Benefizauktion an der Schule: Leitfaden für den Förderverein

Eine Benefizauktion an der Schule hat einen Vorteil, den kein anderer Spendenabend hat: Die Schule kann Lose herstellen, die es sonst nirgends zu kaufen gibt, und im Saal sitzen lauter Menschen, die dieselben Kinder gernhaben. Gut gemacht, finanziert ein Abend, wofür Kuchenverkäufe Jahre brauchen. Es ist zugleich der Spendenabend mit den meisten Gefühlen im Raum — und davon handelt die zweite Hälfte dieses Leitfadens. Hier ist das Vorgehen für den Förderverein.

Die Lose, die nur eine Schule anbieten kann

• Klassenkunstwerke. Jede Klasse macht ein gemeinsames Stück: eine Leinwand voller Handabdrücke, ein Mosaik, eine Fotocollage. Eltern bieten auf das Werk der eigenen Klasse, und regelmäßig sind das die Lose, an denen der Abend kippt — im guten Sinn.
• Erlebnisse mit Lehrkräften und Schulleitung. Die Schulleiterin wäscht Ihr Auto. Mittagessen mit der Lieblingslehrerin für vier Kinder. Die Führung des Hausmeisters übers Dach. Kostet nichts, verkauft sich hervorragend, und die meisten machen gern mit — wenn man freundlich fragt und jeden sein Angebot selbst formulieren lässt.
• Vorrechte: reservierte Plätze bei der Sommeraufführung, die erste Wahl beim nächsten Elternsprechtag, der Parkplatz am Tor für ein Halbjahr.
• Ein Tag als: Hausmeisterhilfe, Bücherei-Assistent, Assistent im Sportunterricht. Kinder lieben diese Lose, und die Eltern bieten entsprechend.

Runden Sie den Katalog mit den üblichen Losen aus der Umgebung ab: Gutscheine von Gaststätten am Ort, berufliche Leistungen von Eltern, ein Wochenende im Ferienhaus. Zielen Sie auf insgesamt zwölf bis zwanzig Lose. Vorsicht bei Sachspenden aus Elternschränken: Eine Reihe unverkaufter Kleinteile lässt den Katalog dünn wirken, auch wenn die echten Lose stark sind. Legen Sie so etwas lieber auf einen Tisch mit Festpreisen.

Klassenkunst richtig aufsetzen

Die Klassenkunst geht am häufigsten schief, und sie geht Wochen vor dem Abend schief. Geben Sie jeder Klasse dieselbe Vorgabe: ein Werk, ein Format, fertig bis zu einem festen Datum. Eine gerahmte Leinwand von etwa 50 mal 70 Zentimetern ist eine vernünftige Grundeinstellung — sie passt zu Hause an die Wand und lässt sich gut fotografieren. Bitten Sie pro Klasse ein Elternteil, dafür zuständig zu sein, nicht die Lehrkraft; die hat genug zu tun. Fotografieren Sie jedes Stück zwei Wochen vorher bei Tageslicht vor einer glatten Wand, damit der Katalog fertig ist und nichts von einem Foto abhängt, das um sieben Uhr in einer dunklen Aula entsteht. Legen Sie außerdem vorher fest, was passiert, wenn ein Werk keinen Zuschlag bekommt: Es hängt wieder im Klassenzimmer. Das ist ein gutes Ergebnis, und es hilft, das laut zu sagen.

Heikle Punkte, die man im Griff haben sollte

Schulen haben eine Dynamik, die andere Veranstaltungsorte nicht haben. Ein wenig Umsicht verhindert, dass daraus Probleme werden.

• Die Klassenkunst darf kein Wettbewerb zwischen den Klassen werden. Nennen Sie am Ende die gemeinsame Summe aller Kunstwerke, feiern Sie alle Klassen zusammen, und überlegen Sie eine feste Form oder eine maßvolle Obergrenze.
• Nicht jede Familie kann mitbieten. Halten Sie den Eintritt günstig oder frei, nehmen Sie mehrere Lose unter €25 auf, und stellen Sie eine Tombola daneben, bei der auch ein Los für €2 etwas beiträgt — erkundigen Sie sich vorher, welche Regeln dafür bei Ihnen gelten. Sagen Sie von vorne, dass Dabeisein mehr zählt als Bieten.
• Lose mit Lehrkräften lassen Sie zuerst von der Schulleitung freigeben, und jede Lehrkraft meldet sich selbst — niemand wird freiwillig gemeldet.
• Seien Sie offen mit dem Ziel. „Neue Spielgeräte für den Schulhof, €4.000“ ist eine Zahl, auf die man bietet. „Für die Schule“ ist keine.

