui tient debout pour une salle de cent personnes et environ dix-huit lots :

1. 19h00 Ouverture des portes. Apéritif, lots disposés sur les tables, un code à côté de chacun. Les gens circulent et regardent. Cette heure travaille pour vous : c'est là que les enchères se décident.
2. 19h45 Mot d'accueil, deux minutes, pas plus. Dites à quoi sert l'argent et annoncez le montant que vous visez.
3. 19h50 Vendez un lot bon marché en démonstration, pour que chacun comprenne le mécanisme pendant qu'il n'y a rien en jeu.
4. 20h00 Premier bloc, huit lots, environ trente-cinq minutes. Placez votre plus belle pièce en troisième ou quatrième position.
5. 20h35 Dîner. Une demi-heure. Laissez deux ou trois lots ouverts à l'écran pour que le total continue de bouger.
6. 21h05 Deuxième bloc, dix lots, environ quarante minutes. Terminez par le lot que n'importe qui peut remporter.
7. 21h50 Annoncez le total à voix haute. Puis arrêtez.

Cela fait trois heures entre l'ouverture des portes et le total, dont environ soixante-quinze minutes de vente réelle. Le bar peut rester ouvert ensuite ; la vente, non. Le guide de l'organisateur reprend ce tableau avec, en face de chaque ligne, le bénévole qui en a la charge.

Si les enchères courent sur plusieurs jours

Certaines associations ne peuvent pas réunir tout le monde dans une salle, ou veulent que les enchères démarrent avant la soirée. Les deux formules fonctionnent, à deux conditions.

La première : vous fixez une heure de clôture et vous la répétez dans chaque message. Cinq à dix jours est la bonne fenêtre. Ouvrez un mercredi, fermez le dimanche vers vingt ou vingt et une heures, quand les gens sont chez eux, téléphone en main. Ne fermez pas à minuit : ceux que vous voulez le plus voir enchérir dorment.

La seconde : acceptez qu'il ne se passe presque rien au milieu. Attendez-vous à une pointe le premier jour, à un silence quasi complet pendant la semaine, et à la majorité de l'argent dans les deux dernières heures. Calez vos rappels là-dessus au lieu de lutter contre : un à l'ouverture, un à mi-parcours, un deux heures avant la clôture. Les associations font souvent tourner les deux formats ensemble, avec quelques jours d'enchères en ligne qui alimentent un bloc en direct le soir même.

Les vingt dernières minutes

C'est la partie à protéger. Quelle que soit la structure de la soirée, la dernière ligne droite doit contenir trois choses : un lot que beaucoup de personnes peuvent remporter, le total courant visible par toute la salle, et quelqu'un qui prononce le chiffre à la fin.

Le total est la raison pour laquelle les gens restent. Si l'écran indique qu'il manque 1 100 € pour atteindre l'objectif alors qu'il reste deux lots, quelqu'un dans la salle comblera l'écart. Si personne ne sait où en est le total, personne ne bouge. C'est le seul avantage qu'une soirée caritative possède sur une salle de ventes professionnelle, et il ne joue que si vous l'affichez.

Envoyez ensuite les demandes de paiement le soir même, pendant que les gens sont encore dans le bâtiment et encore contents d'eux. Un message qui arrive le mardi est payé le vendredi, ou jamais.

Deux vérifications avant de vous engager

Chronométrez une répétition complète. Pas dans votre tête : à voix haute, en lisant les lots comme vous les lirez le soir. La plupart des comités découvrent que leurs dix-huit lots prennent cinquante minutes et non les vingt qu'ils imaginaient, ou l'inverse.

Faites-le ensuite pour de bon, avec les vrais lots et deux téléphones qui enchérissent l'un contre l'autre : une répétition vous apprend ce qu'un tableur ne dira jamais. Monter et tester toute la soirée ne coûte rien tant que vous n'ouvrez pas les enchères réelles. Profitez-en pour vérifier auprès de votre fédération ou de votre mairie quelles règles s'appliquent à une vente organisée par une association : un cadre existe, il varie selon la forme que prend la vente, et la question se pose mieux avant l'impression des affiches. D'autres retours d'expérience sont rassemblés dans nos articles.