Mit dem Handy bieten: QR-Code statt Bietzettel, ganz ohne App

So funktioniert Bieten per Handy bei einer Benefizauktion: QR-Code scannen, im Browser bieten, Nachricht beim Überbieten – und was Sie vorher drucken und testen.

Bieten per Handy heißt: Ihre Gäste bieten vom eigenen Telefon, statt auf Papierbögen zu schreiben. Bei heutigen Benefizauktionen geht das ohne App und ohne Benutzerkonto. Ein Gast scannt einen QR-Code, eine Internetseite öffnet sich, er tippt Namen und Gebot ein, fertig. Hier steht, wie das in der Praxis läuft, was Sie vorbereiten müssen, und welche Handvoll Dinge an echten Abenden zuverlässig schiefgeht.

Der Weg des Gastes, Schritt für Schritt

Neben jedem Los, oder auf jedem Tisch, steht eine Karte mit einem QR-Code.
Der Gast hält die Handykamera darauf. Die Seite des Loses öffnet sich im ganz normalen Browser. Nichts zu installieren, nichts anzumelden.
Die Seite zeigt Foto, Beschreibung, geschätzten Wert, das aktuelle Höchstgebot und den nächsten möglichen Bietschritt.
Der Gast gibt einmal Namen und E-Mail-Adresse ein, tippt auf ein Gebot, bestätigt.
Wird er später überboten, bekommt er eine Nachricht oder eine E-Mail und kann von überall erhöhen: vom Platz, von der Theke, vom Parkplatz, von zu Hause.

Warum das den Bietzettel schlägt

Papier hat drei stille Schwächen. Die Gäste müssen zum Tisch zurücklaufen, um zu erfahren, ob sie überboten wurden – also tun es die meisten nie, und das Bieten stirbt nach dem ersten Rundgang. Handschrift erzeugt Streit: Stand da 85 oder 35? Und am Schluss entziffern und addieren Ehrenamtliche vierzig Bögen von Hand, während die Gäste mit Mantel danebenstehen. Bieten per Handy räumt alle drei ab. Jeder Überbotene erfährt es in genau dem Moment, in dem er am ehesten noch einmal bietet, die Beträge sind eindeutig, und wenn die Uhr abläuft, stehen die Gewinner einfach fest.

Die Vorführung in neunzig Sekunden

Erklärungen vom Mikrofon bringen weit weniger als eine einzige Vorführung. Halten Sie eine Tischkarte hoch, scannen Sie sie mit Ihrem eigenen Handy, geben Sie 10 Euro auf das billigste Los und zeigen Sie auf die Leinwand, wo das Gebot erscheint. Neunzig Sekunden, keine Erklärung, wie QR-Codes funktionieren – und der Saal hat es verstanden. Machen Sie das vor der Vorspeise, nicht nach dem Nachtisch, denn das erste Gebot des Abends ist das, was alle weiteren löst.

Sagen Sie dabei zwei Dinge. Erstens, dass die E-Mail-Adresse nur dazu dient, am Ende die Rechnung zu schicken – das ist der Punkt, an dem die Leute wirklich zögern. Und zweitens, dass man vom Platz aus bieten kann: Erstaunlich viele Gäste nehmen an, sie müssten neben dem Gegenstand stehen.

Was Sie vorbereiten müssen

Empfang. Die Gäste nutzen ihr eigenes Mobilfunknetz, WLAN brauchen Sie also nicht – aber prüfen Sie den Empfang am hinteren Ende des Saals und in der Ecke hinter dem Pfeiler, nicht am Eingang, wo Sie zufällig stehen. Ist der Raum ein Funkloch, holen Sie das WLAN-Passwort des Hauses und drucken Sie es auf jede Karte.
Gedruckte Karten. Eine neben jedem Los und eine allgemeine je Tisch. A6 ist das praktische Minimum, der QR-Code mindestens vier Zentimeter breit, dunkel auf hellem Grund, matt statt glänzend. Glänzender Karton unter einem Strahler lässt sich nicht scannen.
Ein Probedruck. Drucken Sie eine Karte genau so, wie sie später produziert wird, und scannen Sie sie aus Armlänge, bei gedämpftem Licht, mit einem älteren Handy. Fast jedes QR-Problem fällt in diesem dreißig Sekunden langen Test auf – und fast niemand macht ihn.
Helfer, die herumgehen. Zwei je hundert Gäste, mit der Ansage, Hilfe anzubieten, statt darauf zu warten, gefragt zu werden.
Eine Lösung für Gäste ohne Handy. Eine ehrenamtliche Person mit einem Tablet kann stellvertretend für jeden bieten. In der Praxis sind das ein bis zwei Personen je hundert Gäste.

