Come organizzare un’asta

Inserisci i lotti

Inserisci tutto quello che hai raccolto, un lotto alla volta. Un titolo, chi l’ha donato, e da quanto parte. Di’ che tipo di cosa è — un’opera d’arte, abbigliamento, un’uscita, un buono, del cibo — e ti arrivano esattamente le domande che contano per quel lotto: una maglia autografata chiede la taglia, un weekend fuori chiede per quante persone e fino a quando è valido.

Quelle risposte finiscono sulla pagina del lotto e sul cartoncino stampato. È tutto qui il senso: sono le domande che altrimenti la sala farebbe a te, ad alta voce, mentre stai cercando di mandare avanti un’asta.

Per un’asta in sala la foto è facoltativa — l’oggetto è lì sul tavolo. Per un’asta che gira online, la foto è tutto.

Metti una base d’asta abbastanza bassa da far osare qualcuno per primo. La prima offerta è la più difficile; dopo ci pensa la sala.

Scegli come va la serata

Su più giorni: è tutto aperto insieme e ogni lotto chiude alla sua ora. Va bene per un’asta online, o per le cose su un tavolo a una festa che dura tutta la sera.

Una sera, lotto per lotto, a tempo: metti un lotto sullo schermo e al resto pensa il conto alla rovescia. Va bene se preferisci non startene davanti a battere.

Una sera, lotto per lotto, finché nessuno rilancia: ogni offerta fa ripartire un conteggio breve, e quando la sala si zittisce aggiudichi tu dal telefono. È la cosa più vicina a un banditore vero, e la più divertente in una sala piena.

Prepara lo schermo

Il tuo logo, per cosa state raccogliendo, la storia che c’è dietro, e un obiettivo. Il proiettore è già acceso mentre la gente cerca il proprio posto — è attenzione gratis per la tua causa, e sarebbe un peccato sprecarla su uno schermo vuoto.

Scegli uno schermo chiaro o scuro. Lo scuro è bellissimo in una sala con le luci basse. In una sala con i neon accesi scegli il chiaro: un proiettore non sa fare il nero, sa solo fare meno luce.

Provalo nella sala vera, se riesci a entrarci prima. Due minuti lì dicono più di qualsiasi ipotesi fatta da casa.

Di’ come ti pagano i vincitori

Scegli una volta sola: bonifico, PayPal, o il tuo link di pagamento. Ogni vincitore riceve poi la sua pagina con esattamente quello che deve — compreso tutto quello che si è aggiudicato su più lotti — così non devi mai fare quaranta link a mano.

Con il bonifico ricevono un codice da inquadrare con l’app della banca: il tuo conto, l’importo e la causale già compilati. Non costa niente e nessuno deve avere un account da nessuna parte.

I soldi arrivano dritti a te. Noi non li teniamo mai e non ne prendiamo nessuna parte.

Stampa i codici

Un cartoncino per lotto con un codice grande, il numero del lotto, il titolo, la base d’asta e i dettagli che hai inserito. Mettilo accanto all’oggetto. Quaranta cose una accanto all’altra? Stampa il foglio di etichette piccole — stesso pulsante.

Taglia i cartoncini a metà: due per A4.

Stampane qualcuno in più. Qualcuno rovescia sempre qualcosa.

Prova tutta la serata una volta

Apri il grande schermo e lo schermo del banditore e clicca dall’alto in basso: la tua storia, il codice che inquadrano tutti, il conto alla rovescia, ogni lotto, e le schermate di chiusura. Mentre provi non può rilanciare nessuno — né i tuoi ospiti né tu. Serve solo a controllare che sia tutto a posto e che funzioni come ti aspetti.

Puoi rientrare nella prova quante volte vuoi. E se hai fatto un disastro, un pulsante rimette tutto all’inizio; i lotti, le impostazioni e i codici stampati restano esattamente come sono, quindi i codici continuano a funzionare e non ristampi mai niente.

Prepara la sala

Lo schermo del banditore si apre sul tuo telefono inquadrando un codice dal tuo pannello — sarai in piedi davanti alla sala, non seduto dietro un portatile. Entri una volta e sei a posto.

Apri il grande schermo come finestra a sé e trascinala sul proiettore, poi premi Schermo intero. La tua finestra resta dov’è.

Prova il wifi con un telefono che non è il tuo. Il tuo è già collegato e ti dirà una bugia.

Prima del primo lotto

Lascia la tua storia sul proiettore mentre la gente entra. Quando sono tutti seduti, tocca “Partecipate tutti”: un codice enorme, e in parole semplici dove finiscono il nome e la mail. Dai un minuto alla sala — è molto meglio averli tutti pronti adesso che avere il primo offerente alle prese con la posta durante il lotto uno.

Agli ospiti non serve nessun account. Inquadrano, scrivono nome e mail, e da lì rilanciano su tutto per tutta la sera. Con Google o Apple sono due tocchi e nessuna mail da aprire.

Mandarla avanti

Tutta la tua serata è un elenco sul telefono: le schermate di apertura, poi ogni lotto, poi quelle di chiusura. Tocca una scheda e il grande schermo ci va. La scheda con il bordo viola spesso è quella che la sala sta guardando.

Il lotto in gara si apre dentro quell’elenco con l’offerta, il conto alla rovescia, e Aggiudicato e Ritirato. Ogni rilancio fa ripartire il conteggio, quindi il ritmo lo detta la sala. Aggiudicato troppo presto? Tocchi il lotto sopra e torna in gara.

Chi è senza telefono — batteria scarica, o semplicemente uno che questa cosa sullo schermo non la farà mai — può rilanciare lo stesso. Sotto il lotto, tocca “Qualcuno in sala rilancia senza telefono”, metti nome e importo, e vale esattamente come tutte le altre offerte. Lo schermo mostra che è arrivata dalla sala.

Di’ il numero del lotto ad alta voce ogni volta. Mezza sala sta guardando il telefono e deve sapere quale cartoncino inquadrare.

La fine

Dopo l’ultimo lotto, tocca “Il risultato”: il totale in cifre enormi, se l’obiettivo è stato superato, e i lotti più alti con chi se li è aggiudicati. Poi “Grazie”, con la tua causa sopra. È l’ultima cosa che resta sul proiettore, ed è giusto così — è quello per cui sono venuti tutti.

Chiudere i conti

Ogni vincitore riceve una mail con quello che deve e la sua pagina di pagamento. All’uscita spunti chi ha pagato e chi ha ritirato, direttamente dal telefono.

Ti resta un foglio stampabile per acquirente, così chi consegna sa cosa va dove.

E poi è finita

Quando è tutto sistemato puoi cancellare l’intera lista di chi ha rilanciato con un clic. Nomi e indirizzi mail li hai visti solo tu, e non c’è nessun motivo per tenerli.

Una serata nuova l’anno prossimo vuol dire un’asta nuova. Niente si rinnova da solo in sottofondo — nemmeno un piano annuale.