Wie viele Lose braucht eine Benefizauktion? Zwölf bis zwanzig

Die kurze Antwort lautet: zwölf bis zwanzig Lose für einen üblichen Abend mit fünfzig bis hundertfünfzig Gästen, davon höchstens sechs, die vorne offen ausgerufen werden. Ist Ihre Liste länger, nehmen Sie mit ziemlicher Sicherheit mehr ein, wenn Sie kürzen. Das klingt verkehrt herum, deshalb hier die Begründung.

Die Währung ist Aufmerksamkeit, nicht Großzügigkeit

Jedes Los konkurriert um dieselben zwei knappen Dinge: die Aufmerksamkeit Ihrer Gäste und die Summe, die sie bereit waren auszugeben, als sie den Saal betraten. Diese Summe ist real und ziemlich stabil. Die meisten Gäste eines Vereins- oder Schulabends kommen innerlich darauf eingestellt, zwischen 75 und 250 Euro zu lassen, und sie suchen sich zwei oder drei Lose aus, die sie wirklich wollen – gleichgültig, wie lang die Liste ist.

Bei fünfzehn Losen bündelt sich diese Aufmerksamkeit. Vier Leute wollen dasselbe Ferienhauswochenende, sie treffen aufeinander, und der Preis läuft über die Schätzung hinaus. Dieses Aufeinandertreffen ist der ganze Mechanismus, durch den eine Auktion mehr einbringt als ein Laden. Bei vierzig Losen verteilen sich dieselbe Aufmerksamkeit und dasselbe Geld dünn: Die meisten Lose bekommen ein Gebot oder keins, und der Durchschnittspreis sackt zum Startgebot zurück.

Der Kassenwart eines Fördervereins ging die Ergebnisse eines Abends mit sechsundvierzig Losen durch und stellte fest, dass die besten zwölf achtundsiebzig Prozent der Summe gebracht hatten. Die letzten zwanzig hatten zusammen etwas über dreihundert Euro eingebracht – und das Team ungefähr elf Stunden gekostet: einsammeln, fotografieren, beschreiben, drucken, aushändigen. Ausgerechnet hatte das nie jemand, weil die Arbeit in kleinen Stücken über sechs Wochen anfällt.

Rechnen Sie mit der Uhr

Ein Los im Saal dauert zwei bis vier Minuten, sobald der Auktionator es vorgestellt und den Raum aufgeweckt hat. Sechs Lose sind also fünfundzwanzig bis fünfunddreißig Minuten, und das ist ungefähr so lange, wie ein Saal gern still sitzt. Acht oder zehn offene Lose sind fünfzig Minuten, und ab Los sieben stehen die Leute an der Theke – die Zuschläge merkt man das an.

Die stille Auktion braucht mindestens sechzig bis neunzig Minuten offen, gern länger, denn die Gebote verteilen sich nicht gleichmäßig darüber. Fast alles passiert in den letzten zehn bis fünfzehn Minuten. Zwanzig Lose in neunzig Minuten bedeuten: Wer jede Beschreibung liest, verbringt vier Minuten pro Los. Das tut niemand. In der Praxis liest ein Gast sechs Lose richtig und überfliegt den Rest – was nichts anderes heißt, als dass die Lose einundzwanzig bis vierzig weitgehend unsichtbar sind.

Die Form eines guten Katalogs

Denken Sie in drei Bändern statt in einer Zahl.

• Zwei bis vier Spitzenlose ab 300 Euro, vorne im Saal ausgerufen. Sie setzen die Obergrenze des Abends und liefern die Geschichten, die hinterher erzählt werden.
• Sechs bis zehn mittlere Lose zwischen 50 und 250 Euro. Dieses Band bringt den größten Teil Ihrer Summe, und es ist genau das Band, das die meisten Vorstände zu dünn bauen – mittlere Lose einzusammeln macht weniger Spaß.
• Drei bis sechs Lose unter 50 Euro. Sie sorgen dafür, dass jeder Gast etwas gewinnen kann, und ein Saal, in dem viele gewinnen, ist messbar großzügiger als einer, in dem vier Leute alles mitnehmen.

Das ergibt zusammen zwölf bis zwanzig – und zwar mit Absicht und nicht aus Versehen.

Zu wenige sind auch ein Problem

Der Rat zu kürzen ist kein Argument für eine sehr kurze Liste. Unterhalb von etwa acht Losen hängt der Abend an zwei oder drei Personen, und wenn ausgerechnet die Frau krank ist, von der alle erwartet hatten, dass sie das Wochenende ersteigert, halbiert sich das Ergebnis. Eine kurze Liste heißt außerdem, dass die meisten Gäste ohne Gewinn nach Hause gehen. Das drückt die Stimmung und macht den Kartenverkauf im nächsten Jahr schwerer.

