Checklista för välgörenhetsauktion: veckan, dagen, timmen

Sista veckan är de stora besluten redan tagna. Kvar finns genomförandet, och genomförande är ett checklistejobb. Här är listan en kväll driven av volontärer faktiskt behöver, i tre svep — veckan före, dagen, och den sista timmen — plus det som går fel ändå och vad du gör åt det.

Ett antagande genom hela texten: en vanlig kväll med tjugo till tjugofem objekt för hundra till tvåhundra gäster, med en tyst lista som är öppen hela kvällen och sex till åtta objekt i ett block där auktionisten står framme. Skala siffrorna, behåll ordningen.

Veckan före

• Frys katalogen. Slutlig objektlista med rubriker, beskrivningar, bilder, uppskattade värden, utropspris och budhöjningar. Ingenting läggs till efter det. Objektet som smyger in på fredagen är objektet med fel pris på skylten, och det är alltid det dyra.
• Bekräfta varje givare skriftligt. Vilket objekt, hur de omnämns, och vilket datum. Räkna med att en av tio givare har glömt alltihop. Det vill du upptäcka på tisdagen, inte på lördagseftermiddagen.
• Kontrollera lokalen. Projektor eller tv plus kabeln, ljudanläggning med en mikrofon som fungerar, bordsplacering, och — den alla hoppar över — mobiltäckningen i själva salen. En källarlokal med tjocka väggar och utan wifi förvandlar en mobilauktion till en pappersauktion på ungefär fyra minuter.
• Bestäm pengaflödet hela vägen. Hur vinnarna betalar, vem som stämmer av, vilket konto det landar på. Skicka en riktig tia genom betallänken själv.
• Gå igenom rollerna. Auktionist, konferencier, två budhjälpredor, en som håller i pengarna, en som fotar. Ungefär en hjälpreda per fyrtio gäster. En A4 var: namn, tider, uppgifter.
• Skriv ut. QR-skyltar per objekt — två per objekt, för en hamnar alltid under en tallrik — bordskort, och ett program med den tysta listans stängningstid i fetstil.
• Mejla gästerna. När dörrarna öppnar, hur budgivningen går till, ta med en laddad telefon, och länken för den som följer kvällen hemifrån. Tre meningar. De som läser mejlet slutar vara de som behöver hjälp vid dörren.

Under dagen

• Samla in de fysiska objekten och ställ upp dem med sina skyltar. Placera dem där folk ändå går: nära baren eller fikat slår ett sidorum med bred marginal.
• Sätt upp skärmen och kör den riktiga vyn på den i tio minuter. Kontrollera från bakersta raden, i den belysning ni faktiskt kommer att ha, som är dunklare än den ni testar i.
• Ljudprova mikrofonen från den plats auktionisten faktiskt står på, inte från mixerbordet.
• Gå gästens väg själv, en gång, i din egen telefon: kom in, hitta ett objekt, skanna, bjud på ett testobjekt, bli överbjuden, läs meddelandet. Radera sedan testbuden.
• Ge volontärerna mat före dörrarna öppnar. Hungriga hjälpredor tappar orken exakt den timme då slutspurten behöver dem.

Timmen före dörrarna

• Öppna den tysta listan så att de första gästerna kan bjuda i samma stund som de skannar. Tidiga bud är det som får senare gäster att tro att auktionen lever.
• En laddad reservtelefon och wifi-lösenordet vid hjälpbordet.
• Eventuella bevakningspriser i auktionistens anteckningar och ingen annanstans.
• Kom överens med konferencieren om två signaler: när live-blocket börjar, och tiominuterspåminnelsen före den tysta listan stänger.
• Utse en person som bestämmer när något oväntat händer. Under kvällen slår ett snabbt beslut ett bra, och en kommitté slår ingetdera.

De tre saker som oftast glöms

I praktiken missas samma tre saker, varje gång, av fullt kompetenta människor.

Adaptern. Inte kabeln — adaptern, till just den dator som faktiskt ska visa. Någon kommer med en MacBook, lokalen har HDMI, och fyrtio minuter försvinner.

En utropad stängningstid. Utan en bestämd minut sagd högt och tryckt i fetstil blir det ingen slutspurt, och slutspurten är där en stor del av pengarna kommer in. "Den tysta listan stänger 21.45" är värt mer än all dekoration ni köpt.

Ett sätt för vinnarna att få hem sakerna. Kassar, kuvert till presentkort, och en lista vid utgången över vem som vann vad. Annars går en hjälpreda runt på en parkering vid midnatt med en omärkt matkorg.

När det går fel ändå

Det brukar gå fel på ett av fyra sätt, och alla fyra går att överleva om ni bestämt er i förväg.

• Nätet dör. Ha aktuella bud synliga på en enhet och pappersbudlistor för de fem största objekten i en mapp under bordet. Ni kommer nästan säkert inte att behöva dem. De fem minuterna det tar att skriva ut dem ger konferencieren lugnet att fortsätta.
• Projektorn dör. Flytta fram live-blocket och kör den tysta listan enbart i mobilerna. Ropa ut totalen muntligt var femtonde minut i stället. Kvällen överlever utan skärm. Den överlever inte tjugo minuters tystnad medan tre personer sitter på huk bakom en dator.
• En givare hoppar av på torsdagen. Radera inte objektet i tysthet — gästerna som hört talas om det kommer att fråga. Meddela ett rakt byte eller lägg platsen ihop med ett annat objekt, och säg det till auktionisten innan hen läser programmet högt.
• Auktionisten blir sjuk. Det är därför sammanfattningen är en A4 och inte något som bara sitter i ett huvud. Konferencieren klarar sex objekt från det pappret. Det blir mindre polerat och ungefär lika lönsamt.

Det folk gör fel, och varför det kändes rimligt

Vanligast är att lägga till objekt sent. Det känns generöst: en förälder erbjuder något bra på torsdagen och att säga nej känns otacksamt. Men ett sent objekt hoppar över beskrivningsrundan, prisrundan och tryckrundan, så det landar med en stressad rubrik, ett gissat utropspris och ingen bild — och underpresterar inför just den givare som skänkte det.

Det andra är att proppa live-blocket fullt. Tolv objekt à fyra minuter är fyrtioåtta minuters sammanhängande uppmärksamhet från ett rum som just ätit. Sex till åtta är taket. Allt annat hör hemma på den tysta listan, där det konkurrerar om pengar i stället för om tid.

Det tredje är fem personer som halvt håller i kvällen var för sig. Serviceklubbar är särskilt utsatta, eftersom alla har haft rollen förut och ingen vill se ut att ta över. Sidorna för serviceklubbar går igenom hur ni delar rollerna så att den som står vid mikrofonen inte också är den som svarar på frågor om betalning. Är ni en förening med samma arbetsgrupp varje år är rollistan från i fjol den bästa startpunkten ni har.

Efteråt, kort

Innan du somnar: skicka eller schemalägg betalningsmejlen, tacka volontärerna i gruppchatten, och skriv ner slutsumman. Allt annat kan vänta till måndagen — och på måndagen: skriv ner de tre saker som överraskade dig, medan du fortfarande minns dem. Den lappen är värd mer för nästa års arbetsgrupp än hela kalkylarket.

Flera av rutorna bockar av sig själva om budgivningen sköts digitalt: QR-kod per objekt, skärmen som matas automatiskt, stängning på minuten, betalningsmejl samma kväll. Hela vägen från tom katalog till öppen auktion står i handledningen, ett genrep kostar ingenting, och fler kvällar av samma sort finns beskrivna bland artiklarna.