Comment encaisser l'argent d'une vente caritative le soir même

Demandez à n'importe qui a organisé quelques ventes caritatives : la vente est la partie facile. C'est l'encaissement qui fait dérailler les soirées. Un gagnant qui règle à 22h30, encore chaud des applaudissements, règle de bon cœur. Le même gagnant trois semaines plus tard est quelqu'un qui a un crédit immobilier et qui reçoit une relance d'une personne qu'il croise à la sortie de l'école. Tout le travail consiste à obtenir la première version.

D'où vient la relance qui dure trois semaines

Le circuit classique : on note les gagnants sur une feuille, on tape la feuille dans un tableur le dimanche, on envoie les factures dans la semaine, puis on relance. Chaque étape fuit. Les noms sont mal entendus — il y a deux familles Martin dans la salle et la feuille dit « Martin ». Les adresses mail sont écrites dans la pénombre par un bénévole tenant un porte-bloc. Les factures tombent dans les indésirables. Et un trésorier qui ne s'était pas engagé pour cela passe un mois à envoyer des messages gênants à d'autres parents pour 45 euros.

Ce qui suit est pire que le retard : les petits montants sont abandonnés. Relancer un ami pour 45 euros coûte plus cher moralement que d'y renoncer, alors on y renonce, et personne ne consigne ce que cela représentait.

Ce que la fuite coûte réellement

Une soirée ordinaire : vingt-cinq lots, la plupart entre 50 et 400 euros, un total d'adjudication de 8 600 euros. Les ventes facturées après coup se règlent couramment entre quatre-vingt-cinq et quatre-vingt-quinze pour cent, et le manque n'est presque jamais un gros refus. C'est neuf petits. Soit 500 à 1 200 euros — souvent davantage que ce qu'ont rapporté les deux lots vedettes que le comité a mis trois mois à décrocher.

Ajoutez le temps du trésorier. Reconstituer une liste papier, rapprocher des virements sans référence et envoyer trois vagues de rappels, cela fait huit à douze heures de travail bénévole. C'est la vraie raison pour laquelle les trésoriers bénévoles démissionnent.

Le principe : encaisser dans la chaleur du moment

On n'est jamais aussi disposé à payer que dans les minutes qui suivent une victoire. L'objectif est donc simple : chaque gagnant reçoit une demande de paiement claire et exacte avant d'aller se coucher, et de préférence avant de quitter la salle. Bien fait, la grande majorité de l'argent est rentrée en vingt-quatre heures et la relance passe d'un mois de rappels à deux coups de fil le mardi.

Un circuit que deux bénévoles tiennent

1. Recueillez l'identité au moment de l'enchère, pas à la caisse. Si les invités enchérissent depuis leur propre téléphone avec leur nom et leur adresse mail, la liste des gagnants s'écrit toute seule. Rien n'est mal entendu, puisque rien n'est entendu.
2. Déclenchez les mails dès la clôture. Un par gagnant : le lot remporté, le prix d'adjudication, un lien de paiement. Une seule action.
3. Postez un bénévole à la sortie, la liste ouverte devant lui, capable de remettre les objets et les bons et de montrer à chacun où il en est de son règlement.
4. Regardez le tableau de bord le lendemain matin et relancez seulement les quelques impayés, tant que la veille est encore la veille.

Deux personnes suffisent pour une salle de deux cents. L'ancienne méthode en demande trois le soir même et une pendant un mois.

Moyens de paiement, et la question des espèces

Proposez ce que vos invités utilisent déjà : carte bancaire depuis le téléphone en priorité, et un virement pour celui qui y tient, avec une référence que vous générez plutôt qu'une référence qu'il invente. Le chèque reste courant dans les associations ; si vous l'acceptez, désignez qui le range et qui le porte en banque.