Ein realistischer Zeitplan für Ehrenamtliche

Sechs Wochen vorher: Termin und Ziel festlegen und die Klassen mit den Kunstwerken beginnen lassen. Vier Wochen vorher: Anschreiben an Betriebe am Ort und ein Spendenaufruf an die Eltern, mit Formular und Frist. Zwei Wochen vorher: Katalog einfrieren, Karten kräftig über die Klassenchats bewerben. In der Woche selbst: QR-Karten drucken, Leinwand und Bezahlweg testen, die Moderation einweisen. Schulabende laufen nach einer strengen Uhr, weil Kinder abgeholt werden müssen. Planen Sie die Auktion deshalb in zwei Stunden: stilles Bieten während Getränken und Essen, ein kurzer Live-Block für die Kunstwerke und das Spitzenlos, Zuschlag, um halb zehn ist Schluss.

Zwei Dinge verrutschen zuverlässig. Zugesagte Spenden kommen zu spät — schicken Sie die Erinnerung deshalb nach drei Wochen, statt abzuwarten; rechnen Sie damit, dass etwa die Hälfte ein zweites Mal gefragt werden muss. Und die Aula ist nie frei, wenn Sie die Leinwand testen wollen. Buchen Sie sich eine Stunde früher in der Woche, nicht am Tag selbst.

Wer am Abend was macht

Vier Rollen, und es lohnt sich, die Namen aufzuschreiben. Eine Person bedient Leinwand und Uhr, sitzt den ganzen Abend beim Rechner und macht sonst nichts. Eine Person moderiert: Begrüßung, die Vorführung, wie man bietet, der Live-Block, der Countdown. Zwei Personen laufen durch den Saal, und ihre einzige Aufgabe ist, zu jedem zu gehen, der vor einem Los steht, ohne zu bieten, und ihm das Bieten zu zeigen. Eine Person kümmert sich um Geld und Fragen danach. Sagen Sie Großeltern und Gästen ohne Bietabsicht ausdrücklich, dass Zuschauen völlig in Ordnung ist. Dass zwanzig Leute den größten Teil der Gebote abgeben, ist normal — und diese zwanzig bieten härter, wenn der Rest zusieht. Wie ein Auktionsabend abläuft zeigt, wie sich diese Rollen auf den Ablauf verteilen.

Woran Sie merken, dass es läuft

Eine halbe Stunde nach dem Start gehen Sie einmal an den Tischen entlang. Auf den meisten Losen sollte ein erstes Gebot stehen, auf der Klassenkunst mehrere. Ist es bei den Kunstwerken still, sind die Startgebote zu hoch für einen Saal voller Eltern, die schon Eintritt und Getränke bezahlt haben. Senken Sie sie und sagen Sie es von vorne. Achten Sie auch darauf, wo die Leute stehen. Steht die Menge an der Theke und nicht bei den Losen, stellen Sie die Lose an die Theke. Das deutlichste Zeichen, dass der Abend funktioniert, ist der Moment, in dem eine Klasse wegen ihres eigenen Bildes aufgezogen wird.

Zum Geld

Kassieren Sie am selben Abend per Zahlungslink, statt Rechnungen zu versprechen. Eltern hinter dem Geld anderer Eltern herzujagen ist die undankbarste Aufgabe in jedem Förderverein. Und veröffentlichen Sie das Ergebnis innerhalb weniger Tage: die Summe, was davon gekauft wird, und Fotos. Eltern, die die Spielgeräte tatsächlich auftauchen sehen, füllen im nächsten Jahr wieder den Saal. Schreiben Sie in dieselbe Nachricht, wer über die Verwendung entscheidet und wofür genau. Geld, das für den Schulhof gesammelt wurde und still in der allgemeinen Kasse landet, kostet einen Förderverein mit einem einzigen Satz ein Jahr Wohlwollen.

Viele Fördervereine lassen das Bieten über auctiontool.ai laufen: Eltern bieten per QR-Code vom Telefon, Großeltern können über den Link zur Übertragung von zu Hause mitmachen, und die Zahlungsmails gehen noch am selben Abend hinaus. Was das kostet, steht auf der Seite Preise — ein fester Betrag, kein Anteil am Erlös, damit nichts vom Schulhof abgeht. Den vollständigen Ablauf finden Sie in der Anleitung, und einen Probelauf können Sie über Starten aufsetzen, ohne dass etwas berechnet wird, solange das echte Bieten geschlossen bleibt.