Vente caritative hybride : enchérir depuis chez soi en direct

Une vente hybride permet à ceux qui ne peuvent pas venir de participer quand même : ils suivent la soirée en direct et enchérissent sur les mêmes lots que les invités présents dans la salle. Bien faite, elle élargit sérieusement le nombre d'enchérisseurs, car un lot vaut plus cher quand quarante personnes de plus peuvent se le disputer. Faite à la légère, elle produit une seconde vente, moins heureuse, avec une demi-minute de retard sur la première. Toute la différence tient à la façon dont vous traitez le temps.

Ce qu'il faut vraiment

Deux ingrédients, pas plus. D'abord, des enchères en ligne qui fonctionnent de la même façon pour tout le monde : si les invités de la salle enchérissent depuis leur téléphone dans un navigateur, ceux de loin utilisent exactement le même lien. Ensuite, de quoi leur faire sentir la soirée : une diffusion en direct, même modeste, pour qu'ils voient présenter les lots et entendent les comptes à rebours.

Tout le reste — un second animateur, un modérateur de discussion, un catalogue séparé pour ceux qui sont chez eux — est facultatif, et ne sert le plus souvent qu'à compliquer la soirée.

Le décalage est tout le problème

Une diffusion n'arrive pas instantanément. Comptez quinze à quarante-cinq secondes de retard. C'est sans conséquence pour l'ambiance et fatal pour une adjudication. Celui qui mène la vente dit « deux fois, adjugé » — et un spectateur chez lui l'entend une demi-minute plus tard, alors qu'il croyait encore enchérir sur ce lot.

Il existe trois façons honnêtes de traiter cela, et vous devez en choisir une avant la soirée.

1. Réservez le bloc en direct à la salle. Ceux de loin le regardent comme un spectacle et enchérissent sur les lots silencieux, qui ferment à l'heure. C'est le plus simple.
2. Allongez la clôture. Celui qui mène la vente garde chaque lot ouvert pendant trente secondes annoncées après la dernière enchère de la salle, explicitement pour les enchères en ligne, avec un guetteur qui les lit à voix haute. Plus lent, mais réellement à deux côtés.
3. Passez tout à l'heure fixe. Plus d'adjudication du tout : chaque lot ferme à une heure publiée et la diffusion devient un commentaire. De plus en plus sensé pour les soirées dont une bonne partie de la communauté habite ailleurs.

Ce qui ne marche pas, c'est de faire comme si le décalage n'existait pas.

Gardez la diffusion simple

Vous n'avez pas besoin d'une équipe de production. Un téléphone sur un pied près de l'estrade, qui diffuse vers un service gratuit, suffit. Trois choses pratiques décident si c'est regardable.

• Le son avant l'image. Ceux qui suivent de loin pardonnent une image tremblante et coupent au bout d'une minute de son brouillon. Placez le téléphone près d'une enceinte, ou mieux, prenez une sortie sur la console de la salle. Posez la question en réservant, pas le jour même.
• Le débit montant, pas le descendant. Un wifi de salle qui diffuse des films à merveille a souvent un débit montant maigre. Testez une vraie diffusion, dans cette salle, à l'heure où vous vous en servirez : un essai le mardi matin ne prouve rien sur un samedi soir. Dans le doute, diffusez sur le réseau mobile.
• L'alimentation. Quatre-vingt-dix minutes de diffusion vident un téléphone. Branchez-le et mettez-le en mode ne pas déranger, sinon un appel entrant met fin à votre direct au pire moment.

Désignez un bénévole responsable de la diffusion, dont le seul travail est de lancer le direct, surveiller la discussion et lever la main quand quelque chose casse. Ni celui qui mène la vente, ni le trésorier, ni le président.

