Cómo organizar una subasta

Mete tus lotes

Añade todo lo que hayas reunido, lote a lote. Un título, quién lo donó, y en cuánto empiezan las pujas. Di de qué tipo de cosa se trata — una obra de arte, ropa, una escapada, un bono, comida — y te salen exactamente las preguntas que importan para eso: una camiseta firmada pide la talla, un fin de semana fuera pide para cuántas personas es y hasta cuándo vale.

Esas respuestas acaban en la página del lote y en la tarjeta impresa. De eso se trata: son las preguntas que si no te haría la sala, en voz alta, mientras intentas llevar una subasta.

La foto es opcional en una subasta de sala — la cosa está encima de la mesa. Para una subasta que va por internet, la foto lo es todo.

Pon un precio de salida lo bastante bajo como para que alguien se atreva a ser el primero. La primera puja es la más difícil; después la sala hace el trabajo.

Elige cómo va la noche

A lo largo de unos días: está todo abierto a la vez y cada lote cierra a su hora. Va bien para una subasta por internet, o para cosas en una mesa en una fiesta que dura toda la noche.

Una noche, lote a lote, con reloj: pones un lote en la pantalla y una cuenta atrás hace el resto. Va bien si prefieres no ponerte delante a cantarlo.

Una noche, lote a lote, hasta que nadie puje: cada puja reinicia una cuenta corta, y cuando la sala se calla adjudicas desde tu móvil. Lo más parecido a un subastador de verdad, y lo más divertido con la sala llena.

Rellena la pantalla

Tu logo, para qué estáis recaudando, la historia detrás y un objetivo. El proyector ya está encendido mientras la gente busca su sitio — eso es atención gratis para tu causa, y una pena desperdiciarla en una pantalla vacía.

Elige pantalla clara u oscura. La oscura queda preciosa en una sala con las luces bajas. En un pabellón con los fluorescentes encendidos, elige la clara: un proyector no puede hacer negro, solo menos luz.

Pruébala en la sala de verdad si puedes entrar antes. Dos minutos allí te dicen más que cualquier suposición desde casa.

Di cómo te pagan los ganadores

Eliges una vez: transferencia, PayPal o tu propio enlace de pago. Cada ganador recibe entonces su propia página con exactamente lo que debe — incluido todo lo que haya ganado en varios lotes — así que nunca tienes que hacer cuarenta enlaces de pago a mano.

Con transferencia reciben un código que escanean con su app del banco: tu cuenta, el importe y un concepto ya rellenos. No cuesta nada y nadie necesita una cuenta en ningún sitio.

El dinero va directo a ti. Nosotros no lo retenemos nunca y no nos quedamos ninguna parte.

Imprime los códigos

Una tarjeta por lote con un código grande, el número, el título, el precio de salida y los detalles que rellenaste. Ponla junto al objeto. ¿Cuarenta cosas juntas? Imprime la hoja de etiquetas pequeñas — mismo botón.

Corta las tarjetas por la mitad: dos por A4.

Imprime algunos de repuesto. Siempre se derrama algo.

Recorre la noche entera una vez

Abre la pantalla grande y la del subastador y ve pulsando de arriba abajo: tu historia, el código que escanea todo el mundo, la cuenta atrás, cada lote y las pantallas de cierre. Nadie puede pujar mientras ensayas — ni tus invitados ni tú. Esto es solo para comprobar que todo se ve bien y funciona como esperas.

Puedes volver al ensayo tantas veces como quieras. Y si lo has dejado hecho un lío, un botón lo devuelve todo al principio; tus lotes, tus ajustes y los códigos impresos se quedan como están, así que los códigos siguen funcionando y no reimprimes nunca.

Prepara la sala

La pantalla del subastador se abre en tu móvil escaneando un código desde tu propio panel — vas a estar de pie delante de la sala, no sentado detrás de un portátil. Entras una vez y listo.

Abre la pantalla grande como ventana aparte y arrástrala al proyector, y luego pulsa Pantalla completa. Tu propia ventana se queda donde está.

Comprueba el wifi con un móvil que no sea el tuyo. El tuyo ya está conectado y te va a mentir.

Antes del primer lote

Deja tu historia en el proyector mientras entra la gente. Cuando estén todos sentados, pulsa “Que se apunten todos”: un código enorme, y en palabras llanas adónde van su nombre y su correo. Dale un minuto a la sala — es mucho mejor tenerlos a todos listos ahora que tener al primer postor peleándose con el correo durante el lote uno.

Los invitados no necesitan cuenta. Escanean, ponen un nombre y un correo, y pueden pujar por todo esa noche. Con Google o Apple son dos toques y ni siquiera hay correo.

Llevarla

Tu noche entera es una lista en tu móvil: las pantallas de apertura, luego cada lote, luego las de cierre. Toca una tarjeta y la pantalla grande va allí. La tarjeta con el borde morado grueso es lo que está mirando la sala.

El lote en juego se abre en esa lista con la puja, la cuenta atrás y Vendido y Retirar. Cada puja reinicia la cuenta, así que el ritmo lo pone la sala. ¿Has adjudicado demasiado pronto? Toca el lote de arriba y vuelve a estar en juego.

Alguien sin móvil — la batería, o sencillamente alguien que no va a hacer esto en una pantalla — puede pujar igual. Debajo del lote, toca “Alguien de la sala puja sin móvil”, pon su nombre y el importe, y cuenta exactamente igual que cualquier otra puja. La pantalla enseña que vino de la sala.

Di el número del lote en voz alta cada vez. Media sala está mirando el móvil y necesita saber qué tarjeta escanear.

El final

Después del último lote, toca “El resultado”: el total en cifras enormes, si se superó el objetivo, y los lotes más altos con quién los ganó. Luego “Gracias”, con tu causa encima. Eso es lo último que queda en el proyector, y así debe ser — es a lo que ha venido todo el mundo.

Liquidar

Cada ganador recibe un correo con lo que debe y su propia página de pago. En la puerta vas marcando quién ha pagado y quién ha recogido, directamente desde tu móvil.

Te llevas una hoja imprimible por comprador, para que quien reparta las cosas sepa qué va a dónde.

Y con eso está

Cuando esté todo liquidado puedes borrar la lista entera de quienes pujaron con un clic. Los nombres y los correos solo los veías tú, y no hay ninguna razón para guardarlos.

Una noche nueva el año que viene significa una subasta nueva. Nada se renueva solo por detrás — ni siquiera un plan anual.