Tio misstag som kostar din välgörenhetsauktion pengar

De flesta välgörenhetsauktioner går inte i väggen. De läcker: ett tyst objekt här, en obetald faktura där, ett rum som aldrig riktigt blev varmt. Du ser det efteråt, när totalen landar långt under vad samma katalog gav någon annanstans. Efter tillräckligt många kvällar återkommer samma tio läckor. Här är de, med lösningen till var och en.

1. För många objekt

Fyrtio objekt känns frikostigt och ger mindre än femton. Uppmärksamhet och plånböcker är ändliga; sprider ni ut dem presterar varje objekt sämre. En gäst med 2 000 kr att göra av med gör av med dem hur som helst, men utspridda på fyrtio objekt går de ut i småbud och ingenting får en riktig kamp. Lösning: tolv till tjugo objekt. Slå ihop resten — två vinflaskor blir en låda, fem små presentkort blir ett paket — eller lägg dem på ett sidobord till fast pris.

2. Utropspris nära marknadsvärdet

Ett presentkort på 1 000 kr som ropas ut på 900 kr får inget första bud, och ett objekt utan bud stöter bort budgivare, eftersom en tom budlista läses som en dom över objektet. Utropspriset är inget golv du skyddar, det är bete. Lösning: ropa ut på ungefär en tredjedel av värdet. Presentkortet startar på 350 kr, tre personer bjuder för att 350 kr ser ut som ett fynd, och det klubbas över 1 000 kr eftersom det då har blivit en tävling.

3. Ingen utsatt stängningstid

En tyst auktion som bara ebbar ut har ingen slutrusning, och slutrusningen är där mycket av pengarna finns. Vet inte gästerna när budgivningen stänger kommer den som tänkte återvända till objekt sju aldrig tillbaka. Lösning: annonsera en stängningstid tidigt, upprepa den före maten och räkna ner den synligt. En klocka som tickar på storbildsskärmen gör mer nytta än all uppmuntran från scenen; under så fungerar det ser du hur det ter sig i lokalen.

4. Auktionen är hela kvällen

Tre timmars oavbruten försäljning tröttar ut vilket rum som helst. Lösning: bygg en trevlig kväll — mat, ett kort tal, musik — och låt auktionen löpa genom den, med ett liveblock på högst sex objekt. Folk bjuder friare mellan rätterna, med glaset i handen, än när de säljs till från en talarstol för nionde objektet i rad.

5. Ingen förklarar hur man bjuder

Gäster som är osäkra på hur budgivningen fungerar löser sin osäkerhet genom att inte bjuda, och de frågar inte, för de utgår från att de ska verka dumma. Lösning: en demonstration från scenen under de tio första minuterna. Någon håller upp en telefon, skannar en kod, lägger ett bud, och budet dyker upp på skärmen. Sätt dessutom två funktionärer på golvet som går fram till var och en som tvekar.

6. Målet syns inte

Ett rum ger till en siffra det kan flytta. Vet ingen vad målet är eller hur mycket som kommit in, saknar givmildheten resultattavla. Stötta föreningen ger mindre än 40 000 kr till nya omklädningsrum, eftersom det andra går att bli färdig med. Lösning: sätt namn på målet, visa en löpande total, säg milstolparna högt. Saknas 3 000 kr med två objekt kvar: säg det rakt ut.

7. Vaga objektbeskrivningar

Presentkort på middag säljer sämre än Middag för två på Bryggan, dryck ingår, giltigt ett år. Den första varianten ber gästen göra fantasiarbetet själv. Lösning: varje objekt får en tydlig rubrik, tre rader text, ett foto, en värdeuppskattning och eventuella begränsningar i skrift. Fotografera den verkliga saken i dagsljus, även om det bara är ett kuvert på ett bord.

