Hur länge ska en välgörenhetsauktion hålla på?

Kortare än du tror. Det är det ärliga svaret, och också det som möter mest motstånd i en arbetsgrupp. Ni har lagt veckor på att samla in objekt, ringa sponsorer och tacka ja till allt som erbjuds. Att sälja alltihop på en dryg timme känns som slöseri.

Men en auktion är ingen konsert. Ingen kommer till bygdegården och hoppas att kvällen ska bli lång. Pengarna kommer in under ett ganska kort fönster, medan rummet fortfarande lyssnar. Allt som ligger efter det fönstret kostar er i stället för att dra in.

Det korta svaret

Räkna med 45 till 75 minuter ren budgivning. Det är blocket där objekt ropas ut, priser rör sig och folk tittar upp mot skärmen. Inom en hel kväll på tre till tre och en halv timme är det den minsta delen.

Låter ni i stället budgivningen löpa över flera dagar är fem till tio dagar det normala, med stängning en söndagskväll. Längre än så blir mitten tyst. Kortare än en arbetsvecka och hälften av dem ni bjudit in hinner aldrig lägga ett bud.

Resten av den här texten handlar om hur du använder de minuterna.

Varför en lång auktion drar in mindre

Uppmärksamheten i en lokal tar slut. Den rasar inte, den läcker. Runt objekt tolv eller tretton börjar folk prata med den som sitter bredvid. Runt objekt arton går de till baren. Vid objekt tjugofem finns bara de fyra kvar som kom just för objekt tjugofem.

Det syns i siffrorna: i en lång auktion ger andra halvan nästan alltid lägre klubbat pris per objekt än första halvan, även när objekten är jämförbara. Rummet har inte bestämt att de objekten är sämre. Det har slutat lyssna. Frågan är alltså inte hur länge ni orkar hålla på, utan hur många objekt ni hinner sälja medan alla fortfarande är kvar.

För de flesta lokaler är svaret tolv till tjugofem objekt. Inte fyrtio. Har ni fått in fyrtio gåvor: sälj tjugo, lägg resten på ett bord till fast pris, eller spara dem till nästa år. Föreningar som gör det upptäcker ofta att totalen blir högre med hälften så många objekt.

Det finns ett undantag. Har ni ett objekt som verkligen bär kvällen — en vecka i någons fjällstuga, en tavla av en konstnär från orten — då får den budgivningen ta den tid den tar. Det är inte antalet minuter som tröttar ut rummet, det är antalet objekt som ingen bryr sig om.

Hur lång tid ett objekt behöver

Inte lika lång. Ger du varje objekt nittio sekunder har du byggt en maskin som är för långsam för de små och alldeles för snabb för de stora.

• Små objekt, under 500 kr: trettio till sextio sekunder räcker. Två bud och klart.
• Mellanobjekt, 500 till 4 000 kr: nittio sekunder till två minuter, ungefär fyra eller fem budhöjningar.
• De två eller tre objekt ni räknar med: tre till fem minuter, och låt dem gärna dra över om buden fortfarande rör sig.

Riktig budgivning är långsam. Två personer som verkligen vill ha samma sak tänker mellan varje budhöjning. Ert största objekt behöver inte tjugo minuter, men det behöver mer än den minut ni skrivit in i körschemat. Kommer det nya bud: stäng inte för att schemat säger så. Kör ni med nedräkning bör klockan förlängas när ett sent bud kommer in — så fungerar det visar hur det ser ut på storbildsskärmen.

Så ser kvällen ut i praktiken

Ett upplägg som håller för en lokal med hundra personer och arton objekt:

1. 19.00 Dörrarna öppnar. Fika eller ett glas, objekten på borden, en kod bredvid varje. Folk går runt och tittar. Den här timmen gör verkligt arbete: det är nu buden bestäms.
2. 19.45 Välkommen, två minuter, inte längre. Säg vad pengarna ska gå till och säg summan ni siktar på.
3. 19.50 Sälj ett billigt objekt som demonstration, så att alla lär sig hur budgivningen fungerar medan ingenting står på spel.
4. 20.00 Första blocket, åtta objekt, cirka trettiofem minuter. Lägg ert starkaste objekt som nummer tre eller fyra.
5. 20.35 Mat. En halvtimme. Låt två eller tre objekt ligga kvar öppna på skärmen så att totalen fortsätter röra sig.
6. 21.05 Andra blocket, tio objekt, cirka fyrtio minuter. Avsluta med det objekt som många kan vinna.
7. 21.50 Läs upp totalen högt. Sedan slutar ni.

Det är tre timmar från dörr till total, med ungefär sjuttiofem minuter ren försäljning. Baren kan vara öppen efteråt; auktionen ska inte. I guiden finns samma schema med funktionärer och uppgifter kopplade till varje rad.

Om ni kör över flera dagar

Alla får inte plats i samma lokal, och ibland vill ni att budgivningen ska börja innan festen. Båda varianterna fungerar, med två villkor.

Det första är att ni bestämmer en stängningstid och upprepar den i varje utskick. Fem till tio dagar är lagom. Öppna en onsdag, stäng en söndagskväll vid åtta eller nio, när folk är hemma med telefonen i handen. Stäng inte vid midnatt — de ni helst vill ha bud från sover då.

Det andra är att acceptera att nästan ingenting händer i mitten. Räkna med en topp första dagen, nästan tyst i en vecka, och merparten av pengarna de sista två timmarna. Lägg påminnelserna efter det mönstret i stället för att slåss mot det: en när det öppnar, en halvvägs, en två timmar före stängning.

Sätt också ett utropspris som är lågt nog att någon vågar börja. Ett objekt som är värt 2 000 kr och ropas ut på 1 800 kr står ofta stilla hela veckan. Startar det på 400 kr får ni fyra eller fem budhöjningar och oftast ett högre klubbat pris till slut.

De sista tjugo minuterna

Den delen är värd att skydda. Hur ni än lägger upp kvällen ska slutet innehålla tre saker: ett objekt som många kan vinna, en löpande total som hela rummet ser, och någon som läser upp siffran högt till sist.

Totalen är skälet till att folk stannar. Står det på skärmen att ni saknar 4 000 kr till målet med två objekt kvar, finns det någon i rummet som tar igen det. Vet ingen var totalen ligger händer ingenting. Det är den enda fördel en föreningskväll har mot ett professionellt auktionshus, och den fungerar bara om ni visar den.

Skicka betalningsmejlen samma kväll, medan folk fortfarande är i lokalen och fortfarande nöjda med sig själva. Ett mejl som kommer på tisdagen betalas på fredagen, eller inte alls. Kassören tackar dig.

Två saker att kontrollera innan ni bestämmer

Ta tid på en hel genomkörning med klocka. Inte i huvudet — högt, med objekten upplästa som de ska läsas på kvällen. De flesta arbetsgrupper upptäcker att deras arton objekt tar femtio minuter i stället för de tjugo de räknat med, eller tvärtom.

Gör det sedan på riktigt, med de verkliga objekten inlagda och två telefoner som bjuder mot varandra. En repetition säger sådant som ett kalkylblad inte kan säga. Att bygga och testa hela kvällen kostar ingenting förrän ni öppnar riktig budgivning, och det är också där ni upptäcker att era fyrtio objekt alltid var tjugo. Fler texter finns under artiklar.