Comment demander des lots aux commerçants de votre commune

Un commerçant de votre rue reçoit plus de demandes que vous ne l'imaginez. Une boulangerie installée sur une artère passante, dans une commune de trente mille habitants, reçoit entre vingt et cinquante sollicitations par an, presque toutes sous forme d'une lettre photocopiée adressée à personne. Ceux qui vous diront oui le feront parce que votre demande était personnelle, précise et facile à accepter. C'est toute la méthode.

Combien de demandes vous faut-il vraiment

Partez du catalogue. Une soirée ordinaire demande douze à vingt lots. Une demande chaude, où celui qui demande connaît déjà le commerçant, aboutit environ une fois sur trois. Une demande froide aboutit plutôt une fois sur quinze. Un comité qui travaille surtout des portes chaudes a donc besoin d'une liste de quarante à cinquante entreprises pour remplir vingt lots ; un comité qui part de l'annuaire de la zone artisanale en aura besoin de deux cents, et sera épuisé en mars.

Comptez trois à quatre semaines pour le cycle complet, et commencez huit semaines avant la soirée. Plus serré, la relance tombe la même semaine que la date limite, et c'est la semaine où tout le monde a l'air insistant.

Les portes chaudes d'abord

Avant que quiconque n'aborde un inconnu, écrivez la liste de toutes les entreprises déjà liées à votre association : le sponsor du maillot, les sociétés des parents et des adhérents, le café où l'équipe se retrouve après le match, l'expert-comptable qui tient vos livres, l'imprimeur du programme de l'an dernier, le fournisseur qui livre la buvette.

Répartissez ensuite la liste pour que chaque entreprise soit approchée par la personne qui la connaît le mieux. Un demandeur par entreprise, noté quelque part où tout le monde peut le voir. Être sollicité deux fois par deux bénévoles différents est la façon la plus fiable de transformer un oui probable en non poli, et cela arrive à presque tous les comités la première année.

La secrétaire d'un club de basket a repris le tableau après une bonne soirée : vingt-deux des trente et un dons étaient passés par six personnes, qui avaient toutes sollicité quelqu'un qu'elles connaissaient déjà. Les neuf autres avaient coûté près de cent démarches froides. L'année suivante, tout l'effort a été réorganisé autour des six.

Demandez une chose précise

Ne demandez pas s'ils souhaiteraient offrir quelque chose. Cela leur pose une question sans contours, et une personne indécise dit non en ne répondant pas. Demandez plutôt s'ils envisageraient d'offrir un dîner pour deux, une coupe avec couleur, ou une heure de conseil.

Une proposition précise réfléchit à leur place, indique quel ordre de grandeur est normal, et se laisse accepter aussi facilement que corriger par une meilleure idée. Pour la plupart des commerces de proximité, le bon niveau est un lot de 50 à 150 euros ; pour une entreprise plus grosse ou la société d'un adhérent, 150 à 400 euros. Les bons et les prestations valent mieux que le stock : un bon ne coûte au donateur que sa marge, et seulement s'il est utilisé, et il fait entrer le gagnant dans sa boutique.

La lettre

Moins de deux cents mots, envoyée par courriel ou remise en main propre. Tout ce qui est entre crochets vous appartient.

Objet : demande de lot pour la vente caritative de [association], le [date]

Bonjour [nom],

Je vous écris au nom de [association]. Le [date], nous organisons une vente caritative à [lieu] devant environ [nombre] personnes, presque toutes de [commune]. Nous réunissons [montant] pour [un objectif précis et concret].

Je voulais vous demander si [entreprise] envisagerait d'offrir un lot. Ce à quoi je pensais : [la proposition précise], d'une valeur d'environ [X euros]. Si autre chose vous convient mieux, dites-le moi.

Chaque donateur est cité dans le catalogue imprimé, sur la page de son propre lot, et à l'écran pendant la soirée. Dans la semaine qui suit, je vous enverrai le prix d'adjudication de votre lot et le total de la soirée.