Tranchez la question des espèces avant la soirée, pas devant la table. Au-delà de quelques transactions, les espèces coûtent une soirée de comptage à un bénévole et un aller à la banque, et c'est la seule partie du circuit sans trace. La plupart des organisateurs finissent par retenir : pas d'espèces, sauf pour qui n'a réellement pas de smartphone, avec une personne nommée et un carnet à souches. Ce qu'il faut éviter, c'est la caisse dans laquelle trois aides différentes ont puisé, rapprochée à minuit par quelqu'un qui a bu deux verres.

Les cas délicats, tranchés à l'avance

L'enchère contestée

Quelqu'un affirme n'avoir jamais enchéri à 260 euros, ou que son conjoint a appuyé sur son téléphone par erreur. Décidez d'avance qui a le pouvoir d'annuler une enchère, et placez la barre bas : une personne, décision discrète, pas de comité. Une annulation de 260 euros coûte moins cher qu'un invité racontant à quarante personnes que la soirée était brouillonne. Reproposez le lot au dernier enchérisseur plutôt que de l'annuler.

L'entreprise qui a besoin d'une facture

Les invités venus au titre de leur société ne peuvent souvent pas régler un lien personnel : leur comptabilité veut une facture en bonne et due forme, avec raison sociale, adresse et numéro de TVA. Demandez ces éléments à l'inscription pour toute personne qui enchérit au nom d'une société. Les tables de sponsors et les invités venus d'entreprises portent souvent les plus grosses enchères de la feuille, et ce sont les plus lentes à rentrer.

Celui qui ne peut pas payer

Il arrive qu'une personne enchérisse au-delà de ses moyens, le plus souvent quand les enchères sont devenues un duel entre deux tables. Prévoyez une porte de sortie discrète : la personne que vous avez désignée lui parle en tête à tête, le lot passe au dernier enchérisseur, et personne n'en reparle. Quelqu'un d'humilié pour 300 euros ne revient pas, et son cercle non plus.

Le gagnant parti à vingt et une heures

Les gens partent tôt. Ce n'est pas grave si le mail est déjà parti et que le lot peut être retiré plus tard ; c'est une catastrophe si son prix est un gâteau posé sur une table et son nom une ligne sur une feuille. Notez un arrangement de retrait pour chaque lot physique le soir même, par écrit, au même endroit que l'état du règlement.

Reçus, écritures et le lundi du trésorier

Inscrivez la valeur estimée de chaque lot dans le catalogue avant la soirée, moins pour les invités que pour vos comptes. Si votre association délivre des reçus, arrêtez la règle avec votre expert-comptable avant la vente et consignez la valeur à ce moment-là. Reconstituer ces chiffres en mars est un supplice.

Quoi que vous fassiez, une personne doit pouvoir ouvrir une seule liste le lundi matin et voir, lot par lot : gagnant, montant, réglé ou non, retiré ou non. Si l'information vit à trois endroits, elle ne vit nulle part. Les galas et soirées caritatives s'y trompent le plus souvent, parce que la liste d'invités est longue et les bénévoles renouvelés chaque année.

Trois erreurs qui semblaient raisonnables

• Ne rien dire du paiement de toute la soirée. Cela paraît délicat. En pratique, chaque invité arrive à la table avec une idée différente. Une phrase au début — comment on paie, quand, et ce qui se passe si l'on part tôt — supprime presque toute la file.
• Laisser le trésorier tenir aussi la table. Rapprocher les paiements et distribuer les bons en même temps garantit que les deux seront mal faits.
• Ne rien tester. Passez un vrai euro par votre propre lien de paiement la semaine d'avant. Une page qui échoue à 22h15 vous coûte toute la chaleur du moment. Une répétition à blanc ne coûte rien.

Le guide de l'organisateur traite du déroulé autour de tout cela. Dans auctiontool.ai, chaque enchère porte l'adresse mail de l'enchérisseur dès le premier appui et les mails de règlement partent automatiquement le soir même ; ce que coûte l'outil est indiqué sur la page des tarifs.