Invitez correctement ceux qui sont loin

• Envoyez le lien pour enchérir et le lien de la diffusion à toute votre communauté deux jours avant, puis une heure avant l'ouverture.
• Dites explicitement que les enchères à distance sont les bienvenues et comment cela marche : on ouvre le lien, on choisit un lot, on enchérit. Ceux qui croient que le direct sert seulement à regarder ne feront que regarder.
• Publiez les heures de clôture dans ce message, avec le fuseau. Un ancien membre à trois fuseaux de là a besoin de savoir 21h30 où.
• Expliquez d'avance aux gagnants à distance comment ils récupèrent leur lot : bons par mail, objets à retirer ou à expédier, et qui paie l'envoi.

Restez réaliste sur les chiffres. Une association de quatre cents contacts verra peut-être vingt à soixante personnes ouvrir la diffusion, et une poignée enchérir vraiment. Cette poignée pèse souvent dix à vingt-cinq pour cent du total de la soirée, parce que ce sont fréquemment ceux qui sont partis vivre ailleurs et qui tiennent toujours à vous.

L'enchère arrivée trop tard

Dîner d'un club service, lot 7 : une semaine dans l'appartement de vacances d'un membre. Un ancien membre qui suit depuis l'étranger enchérit régulièrement. La salle atteint 700 euros, le décompte se fait, le lot est adjugé. Dix-neuf secondes plus tard, une enchère de 750 euros apparaît sur l'écran au fond de la salle. Le guetteur la voit, fait signe, et celui qui mène la vente — qui a déjà dit adjugé — doit trancher entre deux personnes convaincues toutes les deux d'avoir gagné.

À ce stade, il n'existe pas de bonne issue, seulement une moins mauvaise : respecter l'adjudication, téléphoner le lendemain matin à l'enchérisseur à distance et lui proposer autre chose. La vraie correction se jouait quelques jours plus tôt, quand personne n'a décidé laquelle des trois méthodes de clôture la soirée suivrait. Cela coûte une phrase au briefing.

La salle reste l'événement principal

L'erreur hybride la plus fréquente est de laisser la diffusion diluer la soirée. La salle passe d'abord : l'énergie, le rythme, le bloc en direct. La diffusion se contente de regarder par la fenêtre. Deux ajustements aident ceux de loin sans rien ralentir. Que le présentateur nomme les lots par numéro et par titre, pas par « ce joli objet que voici ». Et que les heures de clôture du silencieux soient annoncées à voix haute plusieurs fois, puisque ceux qui sont chez eux ne voient pas l'horloge du mur.

Un dernier point : si un total en cours s'affiche sur le grand écran, gardez-le dans le champ. C'est ce à quoi les spectateurs à distance réagissent le plus.

Quand la diffusion tombe

Elle tombera, une fois, pendant quatre minutes. Décidez d'avance que la vente, elle, ne s'arrête pas. Les enchères tournent sur le système d'enchères, pas sur la vidéo : une diffusion coupée est un désagrément, pas une urgence — à condition que votre méthode de clôture ne dépende pas d'un compte à rebours entendu. Si elle en dépend, c'est un argument de plus pour l'heure fixe. Que le responsable de la diffusion écrive une ligne dans la discussion et relance. Et évitez surtout que le président annonce depuis l'estrade un incident technique à une salle qui n'avait rien remarqué.

Réglez tout le monde de la même façon

Les gagnants à distance paient par le même mail de règlement que ceux de la salle, idéalement le soir même, tant que la soirée est encore chaude. Le seul travail supplémentaire est logistique, pour les lots physiques : une après-midi de retrait au local la semaine suivante règle l'essentiel, et pour le reste, fixez un forfait d'expédition à l'avance plutôt que de négocier colis par colis. Le règlement le soir même compte encore plus pour eux que pour vos invités, parce qu'ils n'ont ni enveloppe, ni table, ni caisse pour le leur rappeler.

Le même lien d'enchère fonctionne dans la salle et à la maison, et chaque gagnant reçoit le même mail de clôture. Voyez comment cela fonctionne pour la mécanique, le guide de l'organisateur pour le reste de la soirée, et les pages d'aide pour les cas particuliers.