Si vous pouvez nous aider, pouvez-vous me le faire savoir avant le [date limite, environ trois semaines avant] ? Je passe le récupérer quand cela vous arrange, et il me faut seulement une photo et deux lignes de description, que je peux rédiger pour que vous les validiez.

Merci de m'avoir lu.

[Votre nom], [fonction], [association], [téléphone], [courriel]

Pourquoi chaque élément y figure

• Un objectif concret. Un nouveau sol pour les vestiaires, pas « soutenir nos activités ». On donne à une chose que l'on peut se représenter.
• Le nombre d'invités. Il dit au commerçant ce que la visibilité représente, sans que vous ayez à promettre quoi que ce soit.
• Un montant nommé. Il retire la crainte qu'on lui demande quelque chose d'énorme.
• Une date limite et une personne identifiée. Une demande sans date reste dans un tiroir indéfiniment.
• La proposition de venir chercher le lot et d'écrire le texte. Les entreprises renoncent bien plus souvent à l'étape de l'effort qu'à celle de la générosité.

Portez la lettre vous-même quand vous le pouvez. Une feuille tendue par-dessus le comptoir avec deux phrases de conversation fait beaucoup mieux que la même lettre par courriel, et vingt commerces se font en une après-midi.

Relancez une fois, une seule

La plupart des oui arrivent après la relance, pas après la première demande. Sept jours plus tard, la même personne repasse ou téléphone et dit une seule chose : avez-vous eu le temps d'y réfléchir ? Puis elle se tait. Ne reprenez pas l'argumentaire, il a été lu.

Si c'est non, remerciez chaleureusement et gardez l'entreprise sur la liste de l'an prochain. Les situations changent, et un commerce qui a refusé pendant un trimestre difficile donne souvent généreusement deux ans plus tard. Si c'est oui, confirmez par écrit le jour même : l'objet, sa valeur, qui vient le chercher et quand, et la façon exacte dont le donateur sera cité.

Les cas gênants

• On vous offre quelque chose d'invendable. Deux cents stylos publicitaires, ou un porte-clés à 10 euros. Acceptez de bonne grâce et servez-vous-en comme cadeau de table ou comme lot de tombola plutôt que comme lot de la vente. Regrouper trois cadeaux de ce genre dans un même panier marche aussi.
• On veut plus qu'une mention. Une entreprise qui attend une banderole et une prise de parole propose un partenariat, pas un don. C'est une autre conversation, souvent meilleure ; passez-la à celui qui s'occupe des sponsors.
• On vous demande un reçu. Ayez la réponse prête avant de commencer à demander. Le traitement fiscal des dons en nature dépend du statut de l'association et de la situation du donateur ; la réponse honnête est en général que vous fournissez une attestation écrite du don et de sa valeur, et que son comptable décide du reste.
• Le lot promis n'arrive jamais. Fixez une limite interne dix jours avant la soirée. Ce qui n'est pas confirmé à cette date sort du catalogue, avec un message aimable disant que vous le gardez pour l'an prochain.

Bouclez la boucle en une semaine

Envoyez à chaque donateur le prix d'adjudication de son lot, le total de la soirée et un vrai merci. Un donateur qui apprend que son bon de 60 euros a rapporté 140 euros à l'association dira oui plus vite l'an prochain, et donnera généralement plus. Ce courriel est la collecte la moins chère que vous ferez jamais, et presque personne ne l'envoie.

Une fois les dons confirmés, chaque lot reçoit sa propre page, avec le donateur cité par son nom, visible par tous ceux qui enchérissent depuis leur téléphone. Le guide de l'organisateur donne des exemples travaillés, et un article entier porte sur la description d'un lot. Si vous collectez pour une association ou pour un club service, les repères y sont un peu différents ; ce que coûte l'outil est sur la page tarifs.