¿Cuánto cuesta un software de subastas benéficas?

Los precios del software de subastas benéficas vienen en tres formas básicas, y la cifra grande casi nunca te dice lo que va a costarte la velada de verdad. Es la diferencia entre un coste que puedes meter en un presupuesto y un coste que crece con tu propio éxito.

Modelo 1: un porcentaje de lo que recaudas

Muchas plataformas cobran una parte de lo recaudado en la subasta. El argumento es atractivo: no pagas nada por adelantado y solo pagas si te va bien. La trampa es aritmética. Coge una velada que recauda 8.000 euros. Con una comisión del cuatro por ciento son 320. Si te va el doble de bien, debes 640. Los voluntarios que se pasaron dos semanas persiguiendo donantes, el subastador que empujó el último lote de 300 a 450, la invitada que subió un escalón porque la causa la conmovió: cada uno de ellos acaba de subir la factura. El porcentaje suele ir además por encima de las comisiones de pago, que se cobran aparte.

El modelo no tiene nada de deshonesto, y para un primer evento pequeño y de resultado genuinamente incierto puede ser lo más barato de la mesa. Se vuelve caro justo la noche que sale bien, que es la noche que esperabas.

Modelo 2: la propina del donante

Algunas plataformas son gratuitas para quien organiza y le piden en cambio al ganador que añada una aportación voluntaria para la plataforma al pagar, muchas veces con un porcentaje ya marcado. Tu entidad no paga nada directamente. Tus invitados sí.

Que eso sea aceptable depende de tu sala y de ninguna otra. Un grupo de donantes habituales en la cena de un club de servicio lee una propina premarcada de forma distinta a como la leen unos padres que pagan 35 euros por el cuadro que ha pintado la clase de su hijo. Antes de firmar nada, pasa un pago real por la pasarela, desde un móvil, y mira la pantalla que va a ver tu invitado: si la propina viene marcada, en cuánto viene por defecto, y cuántos toques hacen falta para dejarla en cero. Si te incomodaría estar al lado de un invitado mientras lee esa pantalla, ya tienes la respuesta.

Modelo 3: precio cerrado

El tercer modelo es un precio fijo, por evento o por año, sea cual sea lo que recaudes. El abanico es ancho: desde un cargo único modesto pensado para veladas de voluntarios hasta plataformas de gala con servicio completo, con personal y dispositivos de puja. La ventaja es la previsibilidad. Sabes el número antes de la noche, el tesorero lo puede presupuestar y un resultado espectacular no te cuesta un euro más.

El riesgo va en la otra dirección. Un precio fijo es una parte mayor de un total pequeño, así que pruébalo contra una meta realista y no contra una ilusionada. Si lo tuyo es una tarde de rifa y bizcochos que deja 700 euros, cualquier tarifa por evento es una proporción seria de la caja, y la respuesta honesta puede ser una hoja de cálculo y un bolígrafo.

Los costes que quedan fuera del titular

• Las comisiones de pago. Las comisiones de tarjeta y de pago online, normalmente un porcentaje pequeño más unos céntimos por operación, las cobra el proveedor de pagos en cualquiera de los tres modelos. Pregunta expresamente si están incluidas y quién las asume.
• Cargos por pujador o por dispositivo. Hay precios que escalan con el número de pujadores registrados, o con los aparatos alquilados que hay que recoger en la puerta.
• Extras obligatorios. Módulo de entradas, paquete de soporte, alquiler de material. Un precio base bajo más tres extras obligatorios no es un precio bajo.
• Cuotas de alta o de puesta en marcha, que se cobran una vez y se pasan por alto con facilidad en un presupuesto.
• Tu propio tiempo. Un sistema que necesita a alguien formado delante de un portátil toda la noche te cuesta un voluntario que podría estar vendiendo papeletas.

Compara con un solo número

Coge tu meta realista, pongamos 6.000 euros. Para cada opción suma: la tarifa fija, más el porcentaje sobre 6.000, más las comisiones de pago estimadas, más cualquier extra que fueras a necesitar de verdad. Esa cifra única —coste total en tu meta— es la única comparación justa, y sale en diez minutos. Luego repítela con el doble de la meta. Con un modelo de porcentaje el número se duplica; con un precio cerrado no se mueve. Que eso importe o no depende de la confianza que tengáis, y las comisiones suelen tener más confianza en privado de la que reconocen en el acta.

La factura que nadie presupuestó

El tesorero de un club deportivo de pueblo cuadra las cuentas tres semanas después de una velada muy buena. La subasta recaudó más del doble de lo que la comisión se había atrevido a escribir. En los extractos aparece la comisión de la plataforma, calculada sobre el total, y es más o menos el doble de la cifra que él había apuntado a lápiz. No se ocultó nada. El porcentaje estaba en la página de precios; él simplemente lo había multiplicado por la meta y no por el resultado. Pero en la reunión siguiente alguien dice en voz alta que el software se llevó de esa noche más de lo que dio el patrocinador principal, y esa frase se repite durante un año.

La lección es pequeña y práctica. Elijas el modelo que elijas, presupuéstalo contra el resultado que esperas, no contra el que te conformarías con tener.

Preguntas que conviene hacer antes de firmar

• Se cancela o se aplaza el evento. ¿La tarifa fija se devuelve, se traslada a una fecha nueva, o se pierde sin más?
• Un ganador nunca paga. Con un modelo de porcentaje, ¿la comisión se calcula sobre las pujas ganadoras o sobre el dinero realmente cobrado?
• Donativos sueltos por la misma pasarela. Algunas plataformas se llevan su parte también de una donación suelta, y eso pilla a la gente por sorpresa.
• Más de un evento al año. Dos veladas y un mercadillo de Navidad pueden hacer que un precio anual salga mucho más barato que tres por evento, o bastante más caro.
• El IVA. Los presupuestos no siempre se enseñan con impuestos incluidos, y para muchas entidades ese impuesto no se recupera.

Lo que importa más allá del precio

Un software que a los invitados les resulta confuso te cuesta pujas, y las pujas perdidas se comen cualquier diferencia de tarifa imaginable. Diez invitados que abandonan en un formulario de registro no son un error de redondeo: a 80 euros el lote, eso es más que casi cualquier diferencia de precio en toda la velada. Así que prioriza: pujar sin app y sin cuenta, una pantalla grande legible, correos de cobro automáticos en cuanto cierra la subasta, y poder montar una subasta de prueba y recorrerla tú mismo antes. Si no puedes probar una plataforma antes de pagar, eso también es información. La guía y los pasos de montaje están ahí en parte para que puedas juzgarlo en una tarde y no en una llamada comercial.

Dónde estamos nosotros

Por transparencia: esta herramienta usa el modelo cerrado. Un precio fijo por evento, sin porcentaje de lo que recaudas y sin pedirle una propina a tus invitados al pagar. Nos parece el trato correcto para una comisión de gala o para un colegio que quiere una línea en el presupuesto en vez de una variable, pero es un trato, no una postura moral, y una primera subasta muy pequeña puede salir de verdad más barata en otro sitio. La cifra actual está en la página de precios. Haz la suma del coste total en tu meta y mira qué modelo gana para tu velada.