Acht bis zwölf ist eine vernünftige Untergrenze für einen Raum mit weniger als vierzig Leuten. Wie Sie in einem kleinen Saal trotzdem auf ein gutes Ergebnis kommen, steht in Ideen für eine Benefizauktion im kleinen Saal. Unter acht Losen sollten Sie überlegen, ob eine Auktion überhaupt das richtige Mittel ist oder ob eine Tombola mit einem starken Hauptpreis dasselbe einbrächte – für die gelten allerdings eigene Regeln, und es lohnt sich, das vorher bei der Kommune nachzufragen.

Woran Sie merken, dass es zu viele sind

• Der Katalog braucht zehn Minuten Lesezeit, also liest ihn kaum jemand zu Ende und alle bleiben auf der ersten Seite.
• Ähnliche Lose fressen einander auf. Drei Restaurantgutscheine teilen die Esser in drei Gruppen, und alle drei schließen beim Startgebot.
• Der Schluss wird unbeherrschbar. Niemand, weder Gast noch Ehrenamtlicher, verfolgt vierzig Countdowns.
• Die Abrechnung stockt. Mehr Gewinner heißt längere Schlangen, mehr offene Zahlungen und einen längeren Abend für die beiden, die aufräumen.

Kürzen, ohne Spender zu verlieren

Gespendete Lose zu streichen fühlt sich undankbar an, und genau deshalb tut es kaum jemand. Aber nicht zu kürzen ist keine Freundlichkeit gegenüber dem Spender: Ein Los, das zum Startgebot weggeht, nützt niemandem.

• Bündeln. Drei kleine Pflegeprodukte werden ein Verwöhnkorb. Zwei Gutscheine über je 25 Euro aus derselben Straße werden ein Abend zu zweit. Bündel bündeln auch die Gebote und schmeicheln den Spendern, die an einem höheren Zuschlag beteiligt sind, als jeder für sich erreicht hätte.
• Kleinteiliges auf einen Verkaufstisch legen. Eine Kerze für 15 Euro bringt am Tisch mit festem Preis mehr als als Los mit einem einzigen Gebot.
• Etwas fürs nächste Jahr zurücklegen, mit dem Segen des Spenders. Den meisten ist wichtiger, dass ihre Gabe gut verwendet wird, als dass sie sofort verwendet wird – und das zu hören ist keine Kränkung.

Auf Raum und Format anpassen

Unter vierzig Gästen gehen Sie kleiner: acht bis zwölf Lose. Ein kleiner Raum trägt keine Bieterduelle an zwanzig Fronten gleichzeitig. Über zweihundert Gästen können Sie auf fünfundzwanzig oder sogar dreißig stille Lose gehen, weil dann tatsächlich mehr Aufmerksamkeit im Raum ist. Der offene Block bleibt trotzdem bei fünf oder sechs Losen, unabhängig von der Saalgröße. Diese Zahl setzen die Uhr und die menschliche Geduld, nicht die Gästeliste.

Eine Auktion, die über mehrere Tage online läuft, folgt anderen Regeln. Die Aufmerksamkeit konkurriert dort nicht mit Essen, Grußwort und Kapelle, deshalb sind dreißig bis vierzig Lose machbar, und die Bieter kommen immer wieder auf die Liste zurück. Wenn Sie beides veranstalten, zählen Sie getrennt, statt alles in einen Katalog zu werfen. Wie sich die beiden Formate in der Praxis unterscheiden, steht in der Anleitung.

Ein Test für jedes einzelne Los

Stellen Sie eine Frage: Kann ich drei Personen benennen, die an dem Abend da sein werden und das hier haben wollen? Wenn ja, behalten. Fällt Ihnen nur eine ein, schließt das Los bestenfalls beim Startgebot – also bündeln oder auf den Verkaufstisch. Fällt Ihnen niemand ein, danken Sie dem Spender und finden eine andere Verwendung.

Machen Sie den Test zu dritt und nicht allein. Die Lose, über die ein Vorstand streitet, sind meistens die interessanten; die Lose, bei denen alle still nicken, sind meistens die zwanzig, die zusammen dreihundert Euro bringen.

Nach dem Abend aufzuschreiben, was gut lief, was hängen blieb und was alle überrascht hat, ist mehr wert als jede Faustregel. Ab dem dritten Jahr planen Sie dann gegen Ihren eigenen Saal statt gegen den von jemand anderem. Was die Nutzung kostet, hängt nicht an der Zahl Ihrer Lose und steht auf der Seite Preise. Hinweise zu üblichen Kataloggrößen finden Sie außerdem unter Schulen und unter Wohltätigkeit und Galas – die beiden liegen an den entgegengesetzten Enden dieser Spanne.