8. Löften utan leveransvillkor

Segelturen som aldrig blev bokad är anledningen till att löftesobjekt fått dåligt rykte, för ett år senare vill ingen vara den som tar upp det. Lösning: varje upplevelseobjekt bär ett leveransfönster och ett sista datum, både i katalogen och i avräkningsmejlet. Tas ut mellan maj och september, bokas via mejl, gäller ett år från auktionen. Anteckna sedan vem som är skyldig vad, och stäm av en månad senare.

9. Pengarna samlas in senare

Att fakturera veckan efter förvandlar kassören till indrivare och skriver tyst av småbeloppen. De 400 kr ingen jagar blir 400 kr förlorade, och de brukar vara ett dussin. Lösning: gör upp samma kväll, med betallänkar skickade innan vinnarna åker hem. Pengar som efterfrågas medan glädjen sitter i kommer nästan alltid in. Pengar som efterfrågas två veckor senare gör det inte.

10. Ingen tackrunda

Att hoppa över tacket till givarna sparar en timme veckan efter och kostar dig halva nästa års katalog. En givare som aldrig får höra vad som hände utgår från att det gick dåligt. Lösning: inom 48 timmar, berätta för varje givare vad deras objekt gav och för varje gäst vad kvällen gav. En mening med en riktig siffra i — ditt presentkort gav 1 400 kr — slår en hel sida tack utan en enda siffra.

De sex veckorna som förhindrar det mesta

Nästan varje läcka ovan tätas veckor innan dörrarna öppnar. Sex veckor före: spika datumet, sätt målet i kronor och börja be om gåvor med en skriven deadline. Fyra veckor före: påminn dem som sagt ja men inte skickat något, och räkna med att ungefär hälften behöver en andra fråga. Två veckor före: frys katalogen. Från och med då skriver ni beskrivningar och tar foton, ni lägger inte till objekt. Sista veckan är repetitionsvecka: skriv ut koderna, kör skärmen i den verkliga lokalen och lägg ett testbud från en telefon som inte är din egen. Själva kvällen ska inte innehålla ett enda första försök. Att bygga upp och testa alltihop kostar ingenting förrän riktig budgivning öppnar.

Så vet ni på kvällen att det fungerar

Tjugo minuter efter att budgivningen öppnat bör de flesta objekt ha ett första bud. Har de inte det är utropspriserna för höga, och då sänker ni dem nu i stället för att hoppas. Vid halvtid bör totalen ligga någonstans nära halva målet. Totaler klättrar brant på slutet, så lite efter vid halvtid är normalt; en fjärdedel är det inte. Och lyssna. Ett rum som bjuder låter annorlunda: folk går fram till borden, håller upp telefoner, skrattar åt varandras bud.

Om det redan skevar vid halv nio

Säg något högt. De flesta problem mitt i kvällen förbättras av en ärlig mening från scenen: objekt 4, 9 och 11 har inga bud än, så vi sänker deras utropspris nu. Funktionärer lider gärna i tysthet, eftersom det känns som att erkänna ett misslyckande. Men rummet vet inte om att något är fel. Säg siffran, gör frågan konkret och låt dem bestämma.

Mönstret bakom alla tio

Varje läcka kommer av att auktionen behandlas som en varuförsäljning i stället för som en kväll av uppmärksamhet. Gäster bjuder när de förstår spelet, kan se ställningen, känner deadlinen och betalar medan glädjen sitter i. Får ni de fyra rätt slår en blygsam katalog i en liten lokal en påkostad katalog som sköts slarvigt.

En sak till, som inte är ett misstag utan en fråga att reda ut i tid: tänker ni komplettera auktionen med ett lotteri gäller egna regler för det, skilda från auktionen. Ta reda på vad som krävs innan ni planerar in det. Flera av lösningarna ovan finns inbyggda när budgivningen körs i verktyget — en kod på varje objekt, löpande total på skärmen, hård nedräkning och avräkningsmejl samma kväll — till ett fast pris. Guiden går igenom resten, och sidan för föreningar visar hur en idrottsförening brukar lägga upp det.