Hur många objekt ska en välgörenhetsauktion ha?

Det korta svaret är tolv till tjugo objekt för en vanlig kväll med femtio till hundrafemtio gäster, varav högst sex ropas ut öppet framifrån. Är din lista längre än så kommer ni nästan säkert att dra in mer genom att korta den. Det låter bakvänt, så här är resonemanget.

Uppmärksamhet är valutan, inte generositet

Varje objekt konkurrerar om samma två begränsade saker: gästernas uppmärksamhet och den summa de kom beredda att göra av med. Den summan är verklig och ganska stabil. De flesta gäster på en förenings- eller skolkväll kommer mentalt inställda på att lämna ifrån sig någonstans mellan 700 och 2 500 kronor, och de plockar ut två eller tre objekt de faktiskt bryr sig om — hur lång listan än är.

Med femton objekt koncentreras den uppmärksamheten. Fyra personer vill ha samma stugvecka, de krockar, och priset springer förbi värderingen. Krocken är hela mekanismen bakom att en auktion drar in mer än en butik skulle gjort. Med fyrtio objekt sprids samma uppmärksamhet och samma pengar tunt: de flesta objekt får ett bud eller inget, och snittpriset sjunker tillbaka mot utropspriset.

Kassören i en låg- och mellanstadieskola gick igenom resultatet från en kväll med fyrtiosex objekt och såg att de tolv översta hade stått för sjuttioåtta procent av totalen. De tjugo nedersta hade dragit in drygt tre tusen kronor tillsammans, och kostat arbetsgruppen ungefär elva timmars insamlande, fotograferande, skrivande, tryckande och utdelande. Ingen hade räknat på det förut, för arbetet sker i småbitar utspridda över sex veckor.

Räkna på klockan

Ett öppet objekt tar två till fyra minuter när auktionisten har presenterat det och jobbat med rummet. Sex objekt blir alltså tjugofem till trettiofem minuter, vilket är ungefär så länge ett rum tycker om att sitta stilla. Åtta eller tio öppna objekt blir femtio minuter, och vid objekt sju står folk vid baren — och priserna vet om det.

Den tysta auktionen behöver minst sextio till nittio minuter öppen, gärna längre, eftersom budgivningen inte är jämnt utspridd. Nästan allt händer på de sista tio till femton minuterna. Tjugo objekt på nittio minuter betyder att en gäst som läser varje beskrivning lägger fyra minuter per objekt. Ingen gör det. I praktiken läser en gäst sex objekt ordentligt och skummar resten, vilket är ett annat sätt att säga att objekt tjugoen till fyrtio är i princip osynliga.

Formen på en bra objektlista

Tänk i tre skikt i stället för en enda siffra.

• Två till fyra tunga objekt värda 3 000 kronor eller mer, sålda öppet. De sätter taket för kvällen och levererar historierna folk berättar efteråt.
• Sex till tio mellanobjekt värda 500 till 2 500 kronor. Det här skiktet står för det mesta av totalen, och det är skiktet de flesta arbetsgrupper bygger för tunt, eftersom mellanobjekt är tråkigare att samla in.
• Tre till sex lättillgängliga objekt under 500 kronor. De gör att alla i rummet kan vinna något, och ett rum där många vinner är mätbart mer generöst än ett rum där fyra personer vinner allt.

Det landar på ungefär tolv till tjugo, och det gör det med flit snarare än av en slump.

För få är också ett problem

Rådet att korta är inte ett argument för en jättekort lista. Under ungefär åtta objekt börjar kvällen hänga på två eller tre personer, och råkar den som alla räknade med skulle köpa fjällveckan vara sjuk den helgen halveras totalen. En kort lista betyder också att de flesta gäster går hem utan att ha vunnit något alls, vilket dämpar stämningen och gör nästa års biljetter svårare att sälja.

Åtta till tolv är ett rimligt golv för ett rum under fyrtio personer. Under åtta objekt är frågan om en auktion är rätt verktyg över huvud taget.

Så ser för många objekt ut i praktiken

• Katalogen tar tio minuter att läsa, så de flesta gäster läser aldrig klart och håller sig till första sidan.
• Liknande objekt äter upp varandra. Tre restaurangpresentkort delar matgästerna i tre delar och alla tre stannar på utropspris.
• Stängningen blir ohanterlig. Varken gäst eller volontär kan följa fyrtio nedräkningar.
• Utlämningen går trögt. Fler vinnare betyder längre kö, mer jagande av betalningar och en längre kväll för de två som städar.

Så kortar du utan att såra givarna

Att stryka skänkta objekt känns otacksamt, vilket är precis därför arbetsgrupper inte gör det. Men att vägra korta är ingen vänlighet mot givaren: ett objekt som går för utropspriset gagnar ingen.

• Slå ihop. Tre små hudvårdsprodukter blir en korg. Två presentkort på 250 kronor från samma gata blir en kväll ute. Ihopslagna objekt koncentrerar budgivningen och smickrar givarna, som får dela på ett högre pris än någon av dem nått ensam.
• Flytta småsaker till ett bord med fast pris. Ett doftljus för 150 kronor drar in mer sålt över disk hela kvällen än som objekt med ett enda bud. Överväger ni ett lotteri i stället: reglerna för lotterier skiljer sig åt och är värda att kontrollera för just er förening innan ni planerar in det.
• Spara några till nästa år, med givarens goda minne. De flesta givare vill att gåvan används väl snarare än direkt, och att få höra det är ingen förolämpning.

Justera efter rummet och formen

Under fyrtio gäster: luta åt det mindre, åtta till tolv objekt. En liten lokal orkar inte bära budstrider på tjugo fronter samtidigt. Över tvåhundra gäster kan ni sträcka er till tjugofem eller till och med trettio tysta objekt, för uppmärksamheten är på riktigt djupare — men det öppna blocket ligger kvar på fem eller sex oavsett rummets storlek. Den siffran sätts av klockan och av mänskligt tålamod, inte av gästlistan.

En auktion som pågår på nätet över flera dagar följer andra regler. Uppmärksamheten konkurrerar inte med en middag, ett tal och ett band, så trettio till fyrtio objekt går bra, och budgivarna återkommer till listan gång på gång. Kör ni båda delarna: räkna dem var för sig i stället för att lägga ihop dem till en katalog. Guiden går igenom hur de två formerna skiljer sig i praktiken.

Ett test för varje enskilt objekt

Ställ en fråga: kan jag namnge tre personer som kommer att vara i rummet och skulle vilja ha det här? Om ja, behåll det. Kan du bara namnge en person stannar objektet på utropspris i bästa fall — slå ihop det eller flytta det till bordet med fast pris. Kan du inte namnge någon: tacka givaren och styr gåvan någon annanstans.

Kör testet tillsammans med två andra i stället för ensam. De objekt en arbetsgrupp bråkar om är oftast de intressanta, och de objekt alla tyst tycker är helt okej är oftast de tjugo som tillsammans drar in tre tusen kronor.

Att skriva ner efter kvällen vad som sålde, vad som stod stilla och vad som överraskade är värt mer än någon tumregel, för till år tre prissätter och dimensionerar ni mot ert eget rum i stället för någon annans. Idéer för en liten lokal tar det vidare, priset beror inte på hur många objekt ni lägger upp, och det finns egna sidor om vad som brukar fungera för skolor och för välgörenhet och galor, som ligger i var sin ände av det här spannet.