Die Karte, die zur Wand zeigte

Eine Gala, Los 14, eine gerahmte Fotografie auf einer Staffelei. Nach zwanzig Minuten fällt einer Helferin auf, dass darauf kein einziges Gebot liegt, während die beiden Nachbarlose je sieben haben. Am Bild liegt es nicht: Die QR-Karte lehnte hinter dem Rahmen, wo die Staffelei sie verdeckt, und den ganzen Abend war niemand hinten herumgegangen. Die Karte wandert nach vorn auf den Tisch, und das Los sammelt in der nächsten Viertelstunde fünf Gebote.

Das ist der mit Abstand häufigste Fehler bei einer Handyauktion, und er sieht aus wie ein Los, das niemand will. Geben Sie einer Person die Aufgabe, zwanzig Minuten nach dem Start nachzusehen, welche Lose noch bei null stehen. In acht von zehn Fällen liegt es an der Karte, nicht am Gegenstand – umgefallen, hinter etwas, oder in einer Ecke, in die kein Licht fällt.

Kommt ein älteres Publikum damit zurecht?

Besser, als die meisten Veranstalter befürchten. QR-Codes zu scannen ist in den Pandemiejahren allgemein geworden, und die Bietseite verlangt nichts Schwierigeres als eine Zahl. Was Menschen wirklich aufhält, ist nicht die Kamera, sondern das Feld für die E-Mail-Adresse: Wer nicht weiß, wozu Sie die Adresse wollen, legt das Handy einfach weg. Ein Satz von vorne über die Rechnung löst das. Danach zählen nur noch die Schriftgröße auf Ihren Karten und die zwei Helfer.

Randfälle, die vorher entschieden gehören

Ein versehentliches Gebot. Es gibt einen Bestätigungsschritt, und trotzdem bietet irgendwann jemand mit dem Daumen 500 Euro. Legen Sie vorher fest, wer als Einziger ein Gebot entfernen darf, und lassen Sie alle anderen sagen: „Ich hole eben Anna.“
Leerer Akku um 22 Uhr. Halten Sie an der Kasse eine Steckdose und ein Kabel bereit. Eine Zwei-Euro-Lösung für einen Bieter, der sonst aufhören würde.
Ein Handy für zwei. Paare teilen sich ständig ein Gerät. Lassen Sie sie unter einem Namen bieten und klären Sie den Rest bei der Abrechnung; versuchen Sie nicht, das zu regeln.
Gäste, die früher gehen. Sie können weiterhin überboten werden und weiterhin gewinnen. Sagen Sie das laut, und sorgen Sie dafür, dass die Abrechnungsmail unabhängig davon rausgeht, wer noch im Saal ist.
Gebote in letzter Sekunde. Ohne verlängerten Schluss erzeugt ein Los, das drei Sekunden vor der Frist noch ein Gebot bekommt, die lauteste Beschwerde des Abends. Verlängern Sie jedes Los, das in seiner letzten Minute ein Gebot erhält, um zwei Minuten – und sagen Sie vor dem Start an, dass es so läuft.
Nummern. Die Nummer auf der Karte, die auf der Leinwand und die im Programm müssen exakt übereinstimmen. Eine einzige Abweichung erzeugt die Verwirrung eines ganzen Abends.

In Wellen schließen – und früh schließen

Schließen Sie nicht vierzig Lose um 22 Uhr gleichzeitig. Schließen Sie in drei Wellen im Abstand von zwanzig Minuten. So bekommt der Saal drei Momente Spannung statt einem, und Ihre Helfer können Probleme Welle für Welle abarbeiten. Und schließen Sie, solange die Leute noch da sind: 21:30 Uhr mit dem Nachtisch auf dem Tisch bringt mehr als 23 Uhr, wenn ein Drittel des Saals schon zu Hause ist und niemand mehr aufs Handy schaut.

Was sich am Abend verändert

Bieten hört auf, ein Gang zu sein, und wird zu einem Spiel, das den ganzen Abend im Hintergrund läuft. Gäste bieten vom Essenstisch aus. Zurückhaltende Menschen bieten mehr, weil ihnen niemand dabei zusieht. Und die Summen bewegen sich in sichtbaren Sprüngen: dreißig bis sechzig Sekunden nach jeder Welle von Überboten-Nachrichten springt die Zahl auf der Leinwand, was der Saal bemerkt und worauf er reagiert. Sie selbst sehen jedes Gebot in einer Übersicht statt auf vierzig Zetteln.

Derselbe Link funktioniert auch für Unterstützer, die nicht im Gebäude sind – mehr ist ein hybrider Abend im Grunde nicht. Wie das technisch aussieht, steht unter So funktioniert es; für Galas und Benefizabende stehen die praktischen Schritte unter Starten, konkrete Fragen beantwortet die Hilfe, und was das Werkzeug kostet, steht auf der Preisseite.